見積書の電子保存に関して教えて下さい。

質問

見積書の電子保存について、
以下2点について回答をお願い致します。

【質問1】
　「商品Aの原価を100円から110円に値上げ、商品Bの原価を150円から160円に値上げ」
　という見積書を作成しています。複数商品ですし、どの金額を記載してよいか分からないので、
　保存するファイル名は、以下のようなもので問題ないでしょうか？

　・「作成日_見積書_取引先名」あるいは「作成日_見積書_〇年〇月値上げ_取引先名」

【質問2】
質問1の見積書に関連して、価格変更に関して取引先に連絡する文章を作成しています。
文章では、価格変更の理由と合わせて、金額について見積書と同様の内容を記載しています。

　・この文章は保存する必要があるでしょうか？(見積書扱いになる？)
　　また、保存する場合はどういったファイル名が適切でしょうか？

　尚、「この文章だけで価格変更を済ませる取引先」と「この文章＋見積書で価格変更を済ませる取引先」
　の2パターンがあります。

以上になります。
お時間がある時で構いませんので、
ご回答の程、宜しくお願い致します。

回答No.1

pfarm · ベストアンサー

【質問1】
ファイル名の命名に関して、おっしゃるような命名方法で問題ないと思われます。ただし、見積書の内容が複数の商品やサービスについて記載されている場合には、その商品やサービスごとに価格変更の内容を記載していることが明確にわかるようにすることが望ましいです。

【質問2】
価格変更に関する取引先への連絡の文章について、これを見積書として扱う必要はありません。ただし、取引先とのやりとりの記録として保存する必要がある場合には、適切なファイル名をつけて保存しておくことが望ましいです。ファイル名については、例えば「作成日_価格変更連絡_取引先名」といった形式が考えられます。また、取引先とのやりとりが行われた日付を含めることもできます。

以上、ご参考になれば幸いです。

お礼

ご回答ありがとうございました。
細かい内容に丁寧に回答して頂けありがたかったです。

回答No.2

bardfish

直接的な回答ではありませんが、経験則から一言･･･

この手のものは、やらずに放置すると後で非常に困ることになったり、あのときやっておけば今こんなに時間を取られることもなかったのに･･･と、後悔することが多いです。
つまり、適切かどうか分からないけど自分が分かるように分類などをしておけば「やっぱのこの方が良い」となったときの苦労は放置していたときより遙かに負担が少ない。

ファイル名で迷っているならフォルダも活用すれば良いのでは？
フォルダも名前をつけられるわけだし、Excelでも何でも良いからそれらファイル群を管理する為の台帳も作成しておけば良いのでは？
台帳の方にファイル名だけでは説明しきれない補足を書き込めば良いと思う。むしろファイル名の方を補足した方が良いと思う。

個人的な話になりますが、私はVisualStudioとSQLServerで電子保存するべき資料をデータベース化しています。ファイル名はデータベースで管理している管理番号にしているだけ。詳しい説明や金額はデータベースの方で管理し検索も一覧もデーターベース化したおかげで紙としてファイルリングしたときよりも迅速に調べることが可能となりました。取引先と日付指定で金額を集計するのも一発！作業に必要な時間は数分。

見積もり書や請求書の金額は明細の金額ではなく書類としての合計金額で良いと思います。
データベース化できていれば明細毎の金額を個別に管理することも可能。
変更があれば履歴として関連付けることも可能です。

ま、本来ならそうすることが望ましいと思いますが、個人事業主だとそうもいかないでしょうからOfficeソフトを活用して台帳管理すれば良いのかと思います。

お礼

ご回答ありがとうございました。
なぜかファイル名だけで完結させる事に固執していたようです。
要件を満たしたと思われるファイル名で保存しつつ、取引の内容を記載した索引簿を合わせて作成しておこうと思います。
ご指摘大変ありがたかったです。