秘書業務マニュアルの作成

質問

監査役の秘書をしております。

これまで部内には秘書業務マニュアルがなく、
上司から秘書業務マニュアルの作成を命じられました。
普段している業務を文章にするのは難しく、行き詰っております。

秘書検定の本を購入して、参考にならないか見てみましたが、
抜粋して簡潔にまとめることもできません。

自分の能力のなさに限界を感じ、気力も失せてしまい、
毎日の業務をこなしながら、マニュアルの作成をしていくのは時間も限られ、
提出期限も迫っており、焦っています。

自分の甘えがあることは重々承知ですが、
どなたかアドバイスをいただけないでしょうか。
宜しくお願いいたします。

今現在考えていることと、ご助言いただきたい事項は、下記です。
○マニュアルといっても、あまり分厚くならないよう、簡潔にまとめたい
○どんな見出しを挙げて、どのようにまとめていけばよいのか
○参考になるような書籍、もしくはサイトがあれば教えていただきたい

どんなことでも構いません。アドバイスをいただきたく、宜しくお願いいたします。

回答No.1

noname#46899

私の場合、仕事のサイクルを考えて作っています。

１．１年間の仕事のサイクル
２．半年・四半期ごとの仕事のサイクル
３．毎月の仕事のサイクル
４．一週間の仕事のサイクル
５．毎日の仕事のサイクル

といったことです。

見出し的には、
・こころがまえ
・社内での位置づけ（他の部課との関係など）
・仕事のサイクル
・個々の仕事の進め方
・留意点

上記のうち、「個々の仕事の進め方」「留意点」は、いくら書いても書ききれないかもしれません。そういうところは口頭で引き継ぐことにして、その他の項目をまず整理してみてはどうでしょうか。

お礼

ご回答をありがとうございました。
参考にさせていただきます。