電子帳簿保存での電子取引データの削除について

質問

個人事業主で、食品の卸をしています。
国税庁にある「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）」
(国税庁HP:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm)
を運用し、自社で発行している納品書を電子保存しています。

具体的には以下のようの作業を行っています。
　①１週間分(翌週)の納品書を作成し、製造元へ送る(PDFデータ)
　②作成した納品書のPDFファイルを電子保存用のフォルダに格納し、索引簿を更新。

<質問>
　翌週の途中で納品が変更や中止になった場合について教えて下さい。

　[変更の場合]
　　納品書の数量を変更して、納品書を発行し直します。
　　電子保存用のフォルダに保存した納品書PDFファイルを削除し、
　　変更後の納品書PDFファイルを格納します。

　[納品中止の場合]
　　電子保存用のフォルダに保存した納品書PDFファイルを削除します。

　上記の場合、事務処理規定の「訂正削除を行う場合」に該当するという認識で
　間違いないでしょうか？
　また、実際の実務ではそこまで細かく実施する事ではないのでしょうか？

以上となります。
ご回答の程、宜しくお願い致します。

回答No.1

HohoPapa · ベストアンサー

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_02.pdf
ここに、
>パソコン等で作成した帳簿･書類をデータで保存するためのルール
として、
>記録事項の訂正･削除を行った場合には、
>これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使⽤すること
という要件が明示されているわけですが、
これは、書類ではなく、帳簿に関することであり、
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/05.htm
各税法で保存が義務付けられている帳簿で、
かつ、
>「優良な電子帳簿」
の要件を満たす場合に求められる要件です。

私は、
帳簿：仕訳帳、元帳、出納帳などのこと
書類：受け取った請求書、納品書、領収書や発行した納品書の控えなどのこと
と理解しています。

この理解が正しければ、
質問の電子データは、書類に分類されますし、
そもそも、訂正・加除といったことを当局は想定していないだろう思います。
（受け取った請求書、納品書、領収書を受け取った側が訂正・削除することはありませんから）

納品書の控えで、かつ、差し替えが行われたとのことであれば
差し替え前後の納品書がそれぞれ相手に届いているわけでしょうから
それぞれの控えが保存対象と考えるのが自然とは思いますが
一方、当局はそこまで求めているようには思えません。
差し替え後の納品書の控えがデータとして残っていれば十分と思います。

そもそも、
納品していないにもかかわらず納品書を発行し
実際の納品と違っていたら差し替えるというのであれば、
差し替え後の納品書の控えがあれば十分と思います。

お礼

分かりやすいご回答ありがとうございました。
状況はご理解頂いた通りです。
帳簿は電子保存ではなく紙で、書類のみ電子保存しています。
色々と勘違いしていたようです。大変助かりました。