パソコン導入についてご助言お願いします。

質問

都内で薬の卸売りおよび調剤薬局をしております。
社員は１０名です。
事情により夫が仕事を離れ、一昨年から私が責任者をしております。
実務経験が全くなかったため日々悪戦苦闘しつつ、
今年こそは経営管理にコンピュータを導入したいと思いまして
業者に相談したところ、
ソフト込みで200万とのことで諦めざるを得ませんでした。
結局自分でやることに決めたのですが、
それに関してましてご助言をお願いできますでしょうか？
無知ゆえのお恥ずかしい内容ですみませんが、
よろしくお願いいたします。

１、毎日のデータの打ち込みや経理用に使う予定ですが、
　　市販ソフトはどのようなものが適しているでしょうか？。

２、各社員に１台導入する予定ですが、
　　社内間のネット接続は必要でしょうか？

３、毎日のデータはその都度上書きしていくという感じなので
　　しょうか？（今まではすべて私が手書きで記録しております。）

４、作業中にもし停電になったらデータはどうなるのでしょうか？

以上お恥ずかしい限りですが、
資金面で余裕もなく、大きな失敗が許されない状況で、
最初の一歩をどう踏み出したらよいか悩んでおります。
どうかご助言お願いいたします。

回答No.1

tankasira · ベストアンサー

ご苦労お察しいたします。
１０名の会社規模でしたらお考えのとおり、パソコンを入れて事務の合理化、効率化を図るべきですね。

＞1.毎日のデータの打ち込みや経理用に使う予定ですが、
　　市販ソフトはどのようなものが適しているでしょうか？。

経理用にはいろいろと会計ソフトがあります。具体的なソフト名のご紹介がここでは禁じられておりますので、出来ませんが、2、3万円程度のあまりたくさんの機能を持たないソフトで十分と思います。

また、クスリの卸売と調剤薬局の二つの仕事の損益状況を把握することは最低限必要ですので、「部門」別に損益が把握できるソフトを初めから利用されるとよろしいと思います。

＞２、各社員に１台導入する予定ですが、
　　社内間のネット接続は必要でしょうか？

資金的な問題がおありのようなので、まず１台導入し、ネット接続も簡単にできますので、2、3ヵ月使ってみてから各社員へ持たせることにしてはどうでしょうか。
パソコンは一度導入すれば、初期投資にお金はかかりますが、元はとれることは間違いありません。最終的には是非、全員を目指してください。

＞３、毎日のデータはその都度上書きしていくという感じなので
　　しょうか？（今まではすべて私が手書きで記録しております。）

上書きではなく、毎日のデータは、入力した後、そのまま保存し、次のデータは別に作成して保存となります。保存データを後日修正（上書き）することも簡単に出来ます。

＞４、作業中にもし停電になったらデータはどうなるのでしょうか？
データは、作業の区切りごとに「データの保存」という機能がありますので、保存すれば、ごく稀にある停電をしんぱいすることはありません。
またデータは、パソコンの中だけでなく、別（外付けといいます）の保存要にフロッピーなどにも保存できますので、パソコンが故障しても大丈夫ですよ。

お分かりにならないことがありましたら、分かる範囲でいつでもお答えしますので、頑張ってください。

お礼

この度は早々とご指導くださり、どうもありがとうございました。
大変分かりやすくとても参考になりました。
心からお礼申し上げます。
ご助言のお通り頑張ってみます。
本当にありがとうございました。

回答No.4

tusi

経理処理だけを効率化するとした場合

１、毎日のデータの打ち込みや経理用に使う予定ですが、
　　市販ソフトはどのようなものが適しているでしょうか？。
　　いろいろありますが弥生会計０８はお勧め
　　ネットワーク版もありますが、大体は1台で十分かと。。。　

２、各社員に１台導入する予定ですが、
　　社内間のネット接続は必要でしょうか？

　　経理処理だけにかぎると、1台で可能ではないでしょうか。
　　エクセルやワードで作ったファイルを社員全員で共有して
　　業務効率を上げるのであれば社員分は必要です。
　　まあ２人で1台使えばその半分の台数ですね。

３、毎日のデータはその都度上書きしていくという感じなので
　　しょうか？（今まではすべて私が手書きで記録しております。）
　　上書きして最新の状態で自動保存されます。　
　　すべて経理ソフトが管理してくれます。いたれりつくせりです。
　　エクセルやワードのデータもすべて半自動上書きします。

４、作業中にもし停電になったらデータはどうなるのでしょうか

　　停電の場合は消えます。ただし停電にはめったになりませんし、
　　心配であれば、帰り際にCDとかMDに経理データのックアップを取っ　　ておけばよいのです。杞憂にすぎません。絶対バックアップを忘れずに！

結論を申しますと、経理だけに限ればパソコン１台、経理ソフト
１ライセンスで十分なのでは？
どこまでパソコンで管理されたいのかがいまひとつわからないので
この程度のお答えしかできません。

追伸：プリンタも必要ですね。大体２０万です。
　　　パソコンとプリンタと経理ソフトで50万くらいですね。

お礼

この度はご指導くださいましてどうもありがとうございました。
分かりやすく具体的なご助言をいただきまして大変助かりました。
ぜひ参考にさせていただきます。
どうもありがとうございました。

回答No.3

DIooggooID

各社員の方々に１台ずつ（計１０台）導入して、この価格であればお手ごろだと思います。
> ソフト込みで200万とのことで諦めざるを得ませんでした。

ただし、初めてコンピュータを導入するのでしたら、（※業者に依頼するのであればまだしも、すべてをご自分で作業するおつもりであれば、）１台もしくは、数台を試験的に導入して、試行する期間（半年から１年間くらい）を見た方が良いと思います。

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・導入するソフトの仕様にも影響されると思いますが、なるべくネットワークで接続して連携できる環境が良いと思います。

・日々のデータは、（ソフトの仕様によりますが、）上書きというよりも、その都度蓄積していく方式になると思います。
　蓄積されたデータを加工・集計するようになると思います。

・停電に関しては、ノート型のコンピュータであれば内蔵されているバッテリーで継続使用することができます。しかし、デスクトップ型のコンピュータでは、停電と同時に電源が切れてしまうため、入力中のデータは失われてしまいます。
　また、状況によっては、内蔵されているハードディスク装置が壊れて、今まで蓄積していたデータが見えなくなってしまうこともあります。
　そのような場合に備えて、データを他の媒体（外付けのハードディスクや、テープ装置）に退避したり、無停電電源装置（UPS）などを準備する場合もあります。

お礼

この度は詳しくご指導くださいましてどうもありがとうございました。
ビジネスの常識を知らずにお恥ずかしい限りですが大変助かりました。
ぜひ参考にさせて頂きます。
どうもありがとうございました。

回答No.2

tankasira

先ほどのお答えに補足します。

>１、毎日のデータの打ち込みや経理用に使う予定ですが、
　　市販ソフトはどのようなものが適しているでしょうか？。

経理以外のデータ打ち込みは、いろいろありますが、エクセルとワードというソフトは必須かと思います。その他いろいろありますが、まずこの二つのソフトを使いこなすようになって、必要なら追加されるとよろしいと思います。

お礼

重ね重ねありがとうございました。