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マンション理事の去り際の処理方法に悩む
- 新築マンションの理事を経験された方に質問です。ファイルの保管や理事の知識の渡し方、ファイリング方法、費用計上の確認、契約関係の見直し、組織化への困難さ、管理会社に有資格者を指名できるかについて相談です。
- 理事としての役割を果たすためのノウハウやファイリング方法、費用計上の確認方法、契約関係の見直し方法、組織化の困難さ、有資格者の派遣方法についてのアドバイスを求めています。
- マンション理事の経験者に質問です。ファイルの保管場所や理事の知識の渡し方、ファイリングの方法、費用計上の確認方法、契約関係の見直しの可否、組織化の困難さ、有資格者の派遣の可否についてアドバイスをいただきたいです。
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理事さんになって、期待に夢を膨らませるのも結構ですが、後々悪夢にならないことをお祈りする次第です。 (1)ファイリングして纏めた書類は管理人室保管でよいでしょうか？ はい。 (2)これから理事として得るノウハウは次の住人（次の理事）に渡しちゃっていいような世代格差のある知見なんでしょうか？ 既に回答あるとおり (3)ファイルングをどうするのが最適か？ｐｃやデータ化は危険？（紙ベース、オフィス文書、ｐｄｆ、データベース化、その他？） 電子化時代と言われていますが、私のような機械音痴もいますので、紙にして残す方が無難です (4)ファイリングでの勉強書籍購入費や作業工賃や弁護士調査費、ｐｃかタブレット？や文具代って、計上するべきでしょうか？ 議論が別れるところですね まあ、基本自腹でしょう。お金が惜しければ総会で承認を取り付ける。 勉強書籍購入費はほぼ１００％自腹でしょうね。こんなものにまで、総会に議題として提案するようだと総スカン食らいます。 作業工賃や弁護士調査費は、総会で承認取る方がいいでしょう (5)管理会社や清掃会社や地域との関係を契約内容から見直して、実質主従逆転だった関係を、契約通りの依頼関係や対等にしたいのだけれど、単期では無理でしょうか？来季まで頑張るべき？ たったの１年で、果たしてそんなことが可能なのか？疑問に思います ２年でも結構な作業ボリュームになります。 (6)今までの理事は独りで会計からチラシ、町内会まで頑張ってたみたいです（大変だ）が、今後は副理事や会計や監査までイマドキの企業のように組織化したい。若い層の居住者の賛同は得にくいのでしょうか？地域（日本？）の風土に合わせたほうがいいでしょうか？ 理事さんたちの間で、役割分担が可能ならば、分担した方が楽です 何で町内会が出てくるのか分かりませんが、町内会に入る入らないは個人の自由。理事会が全組合員の会費として町内会に金銭を勝手に上納していたら、違反行為です（判例） 町内会には、入りたい人だけ入ればいいのです。 ただし、お祭りとか盆踊りの時、良識的な範囲において寄付行為をするなどは、この限りではない。 若い層の居住者云々につき、若い人も中年も、好んで役員をやりたがる人はいないと思われます。 (7)マンション管理士など有資格者を付けるよう管理会社に指名できるのでしょうか？国家資格付与の協会から派遣してもらうと、関係がこじれますか？ 書きこむのが大変で、＃１さんと全く同意だから＃１さんの回答を丸ごとコピー ＞関係がこじれますか？ 場合によってはこじれるでしょうが、拗れてもマンション全体にとって良いアドバイスが受けられる、そちらの利益の方が遥かに大。 ただ、管理士も金銭を貰ってアドバイスを致しますが、無用なアドバイスをする人が中にはおられる。よって、管理士だからといって万能な存在ではない。 現在、国交省はマンション管理士の資格保有者が沢山あぶれてしまっていて困っている。そのあぶれて困っている管理士の救済措置として、各マンションへのアドバイザー（言い換えると各マンションに寄生）として各々のマンションにご意見番として採用されることの政策を積極的に勧めています。 国交省の管理士救済政策方針に従う、従わないは、各管理組合の自由です。 ＞酷いのは管理費滞納うん百万とか理解不可能で、ボー然。 ダメマンションの典型。とっとと回収作業することですね ＞宅地建物は疎く、昨晩から徹夜で必至こいて本を２冊目です… これで管理会社と対等な関係になろうと考えているのですから浅はかです ＞この土日でスタートダッシュ頑張る次第です。 中学校の中間試験と同等レベルと考えないでください ＞ちなみに「マンション会計うんたら」「理事になったら読む本」 こんなくだらない本にお金を使うなら、少し高価ですが専門書をお読みください。 区分所有法等々は特別法ですから、一般法である民法も知っておくにこしたことはありません
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- ゴルゴ 13（@golgo13--）
- ベストアンサー率26% (272/1042)
「専門書」というと、どういった本になるのでしょうか？ ↑ 初心者向けとして、コンメンタール マンション区分所有法 (日本評論社) をお勧めいたします http://www.amazon.co.jp/%E3%82%B3%E3%83%B3%E3%83%A1%E3%83%B3%E3%82%BF%E3%83%BC%E3%83%AB-%E3%83%9E%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%B3%E5%8C%BA%E5%88%86%E6%89%80%E6%9C%89%E6%B3%95-%E7%A8%B2%E6%9C%AC-%E6%B4%8B%E4%B9%8B%E5%8A%A9/dp/4535001464 「管理組合とうんたらの勘どころ」なる本 （マンション管理士実務研究会と民事法研究会 著 ↑ 読んだことありませんが、民事法研究会が出版しているようですから、そこそこ質はあるのではないでしょうか なお、管理組合の理事長が 、何故大家でもないのに借地借家法を読むのかは、疑問に思ったりもしますが十人十色なので、否定はしません
お礼
golgo13--さま。他、皆さま、 ご指導、ご教授頂き、大変感謝致します。 さっき帰宅し、届いたコメンタールを「ちら読み」の段階ですが、 語彙の少ない自分でも、書かれていることがスラスラ読み込めそうです。 皆さまご指摘の通り、何もできそうもない素人です。 が、先の見えない船出ながらも、しばらくの間は この質問ページが私のモチベーションの源になります。 皆さまがご回答いただいたことで、私の膨大な時間と精神力が 今現在も救われております。嫁とのケンカも減りました。 相当ストレスだったようです。本当にありがとうございます。
- ゆのじ（@u-jk49）
- ベストアンサー率30% (1233/4073)
質問文を読んで、多分、貴方は何もできないのだと思いました。 まず、本を今更読もうというのがいけません。何も、マンション管理って難しいことではなく、一般常識、一般通念で処理すれば良いのです。そういう感覚のままに、管理会社に物申していれば良いのです。つまり、本を読もうと思った時、真実を見抜けない人になっています。それに、何より、実態に即した本当のこと、本なんかに書いてありませんよ。本当のこと知っていたら、気楽に、無責任に本なんか書けないのですよね。当たり障りのない一般論しか書かないから、その人はマンション管理の仕事を続けられるのです。本当の事書いたら、業界で生きていけません。 まずは、自身が理事長に立候補して、周囲の居住者を引っ張れるか否かを想像しましょう。理事長になって、周囲の人には理解されず、逆に、何らかの利権を得ているのではないかと疑われ、それでも、汗水たらして、無理解な人々のために働くだけの意欲があるかどうかが問題なのです。管理規約を読めば、理事長というものの仕事、権限が明記されていますが、例えば、総会上程議案書とか、議事録とか、そういうものは、全て、理事長が書くということになっていますが、そういう文書、貴方は作れますか。そういう文書、素人に作れるはずがないということなら、管理会社に丸投げするしかないんですよね。議案、議事録と言いますか、そもそも文書作成の全てを管理会社に一任しておいて、主従逆転を言っても始まらないのです。リプレイス(管理会社変更)するにしても、そういう(臨時)総会議案文書を、辞めさせようと思っている管理会社が作ると思いますか。また、外部居住者(賃貸に出している区分所有者)の現住所、把握していますか。住所氏名が分からないと、総会案内書自体届けられませんよね。 全ての区分所有者の連絡先を把握して、いざとなったら、いつでも自主管理組合にするくらいの勢いで管理会社と対峙していれば良いということ。 (1)、文書類は、管理室保管でなくてはいけない。特に、総会資料(総会議事録)は、管理室に保管しておいて、要請があれば開示できる形でないと、法的違反に問われる。 (2)、次期理事会への申し送り案件とする形で可能。 (3)、全ての人がコンピューターを扱えると考えるのは傲慢。それに、そういうことだと、パソコンを持っていない人は、役員を回避できるということになりかねない。 (4)、勉強のための経費は自腹にすべき。そういう費用を管理組合持ちにすると、研修旅行が芸者付きの温泉になったりする。 (5)、リプレイス(管理会社変更)は、臨時総会を開いて、即座に決行できる。 (6)管理組合は、町内会とか自治会とは一線を画さないといけない。そういうものは、法的見地からも、断固、マンションから排除しなければいけない。マンション管理組合が町内会費を徴収するなどというのは違反行為。それに、何でも一人でやる理事ということは、貴方の理事会は、理事長一人なのですかね。意味が良く分かりませんね。 (7)マンション管理士はダメでしょうね。 リプレイスは、ちゃんとやろうとしますと、業務引継ぎの立ち合いが大変。すべての文書、鍵類、備品等のチェックから、隠しキーボックス(エレベーター保守関係業者・機械警備業者等専用隠しボックス)の新設置とか、一つ一つの立ち合いには、相当の労力が必要。だが、これを疎かにすると、管理会社変更時に、どんどん重要書類が失われていく。また、馬鹿な話だが、妙な粗大ごみとか、誰が出したか分からないリサイクル家電が、建物の影にあったりして、そういう前管理会社の無責任さが浮き彫りになるので、「リセット」という意味でなら「リプレイス」は有効であると思う。
お礼
お礼申し上げます。 今気が付いたのですが、自分は理事じゃなくって、理事長でした。 自分の記載ミスです。申し訳ないです。 ご指摘の通り、区分所有者の住所は一部不明アリ。 回答の他の事項も、ほぼご想像通りだと言えます。 影にイロイロ積んであります。 何から手をつけていいやらという膨大な量ですので 優先順序をつける準備をしています。 本は情報収集にと考えてました。後回しにします。 各法律まで読んでから、暇あったら読んでみます。 一行目に納得している自分がおります。お恥ずかしい限りです。 ですが、乗ってしまった船なので、座ってしまった席なので でかすぎる椅子ですが、認めて頂いた周囲と一緒に 方向性を考えてゆきます。
- merciusako
- ベストアンサー率37% (909/2438)
えらいです。 何とか立て直せればいいですね。 (1)管理人室保管でよいです。 集会室があるようなマンションであれば、ロッカーを購入して集会室保管、という場合もあります。 また、総会、理事会関係の出欠関係書類もありますから、築年数が経つに従って膨大な量になって行きます。 書類を選別して管理会社に保管を依頼するということも可能です。 ただ、どのような書類がどこに保管されているのかは、すべての区分所有者に知らせなければなりません。 (2)理事として何をしなければならないのかは、管理規約に規定されています。 また、理事となる前提の区分所有者は何をしなければならないのかも管理規約に規定されています。 この管理規約は、区分所有法に基づいて作成されています。 つまり、理事や監事の管理組合の役員は、管理規約に規定された業務を行えば良いのです。 というか、それしかできません。 それ以外の業務をするとなると総会での承認が必要になります。 誰が役員をやっても、管理規約、区分所有法は理解していることが前提ですから、役員としての業務においてノウハウの継承はありません。 (3)書類作成はPCですが、管理組合や理事会としての正式な文書には理事長印を押印することになりますから、紙ベースのものが原本となります。 総会での委任状や議決権行使書なども紙のものが原本ですね。 ただし、現在、電子投票などの紙を使用しない方法を模索している段階です。 つまり、紙でなければならない、ということはありません。 マンション毎の実情に合わせて電子化することは可能です。 (4)あなたがしなければならない業務において、何が必要なのかは、まず理事会で検討し、最終的には総会での承認が必要です。 あなたが自腹でないとすれば管理組合の支出になります。 管理組合の支出ということは、すべての区分所有者が納める管理費からということになります。 何が必要なのかを精査して皆さんに了解してもらう必要があるのですね。 (5)マンション管理の基本を知らない方であれば、管理規約、区分所有法を理解し、規約の改定であれば国交省が定めた標準管理規約を読み込む必要があります。 その上で、管理会社や清掃会社との契約関係となると、マンション管理適正化法、標準管理委託契約書の理解が必要です。 つまり、現状を改善したい、ということであれば、ベースとなる様々な情報の理解が不可欠です。 管理会社や清掃会社との主従関係を逆転させたいのであれば尚更です。 まあ、一般的には、管理組合の役員といってもマンション管理に精通しているわけではありませんから、管理会社頼みになってしまうことになるのですが。 少なくとも、管理会社や清掃会社との契約においては、どのような業務をどのように処理するのか、という仕様書があるはずですから、契約通りに業務が履行されているかどうかのチェックはできるはずです。 とはいっても、正直１年ではムリだと思います。 (6)先に述べたとおり、管理組合の役員が何をすべきかは管理規約に規定されています。 原則として、これを逸脱することはできません。 その中で、現実の問題処理に当たっては、理事会で検討し、役割分担を決めることになるでしょう。 ただし、現実の問題の処理が、理事会だけで決定し実行して良いのかどうかも問題になります。 場合によっては総会で、ということになるかもしれません。 (7)マンション管理士など有資格者を付けるかどうかは、管理会社に言うことではなくて、管理組合の総会で決定することです。 総会で承認が得られれば、管理組合独自で委託することになります。 管理会社に拒否権はありません。 地域のマンション管理士会に頼むのは有効でしょう。 マンション管理のプロから見て、現状の管理がどうなのかはすぐに分かりますから。 当然、現状の管理に対する管理委託費が適正かどうかも分かります。 その上で、「こうしたい、ああしたい」という要望も、どのような手続が必要なのかのアドバイスも受けられますから。 本来ならば、管理会社とともに管理の実務を覚えていければよいのでしょうが、「役員が替わってしまう、管理に無関心」では管理会社任せになってしまいますね。 「マンション管理士を入れて勉強する」というのが理解が早く改善スピードも上がると思います。 まあ、管理組合として、それだけの費用負担の覚悟があるのであれば、ですが。 長年積み重なってきたものを同時並行的に一気に改善しようとするのは難しいでしょう。 時間をかけなければならない問題もありますし、あなただけが頑張ってもダメです。 優先順位をつけて、他の理事とも共同して進める必要があります。 ムリをしないでがんばってください。
お礼
お礼申し上げます。 無理にならぬよう、笑顔でなせる様、 準備をしておきたいと考えます。
お礼
ご回答いただき、ありがとうございます。 お昼に最速注文し明日届きます。 便利な世の中になりました。 借地借家法は、 分譲マンションなのに、賃貸をしているらしい？ 区分所有者もいて、理解しようと思って…という理由です。 法律なので何度も読み返し、読み込んで、 日曜深夜２５時頃に、とりあえず 「なんちゃって管理データベース」を 作るところまでこぎつけました。 理解が進み「理事になったら読む本」 は、もう読む気がしません。 近道を照らしだして頂き、大変助かりました。 皆さま改めてお礼申し上げます。
補足
補足を初めてします。 使用に際する失礼があればお許し下さい。 先にお礼を申し上げます。 そして3番目のgolgo13--さんに2点質問なのですが、 回答最後の方にある 「専門書」というと、どういった本になるのでしょうか？ 条文と実務例や解釈のある、「管理組合とうんたらの勘どころ」なる本 （マンション管理士実務研究会と民事法研究会 著） なんてのも買ってみました。 市中で手に入る本ですので若干不安です。 区分とか借地借家法とかは昨晩から読みこんでる最中です。 6法として入社時２００６年度版を一度読んでます。 主に会社法優先でしたが。民法うろ覚え。 一般法はそう変わらないので後回しにしようと考えてます。