英語メールの書き方について教えてください（翻訳）

質問

お世話になります。
ビジネス英語メールの書き方（翻訳）について教えてください。

内容としましては、下記の通りです。

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返信が遅くなって申し訳ありませんでした。

ご依頼の資料をお送りします。
２件のうち１件は資料がありましたが、
もう１件はドキュメント扱い（通常の郵便扱い）で送っているため申告書はありません。

よろしくお願いします。

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上記のような内容であれば、多少内容や言い回しが違っていても構いません。

今回の内容の補足としては、海外へ荷物を送った際の輸出申告書（通関書類）を
送ってほしいと言われています。
１件分は申告書があったので送ろうと思うのですが、
もう１件は書類発送扱いで送ったので、特に申告書はないということを伝えたいです。

お手数おかけしますが、何卒宜しくお願いします。

回答No.1

cbm51901 · ベストアンサー

Dear Sir/Madam,

I apologize for my belated reply.

I am attaching herewith, one of the two export application documents you have requested.
The other one document had been sent to you separately via the post, and therefore the export application is not included in this mail.

Thank you for your cooperation and I am sorry for any inconvenience caused.

Best regards,

お礼

早々の御回答ありがとうございました。
大変参考になりましたし、助かりました。
本当にありがとうございました。

回答No.7

noname#202629

もし書類扱いで送った貨物が問題を引き起こしたということであれば、下記の事を理解して判断をされると良い。

- 価格が20万円以下のものを輸出するときに輸出申告書は不要です。しかし、税関票符（税関告知書）に必要事項を記入して郵便局等に貨物とともに提出する必要がある。

- また、送付した品が有償貨物であればinvoiceは貨物に添付されていないといけない。無償貨物であったとしてもsampleとして、時価の価格を表示したinvoiceを添付しないといけない。

書類扱いで送付したと言う事は、上記のプロセスを踏まず品物を送ってしまった。故に税関票符のコピーもないと言うことですね。

対策は？無知から生じた事で今更どうのこうのと言ってもしょうがない。腹を括ってe-mailで輸出申告書のコピーを添付して送る。そして、良い結果（品物が無事通関される）になるように祈るしかないです。

e-mailに、「”書類扱い”として送った」との文言を入れるか否かは貴兄の判断です。また、主語はWe（会社）でなくてIの方が良い。凡ミスを犯したのは貴方で会社であってはなりません。

参考URL：

http://www.customs.go.jp/tetsuzuki/c-answer/kokusaiyubin/6201_jr.htm

お礼

再度のアドバイスありがとうございます。
お手数おかけいたしました、大変参考になりました。

回答No.6

WindFaller

ちょっと一言。

今は、現役は退いていますが、私は、長い経験の上で書いています。
英文自体は、どなたのものでも良いと思います。本来、私などは、古いせいなのか、
ビジネスメールでは、"I" は社長だけで、社員は、"We" と書くのが一般的だとしていましたが、
今さら、細かいことを言うつもりはありません。

#3の輸出申告書は、"export declaration =E/D"
繰り返しますが、「輸出申告書(E/D)」は、絶対に送ってはいけません。
その後に「輸出許可書(E/P)」も送られてくるはずです。（郵便の時はありません)
輸出者は、輸出許可日から、5年間の保管義務があります。

保管する時は、InvoiceとB/Lと、輸出申告書／輸出許可書はセットにしてないといけません。
なぜなら、税関員の事後調査に入られることがあります。

通関書類の一式は、ふつう、

　Invoice オリジナルサイン入り、3枚程度
　船荷証券や郵便の場合に発生した、送付状のコピー
　パッキングリスト
　保険がかけてあれば、保険証券のオリジナル2枚
　必要な場合、原産地証明、大使館証明など。

　船の場合は、船荷証券（B/L)は、有価証券ですから、書留で送りますが、
2通を同じ封筒には入れてはいけません。

ということです。

申告自体は、輸入者が書類を持って税関に赴くか、業者に頼むかどちらかです。
申告漏れなら、輸入時に税関員が、CIF換算で再算定します。
関税番号自体も、輸入の際の税関が決めますが、
問題がある場合は、輸出者から用途や成分内容リストを貰うこともあると思います。

特に、Invoiceと品名・価格は正しく合っているかは、内容点検時に調べられます。
俗に、税関検査と言います。輸入だけでなく、輸出の際にも調べられることがあります。

輸出者に一般的に書類を求めるられるものは、正しいInvoiceぐらいです。
ただ、特恵や、大使館証明を貰う時には特殊な書類が必要ですが、
送った後では、事後でも、保険証券や原産地証明は発行されるはずですが、他は無理だと思います。

安易には考えないでください。その件で、後々、引きずることがあるからです。
老婆心ですが、こうした書類は、的確に、正確に行ってください。

お礼

アドバイスありがとうございます。
正直、物流や通関の担当はしておらず、事務しかしておりませんで、
その辺りの知識は乏しい状況です。
社内で再度確認してみて、また対応してみるようにしたいと思います。
ご親切なアドバイスありがとうございました。

回答No.5

noname#202629

言い忘れていました。

No3の方が言う通りで輸出申告書を輸入者から求められることはまずないです。

文脈からして、相手国で輸入税の掛かる品物を2件送られたが、書類扱いをした方（または2つとも）が税関で輸入税の申告漏れ等で差止めをくらっているのであろうと思う。

貴兄の書類に虚位の申告が無く必要とされてるのなら送れば良い。

但し、輸出申告書のない荷物は、sampleとして、時価の価格を示した送り状（invoice)を送るべきであるために、貴兄の手落ちが問題を引き起こしているのかもしれない。

故に、ベストの対応はサラッと受け流す。必要な物は送ってあげるで良いと思う。

お礼

知識不足で申し訳ありません。
追加のアドバイスありがとうございます。
参考にさせていただきたいと思います。

今後もっと通関業務等の方も勉強するようにしたいと思います。

回答No.4

noname#202629

I am sorry for the delay in my response.

Attached please find the application for export.

The rest, unfortunately, is unavailable, as that package was sent to you by ordinary package mail.

I hope it doesn't cause you any problem.

Best Regards,

お礼

早々の御回答ありがとうございました。
大変参考になりましたし、助かりました。
本当にありがとうございました。
取り急ぎお礼まで。

回答No.3

WindFaller

こんにちは。

相手は、英語でなんと言っているのですか？
何のために必要ですか？

失礼ですが、英語の前に、輸出入の最低常識は必要だと思いますね。
これは、英語の問題とは違うと思います。

>海外へ荷物を送った際の輸出申告書（通関書類）

英語では、輸出申告書は、"export declaration" だと思います。
書類は↓これですよね。
http://www.customs.go.jp/kaisei/youshiki/form_C/C5010.pdf
いくらなんでも、そのようなものを欲しがるとは、意味が分かりません。
関税番号が必要だとしても、それは、相手の税関が決めるものだと思います。
特恵で、原産地証明とか、大使館での証明というなら分かりますが……。
大使館証明は、なかなか手数が掛かりますし、まして、省庁から貰う一筆にも、
専門業者を通さないといけないことがあります。

それに、ビジネスなら、常識的に「輸出申告書」のオリジナルを送ることは出来ないです。

それとも、税関告知書("Customs Declaration")のこと↓ですか？
http://www.post.japanpost.jp/int/download/customs.html
これは、荷物についているはずですし、一定金額以下の申告なら通常つけません。

それから、余計なお世話かもしれませんが、
こういう状況下で、
「返信が遅くなって申し訳ありませんでした。」
というのは、私なら入れません。
相手からの要求には、自分の責任の範囲なら、すぐに回答をしていましたから、遅くなった場合は、それなりに、理由を書きましたね。

お礼

アドバイスありがとうございます。
英語の知識もほとんどなく、物流の仕事も担当外で事務しかしておりませんので、
知識不足でした。。。
今後色々勉強してみたいと思います。

回答No.2

noname#202957

I'm sorry I couldn't reply to you eariler.

As per your request, I am attaching the custom clearance documents for one package. The other package was shipped by regular mail, as documents. No custom clearanace document was required for it.

If you have additional questions, please don't hesitate to contact me.

Thank you.

お礼

早々の御回答ありがとうございました。
大変参考になりましたし、助かりました。
本当にありがとうございました。
取り急ぎお礼申し上げます。