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職場（25人）の５S活動における廃棄の方法について
職場で５S活動に取り組んでいます。事務系の会社です。製造業ではありません。 倉庫に不要なダンボールに書類が500個くらいあります。 昭和48年の総勘定元帳などたくさんあります。 個人情報の件もありますので溶解処理も考えています。 率先垂範という方法もありますが、社員が倉庫整理に積極的に取り組み、最終的にスッキリとさせるノウハウがあればご教示ください。
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事務所を移転しますが、倉庫に無尽蔵に書類、いす、棚、ロッカーなど散乱しています。これらを平成19年9月までに整理しないといけません。中には昭和48年くらいの書類もダンボールに入っています。新社屋は５０m2しか倉庫が準備されていません。いまは1階から9階まで各階の倉庫に眠っています。私自身は90%捨てることができるのではと考えております。しかし、周年誌の作成、振り込んだ領収書など考えると一概にはルール化が困難なのではと考えます。TVでトヨタがミッドランドスクエアへ引越しする様子を見ました。色を使った合理的なシステムだと思います。なにか注意すべき点があれば教えていただけますか？書類は溶解処理しようとしています。
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職場の同僚（33歳：女性）が物を捨てられない人で困っています。 職場は社員4名の小さな事務所で、広さにして10畳前後の部屋が倉庫として使われています。 そこに大体の事務所の必要な書類やら道具（文具）やらがしまってあります。 収納場所は有限ですから、私は自分の分かる範囲（もちろん規定に則って）で書類を処分したり整理したりしてスペースを確保しています。 しかし、同僚はそういった「いる・いらない」といった判断が苦手らしく、何でもかんでも保管するため倉庫が片付かず、倉庫は各々のスペースが決まっているわけでもないため、私が整理して開けたスペースにもどんどん物を突っ込むのです。 私としては、私は自分の時間を割いて整理しスペースを確保しているのだから、彼女も自分の仕事内の書類を整理・処分して開いたスペースに物を置くべきだと思うのです。 人が片付けたところにやたらめったら物を置くなんて虫が良すぎます。 彼女にもちゃんと判別して倉庫を整理して欲しいのですが、私の私有倉庫ではないので（笑）、「ここに何でも突っ込まないで！」とは言いづらく、どう注意したらいいのか困っています。 （彼女の仕事とは違うので、私が書類を判別するのは難しいです） 参考までに私は郵便物（文書）などの管理（庶務的）な仕事、彼女は経理の仕事です。私も自分の勝手な判断で処分しているわけではなく、規定に則って処分は行なっています。 ちなみに「きっと家もゴミ屋敷になっているに違いない・・・」と思えるほど物を捨てない人です。 ・いただいたお菓子の空き箱・空き缶は捨てない。それも個人で管理せず、事務所の棚の上などに置きっ放しにする。 ・机の上には「まだ使える」と使用済みの付箋が山盛り貼り付けられている。その周りには消しゴムのカスが溜まっている。 ・湿気て固まった（本人いわく「カビが生えている」と言っていた）珈琲豆をなぜか捨てずに棚に戻す。 ・机の袖の引き出しにはなぜかボールペンと一緒に割り箸やつまようじが何本も入っている。 （事務所には食器棚がちゃんとあって、そこに割り箸も入っています。） ・机の上には片付かない書類が山積み、引き出しの中は書類がぐちゃぐちゃに入っていて、本人も「何がどこにあるのか分からず、引き出しにもう物が入れられない」と言っています。 私は自宅も必要最低限しか物を置かないタイプです。 こういう人にはどう言って改善してもらったらいいのでしょうか？ 会社は自宅ではないのだから整理整頓をきちんとして欲しいです・・・。
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お礼
＞zorroさん ありがとうございました。2つのURLとも拝見させていただきました。参考とさせていただきます。 文書保存期間については特に内規の事務規程がないらしいので参考になりました。セクションによっては、税法上の規程外のレアケースが求められることもあります。各セクションでルール案を提出してもらう予定です。e-文書化も必要ですね。 11月30日までに企画スケジュール案を提出要ですので上記のルールを参考にさせてもらいます。机上でイメージづくりは難しいですね。 5S活動って難しいですね。
補足
机上を実践に落とし込むのは難しいですね。 ５W１Hで動くしかないようです。 モレ・ダブリなどなくし、チェックリストの作成など考えてます。 セクションの意識の違いもありますし。 最終的にはマニュアル化したいですが・・・。