退職や異動のお知らせについて

質問

お客様宛に、退職や急な異動する担当者が担当から外れる前に、後任担当者が決まっていない状態で退職や異動をお知らせや挨拶をしなければならない場合、どのようにお知らせするものでしょうか。直接訪問や電話、メール等、方法ではなく、タイミングや内容に関しての質問です。

回答No.2

kon555 · ベストアンサー

タイミングは、基本的には出来るだけ早くですよね。当事者以外がメールで投げるとするとこんな感じでしょうか。

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。
本日は担当者変更についてお知らせ致します。

この度は〇〇担当〇〇が(退職or異動)となり、〇年〇月〇日より業務担当者が変更となります。
急な事であり具体的な後任はまだ確定しておりませんが、情報の共有と引継ぎには万全を期しており、お客様のご迷惑になるような事はありません。
もしも現在進行中の案件などにご懸念がおありでしたら、どうかお気軽に問い合わせ下さい。

後任担当者が確定次第、改めてご挨拶に伺わせて頂く所存ではございますが、取り急ぎメールにてご報告させて頂きます。

上記につきまして、何卒よろしくお願い致します。

基本は後任決定のお知らせも兼ねるものなので、それが未定の段階であれば「未定ですが心配にはおよびません」と言いつつ「何か不安なら連絡してね」と添えるのがいいと思います。

お礼

回答ありがとうございます。
内容の例文が非常に参考になりました。
後任担当者が現状未定でも、「お客様のご迷惑になるような事はありません」等、不安にさせないような内容にするという事が大切なのですね。

回答No.4

noname#243649

＞後任担当者が決まっていない状態で退職や異動をお知らせや挨拶をしなければならない場合、どのようにお知らせするものでしょうか。

　「退職」か「異動」かで内容は変わります。
「個人的な挨拶状」か「会社が出す通知」かによっても変わりますが、「会社が出す通知」は定番があるはずですから、「個人的な挨拶状」についてのみ記載します。

基本は、
　『後任担当者がいない場合、いったん上司が引き継ぐのが常識』

　まず、「退職」を個人としてお知らせする場合ですが、社員ではなくなるのですから、挨拶文には、次の一文を入れておけばいいです。
「後任担当者につきましては、後日あらためて弊社よりご連絡申し上げます。」

　次に、「異動」を個人としてお知らせする場合ですが、貴方は社員の立場に変わりはないのですから、貴方不在の穴埋め役を、きっちりとお知らせしておく必要があります。
「後任担当者につきましては、後日あらためて弊社よりご連絡申し上げますが、それまでの間は、〇〇（上司の氏名）が承ります。」

お礼

回答ありがとうございます。
現担当者の対応範囲が広いため、後任担当者を決めるにも内容別で担当を分けていく予定ですが、現担当者からお知らせできる期間が短いため、苦慮しておりました。
異動を個人としてお知らせする場合、基本は『後任担当者がいない場合、いったん上司が引き継ぐのが常識』ということですね。上司に相談したうえで、そのようにお知らせしようと思います。

回答No.3

habataki6

近年はこちらに来てくださいというのが多いですよ、昔は
黙っていても自宅まで挨拶に来る、たぶん客に安心感を
与える為、職場を見せるのだと思います、いくとそこで
世間話でもして、過ごします。

＜どのようにお知らせするものでしょうか
DMが来る
　　↓
電話が来る
　　↓
会社に行くと引き継ぐ職場を紹介される
　　↓
職場の様子を知る事ができる

タイミングというのは病気や事故で死にそうという事であれば、
話題にはしないけど、しばらくお休みというのが客に伝わります。

お礼

回答ありがとうございます。
お客様にDMでお知らせして、こちらに来てもらい、案内するパターンもあるのですね。
突然の病気や事故の場合は、あまり理由には触れないようにぼかした方が良いということでしょうか。
今回の担当者変更は、突然の病気や場合ではありませんが、決定してからお知らせできる期間は短いので、お客様に不安感を与えないように努めたいと思います。

回答No.1

tzd78886

後任担当者が決まらず空白の期間があるのなら、その期間誰が臨時に担当するか知らせる必要があります。それが確定次第なるべく早く連絡しないと信用を失うでしょうね。

お礼

回答ありがとうございます。
人数としては、すぐに補充される予定なのですが、これまでの担当者が総合的に対応していた案件に関して、同様に対応できる社員がおらず、おそらく内容別に対応を分ける事になるのですが、それも難航しております。
臨時でも担当を作って知らせないといけないという事ですね。分かりました。