緊急・効率よくしたい。皆さんお願いします。

質問

1万から1万５千件程の商品を出荷することになった。
その伝票の管理について悩んでいます。
まず、取引先から名前・住所等かかれた運送伝票が届く。（一気でなく、順々に届く。）
その伝票が届いて数日から１週間程の間に運送伝票の運送会社に出荷を依頼し、出荷する。
届いたとか届いていないとかの問い合わせは、その取引先が請け負う。
わが社は出荷前のキャンセル依頼がほとんど。
キャンセルが入ったら、今は、箱いっぱいの伝票をひっくり返して伝票を探す（キャンセルのたびに繰り返し）ので、効率が悪い。（事務員は私だけ）そこで・・・
●伝票は、いくつかの束に分けられて輪ゴムでまとまっている。その束ごとにA1・A2・・・と番号札（シール）をつけ、輪ゴムと伝票の間に挟む。（シールはまだはがさない）
●エクセルにバーコードリーダーで（バーコードに機械を当てると伝票番号が画面に入力される装置）伝票番号だけを入力していく。入力もれがないよう、入力したら音が出るようにする。
●打ち終えたら、束ごとにA1・A2・・と番号も入力。日付・番号の入力はマウスでコピーすれば手早いかな？と思う。
●番号札のシールを貼り付けて、出荷日を記入する事ができる表を現場の人に渡しておく。
●現場の人が出荷処理（商品に運送伝票をはる）をする際に、番号札のシールをはがし、表に貼り付け。
運送会社が引き取った日（出荷日）も記入。こうすれば、現場の人は出荷したという控えの処理が簡単では？と思う。
●事務の私が、その一覧表を見て、出荷日を入力。
　　番号札を見て入力する。
キャンセル（伝票番号が記入されたキャンセル表がFAXされる）が入った際は、エクセルの検索機能で伝票番号を打ち込んで検索。
検索できた伝票番号には、A1・A2の番号が打ってあるのでそれを見て、同じ番号札の伝票の束を探し出し、その束の中から希望の番号を探す。
出荷後は、運送会社のHPの問い合わせ画面で出荷状況が確認できるので心配ないと思う。
こう考えていますが、もっと効率のいい方法、こうやっては？等、教えて下さい。分かってもらえるでしょうか？
３ケ月に１回ある仕事です。

回答No.1

assault852 · ベストアンサー

バーコードを利用するのなら、専用のシステムを構築し、現場もバーコードが利用できるようにするのが最適でしょう。
現状では、これ以上の効率化は望めないと思います。

お礼

やはりそうですか。残念です。
回答ありがとうございます。