会議を長引かせないための進め方

質問

始まりの時間にはみんな厳しいのに、終わりの時間が守られない事は多いですよね。
私のいる会社はその傾向が顕著です。
会議を長引かせないための進め方について、アドバイスを頂けると嬉しいです。

回答No.7

yosifuji20

私が昔いた会社では4人以上集まる会議は社長決裁が必要でした。しかもそこには出席人員の時間給換算のコストを書く必要がありました。
従って普通は関係者を適当に集めて打ち合わせでおしまいというのが多かったですね。
結局会議出席者の多くは出ているだけで発言しないことが多いのです。
時間がかかるのは興味半分という程度の出席者がいるからです。
会議の効率化は、その会議自体が必要か、最低の出席メンバーはだれかから検討すれば半分以下にできますよ。

お礼

ご回答ありがとうございます。
ご指摘のように、出席者が多すぎる気がしています。
必要なメンバーだけを招集してもらうように、働きかけてみます。

回答No.6

hue2011

レジュメをきっちり作っていますか。

レジュメというのはスケジュールタイムチャートですから、これを提示し、進行していけば問題は起きないはずですが。

もちろん人間のやることですからずれが発生します。

それを吸収できる段取りにするのがレジュメではないですか。

まさか
「今季売上を５割増しにする会議」
だけ書いてあって自由発言でやったら、もうデスマッチ状態しかありえません。

やっていないとみていますがどうですか。

お礼

ご回答ありがとうございます。
会議のアジェンダや資料は事前に共有されているのですが、タイムチャートまでは作成していません。

回答No.5

pusai

議題の出し方、説明の仕方に問題はないでしょうか？

「現状は○○です。今後どうしていきましょう？」
このような議題の出し方をしたら、議論は発散して会議が延々と長引きます
「現状は○○です。今後は△△していきたいと考えています。いかがでしょうか？」
このように会議主催者側の方針を明確に示し、その方針に対して承認を得るというスタイルにすれば議論は収束方向に向かい時間も短くて済みます

「会議は議論の場」ではなく「会議は承認の場」と意識して進めることが重要ではないでしょうか

お礼

ご回答ありがとうございます。
おっしゃる通り、約束事やルールが必要そうです。

回答No.4

gouzig

それは皆さん、或いはリーダーが会議が好きだからです。
特にリーダーは普段が孤独な仕事なのでみんなが集まっていると安心なのでしょう。
いろんな意見を聞いたりしていると安心なのでしょう。
しかし、会議をいくらやっても業績は上がりませんね。
会議の前にテーマを決め、参加者は自分の考えをまとめておくようにと事前に連絡することです。
約束を守らなかったら、その参加者はコメントさせないことです。
そのようなことをきちんとすれば、予習と復習をして会議が簡潔に終わる風土が出来ます。

お礼

ご回答ありがとうございます。
おっしゃる通り、約束事やルールが必要そうです。

回答No.3

AR159

終了時刻を事前に設定し、参加者全員に周知するだけです。そして予定時刻が来れば強制的に会議を打ち切ること。これを繰り返せば終了時刻は守られます。

そもそも「何のために会議をするか」の目的が共有されていないのではないですか。
自由気ままに、思いついたことを無責任に、勝手にだらだら喋りあうだけの会が好きなら別ですが、忙しい時間を割いて、高い人件費を使って行う会議ですから、必ず「結果＝アウトプット」が必要です。
単なる「ご意見拝聴」の会なら、わざわざ全員が集まらなくても事前に意見を聞いておけば済みます。

この会議でどの程度まで結論を出すか、どのレベルの決定を行うか、そのためにはどの程度の事前準備が必要かということが逆算されるはずです。
その過程で、わざわざ会議を開かなくても意思決定できるなら、無駄は会議を無くすことが出来ます。これが一番の効率化です。

何のために会議をするのか、その目的をはっきりさせるところから始めるべきではないですか。

回答No.2

noname#237141

終わりの時間を守らないってのが不思議です。
その後の予定は皆ないのでしょうか？

長引くっていうのはある意味、会議参加者全員の
意識の問題でもありますね。

長引く＝結論出ず、先延ばし・・・
なんのための会議なのか？ってことです。

どれぐらいの議題について会議時間を設けて
いるのか知りませんが、一つの議題に
２０分とか時間割を決めておくのが良いですよ。
時間が迫ってくると「ではそろそろ結論を・・」と言いやすいし。

また会議資料は事前に配信しておき、
目を通しておいてもらえれば、建設的な意見が出やすいはず、です。
ここまでして意見が出ない、雑談が多い、終わらないなら
会議なんてしなくて良いです。やってもやらなくても同じですから。

難しい案件などは一回の会議で方針や結論は
出にくいでしょうから、その場合は長引かせず
いったん切って後日の日時を決めて再開する方が良いです。

お礼

ご回答ありがとうございます。
雑談が多くて延びてしまうというよりは、本題が白熱して時間が伸びる感じなのですよね。
時間を守る。というルールの徹底が必要かもしれません…

回答No.1

k-josui

話がそれたら「余談は終わりにして本題に戻しましょう！」でいいのでは？
まあ、この場合あなたのリーダーシップがあれば・・・ですが。
一番若い人が発言しても反発を買うだけです。

お礼

ご回答ありがとうございます。
余談ならまだしも、本題が白熱してそのままズルズルのびてしまうかんじなのですよね・・・