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ビジネス文書について、アドバイスお願いします。
長文で申し訳ございません。ビジネス文書について、アドバイスお願い致します。 仕入先メーカーに対しての依頼文です。 （例）について、内容は別にして書式や言い回し等（仕入先に失礼がない）をご指導お願いいたします。 ＜概略＞ (1)再版（前回と同文字・同デザイン）について、製品仕上り文字の正誤性チェックを全て仕入先メーカーに依存していました。 (2)間違いがないと考えておりましたが、この度印刷版の老朽化に伴い、版を再製作の際に文字間違いがあり、仕入先で気づかず、そのまま納入されました。 (3)これを機に今後は当社でもチェックしたいと考え、各仕入先メーカーに青焼き提出依頼のお願い文です。 （例） ○月○日 仕入先様各位 ○○課 山田 太郎 再版時、青焼き提出のお願い 拝啓 貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。 先日、再版物件から「印刷文字の誤り」のクレームが発生致しました。再版時、データが無く、印刷物から「デザイン起こし」を実施し、細かい文字部分の「誤植」が原因で発見できずに納入されました。 今まで再版物件につきまして、印刷物の正誤性チェックを全て仕入先様に依存しておりました。 今クレームを教訓に、弊社でも再チェックを実施し、仕入先皆様方と協調・連携を図りながら品質強化に努めて参りたいと存じます。 つきましては、再版においても版の老朽化や傷等の版の再製作が必要な場合には下記内容により御協力お願い致します。 (1)事前に、必ず弊社担当者に連絡をいただく。 (2)再度、青焼きを頂く。 ご足労をお掛け致しますが、何卒、御理解・御協力賜りますよう、宜しく申し上げます。 以 上
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初めまして。元人事部のスコンチョといいます。(^_^) 活字で手短に 書きますので、厳しい感じがするのはご容赦くださいね。 １．宛名ですが、１０件以下程度なら先方の窓口(担当者)名を入れた方が、 より責任を感じさせることができると思います。 ２．差出人「○○課 山田 太郎」他社宛の文章であれば、御社の社名から 書くべきだと思います。また、それとは別に「記」の下に「この件について のお問い合わせは、社名 部署 氏名 連絡先電話・FAX・メアドまで お願いします」と、こちらの連絡先をオープンにした方がよいと思います。 ３．「拝啓」で始まった文章なら「敬具」と結語が必要になります。ただ、 仕入れ先などこちらがお客様である場合は頭語結語を抜きにして、「毎々 格別のご高配に賜りありがとうございます。」と書き始める方がビジネス 文書としては一般的でしょうか。 ４．事情の説明 >先日、再版物件から「印刷文字の誤り」のクレームが発生致しました。 >再版時、データが無く、印刷物から「デザイン起こし」を実施し、細かい >文字部分の「誤植」が原因で発見できずに納入されました。 ↑ ↑ クレームがあったから、やむなく対応するような印象を受けます。僕なら こう書きます。 この度、再版物件から「印刷文字の誤り」がある印刷物がお客様に納品 されるという事故がございました。再版時にデータが無く、印刷物から 「デザイン・文字起こし」を実施し、細かい部分で「誤植」があったことが 直接の原因でした。こういったトラブルはお客様に多大なご迷惑をかける こととなりますし、当社の信用を著しく失墜させるものと考え、全社一丸と なって再発防止に努める所存でございます。 ５．依頼事項 (1) 再版においても版の老朽化や傷等の版の再製作が必要な場合には、 必ず当社担当者にその旨ご連絡ください。 (2) 文字校正用の青焼きを、納品○日前までに担当者にご提出ください。 ６．締めの文章 >ご足労をお掛け致しますが、何卒、御理解・御協力賜りますよう、 >宜しく申し上げます。 ↑ ↑ 「ご足労」は相手に来ていただくという意味です。この場合は以下の ような感じでいかがでしょうか。 お手数ではございますが、今後当社への納品手順として以上を遵守いた だきますよう重ねてお願い申し上げます。 ７．弊社 弊社はへりくだる言い方なので、当社で統一されてはいかがかと思い ます。理由は手順変更を依頼する方がへりくだるのはかえって慇懃無礼 にあたる場合があるからです。御社のルールで弊社を使用するのならば 仕方ないですが。 以上、ざっくりとしたアドバイスですし、御社の状況や慣習にそぐわない 部分はお許しください。
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- skoncho
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再度登場のスコンチョといいます。(^_^) >仕入先などこちらがお客様である場合は「拝啓」は必要ないとありま >したが、「拝啓」という意味は「謹んで申し上げる」という意味から、 >製作依頼している仕入先なので、こちらがお客でも必要ではないの >でしょうか？ 最終判断は御社の規定というか考え方次第です。ただ、当社ではビジネス マナーにおける連絡文章は「お手紙ではない」という前提で教えています。 つまり、頭語結語や時候の挨拶は丁寧といえば丁寧ですが、逆にのん びりしすぎていて、相手の読む時間を奪っているとも考えられるのです。 最終的には御社が対お客様・対業者・対社内等々で「どう統一していく か」次第ではありますが。 ちなみに「拝啓」は一般的な頭語ではありますが、もう一段丁寧な頭語 として「謹啓」（結語は「敬白」）もありますので、お客様という意識 がある相手には、こちらの方がよいかもしれませんね。年配の方であれば 目下の人間や業者から「拝啓」は思慮不足と考える人もいるはずです。 >また、仮に「拝啓」を記す場合は「敬具」はこの文章では「以上」 >の代わりに最後に記載すれば良いのでしょうか？ >または、依頼事項の前文の後に「敬具」で区切り、「記」で始めて >依頼事項を記すのはおかしいでしょうか？ 「記」をつくらないのなら「敬具」は文章の一番最後になります。逆に 「記」(←いわゆる下記といわれる欄)をつくるのであれば「情報を箇条 書きにしています」ということですから、その直前の文章の最後に付け るようになります。 なお、こちらではお礼のところに再質問を繰り返すことはよくないと されています。(表題と記載内容がずれていくので)これ以降の疑問は 別スレッドを立ててのご質問をお勧めします。
お礼
度重なる質問にご返答をいただき、有難うございました。 非常に勉強になりました。
>（例）について、内容は別にして書式や言い回し等（仕入先に失礼がない）をご指導お願いいたします。 ↑ 触れる必要の無い「内容」については、これでわかるかな？ と疑問符がつくところがいくつかありましたが、 書式や言い回しについては、特に失礼はないと思います。 強いて言うなら、最後から２行目と３行目の文末の「いただく」と「頂く」の表記に統一感が無いくらいです。
お礼
早速のご回答、ありがとうございました。
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お礼
御回答、有難うございます。 的確なアドバイスを頂き、大変参考になりました。 本当に、有難うございます。 追加で質問させていただきます。 仕入先などこちらがお客様である場合は「拝啓」は必要ないとありましたが、「拝啓」という意味は「謹んで申し上げる」という意味から、製作依頼している仕入先なので、こちらがお客でも必要ではないのでしょうか？ また、仮に「拝啓」を記す場合は「敬具」はこの文章では「以上」の代わりに最後に記載すれば良いのでしょうか？ または、依頼事項の前文の後に「敬具」で区切り、「記」で始めて依頼事項を記すのはおかしいでしょうか？ 度々、申し訳ございません。ご指導お願い致します。