職場でクラウドサービスを使うには会社の許可が必要？

質問

最近エバーノートやドロップボックス、Googleスプレッドシートというのを知りました。
みんなで共有したり、どこからでも書類が確認できたり、職場で使ったら便利だろうなと思いました。
個人で簡単に無料で登録出来るみたいですが、こういうサービスは利用規約に「職場で使用する時は企業の許可を取ること」と書かれていると聞きました。
実際、クラウドサービスにはそういう規約がありますか？

回答No.2

noname#249423 · ベストアンサー

利用規約にそのようなルールが明記されているかどうかはわかりませんが情報管理を外部組織に委ねるわけですから会社としての判断が必要であろうと思います。

また、たとえばgoogleのサービスを利用する場合、規約上では米国カリフォルニア州法に基づいてサービスが提供されています。一定規模以上の会社では日本法以上に不明瞭な米国カリフォルニア州法に基づくサービスを利用することが問題だと捉えることもあるでしょうね。個人や一定規模以下の会社なら気にしないかもしれませんが。

お礼

友人からは「規約に必ず書いてある」と言われたのですが、必ずということでもなさそうですね。
まさに私がいる会社は一定規模以下の会社なのでネットセキュリティみたいな規則はありません。
もし職場で使う場合はきちんと会社に確認をとってからにします。
詳しく説明していただきありがとうございます。

回答No.4

mitoneko

クラウドサービスにおいて、データを保管するためには、そのデータの利用に関して、著作権やデータの財産権の一部をクラウドサービス会社に無条件で提供する必要があります。（もし、一切の権限を提供しないと、クラウドサービス会社はデータのバックアップすら出来なくなるからです。（この場合は、複製権ですね。））
　データが、あなたのもので有り、あなたが全ての権利を持つものであれば、何の問題もありません。でも、会社で業務に使っているデータは誰のものですか？きっと会社のものですよね。例え、あなたが考えてあなたが書いた文書であれ、それは、会社のものです。会社が権利を保有しているデータに関する権利の一部を、部外の会社に勝手に委譲することができるか？というのが、今回のこの問題の論点です。
　あなたがその権限を持っていれば、問題はありませんが、そうでなければ、ややこしい問題が発生します。
　例えば、あなたが、会社のある文書をEVERNOTEに登録したとしましょう。EVERNOTEを運営する会社は、そのデータを保護するために、いずれバックアップ（つまりコピー）をとります。ここで、会社がそのデータのコピーをとることはまかりならないと主張したとします。ところが、あなたとEVERNOTEとの契約により、あなたがEVERNOTEに登録したデータは一定の条件下で無償で無条件にその権限をEVERNOTEに認めています。さて、会社がEVERNOTE社に「勝手にデータをコピーした」と紛争になったら、どう解決するのでしょうか？
　もちろん、悪いのは、正当な権限も無いのに、勝手に権利の委譲をしたあなたです。

　データのバックアップは、ほんの一例です。他にも、実は、いろいろな権利をクラウドのサービス会社に委譲しているんだという認識は持っておいてください。

　あらゆるクラウドサービスでは、データの扱いと権利に対して、一定の権限の譲渡の条文が規約内に必ずあります。
　したがって、クラウドサービスに登録するデータに関して、あなたに正当な権利があるのが前提になります。会社のデータに対して、あなたがそのように行動しようとするなら、当然、会社の許可が必要になります。
　ですから、クラウドサービスの規約に、「会社の許可を取ること」という条文が無くても、当然、あなたは会社の許可をとらなければならないという事になります。

回答No.3

qq149598100

業務上の文書・資料・データを、従業員が勤務先の了解を得ずに外部のクラウドに預けている間に破損・紛失・逸失・漏洩・盗難に遭ったらどうなりますか？従業員が顧客の個人情報を預けていて漏洩したとしたら、その従業員が解雇されるのは勿論のこと、その企業が法的責任を負わされます。

サービス運用元の規約に書いてあるかどうかには関係なく、当たり前の禁忌事項です。もし企業側の了解の元で発生したことなら笑いものになることは間違いありません。IT危機管理の専門誌などは特集を組みますよ。ｗ

仮に運用元の規約に書いてあるとしたら、何かあったときに自分達に火の粉が降りかからないように書いてあるだけです。
クラウドに預けられるのでは？ という発想自体非常に危険なこと、社会の一般常識から見ればとんでもないことです。

お礼

「サービスの規約に必ず書いてある」ということだったのでそのことを聞きたかったのです。
管理方法が紙でもデータでも情報はちゃんと管理しないといけないことは分かっています。
勝手にサービスを使ってはいけないというのも分かりました。
ありがとうございます。

回答No.1

drum_KT

サービスにそういう規約があるのではなくて、会社の規則にそういう規定がある会社が多いです。ネットで共有するということは、使い方を間違うと情報漏洩の危険が高いということでもあるので、会社によってはその手のサービスの仕事での利用を一切禁止していることもあります。

まずは、あなたの会社の規則を確認してください。

お礼

私の会社は小さいので規則はなさそうです。
ちゃんと確認をとってから使おうと思います。
ありがとうございました。