「あいにく会議中で。。。」ってどう思います？

質問

お客様から電話があった時に、電話に出れない事があると思います。

「申し訳ありません、○○はただ今、外出しておりまして。。。」
これは、いいかな？と思います。

「申し訳ありません、○○はただ今、接客をいたしておりまして。。。」
まぁ、これもありかな？と思います。

そこで、ご質問なのですが、
「申し訳ありません、○○はただ今、会議中でして。。。」
と返答するのに、どうも抵抗があります。
お客様の立場にしてみてば、「会議中がどうかは、お宅の都合でしょう！」って
ならないかな？と思います。不快に感じるお客様もいるのでは？と思っているです。

私自身、他社に電話をした時に、「あいにく会議中でして、お急ぎでしたら。。。」
と言われる事が、多々あって返答に困ってしまう事もあります。

みなさんは、「あいにく会議中。。。」と返答することをどうお感じになりますか？

回答No.8

mayuusa · ベストアンサー

『来客中』『接客中』のほうが、嫌味を言われることもありますよ。うちよりも他社を優先するのか？！みたいに。
なので、私はなるべくその言葉は使わず、「席を外している」という言い方をして、そして必ず「いつなら戻るか」を言います。それが肝心だと思います。

逆に、『会議中』は正直に言いますよ。

２、３人のちょっとした会議なら、会議であることも告げずにすぐにまずは繋いで、「今だめだから折り返しって伝えて」と言われたらまたその旨をそのまま、「申し訳ありません。今ちょっと電話に出られないのですが、折り返しお電話さしあげるということでもよろしいでしょうか（よろしいか聞くのがポイント）」ですが、

月に1回の大掛かりな会議とか、自社の社長がいる会議には、取り次げない、と、決まっているので、それも正直に言います。「大変申し訳ありません。実はただいま、月に1回の会議に入っておりまして、お昼休みの時間には、席に立ち戻るのですが、いかがいたしましょうか」と。
お昼休みでよい場合は伝言をメモして机に置きますし、
自分の机にもメモしておいて、会議から戻った顔を見たときにすぐ「お電話ありました。メモ置きましたんで読んでくださいね」と、くちでも言うようにしています。
お昼休みなんかではダメな場合は、会議に入っていない残りの者たちでなんとか対応できるかどうか、とにかく話を聞くのみです。似た件の担当者が応用で対応できる場合もありますし。
とにかく、『会議』と、ちゃんと正直に言うわけです。
そうすることでお客様のほうも、「ああ。この日はこの会社はでっかい会議だから使えないや。来月からはこの日は諦めて済むように、前日にできるだけ仕事しておこう」とか、覚えていただけると思います。それこそうちの都合で大変申しわけないのですが、結局はそうやってお互いの都合も大事にしていくほうが、長い付き合いには良いと思うのです。お客様としても、事情を隠されるよりも、付き合い方が分かるほうがやりやすいでしょう。

また、その信頼を勝ち得るためにも、居留守は本当にめったにしません（全然しないといっても過言ではありません）し上司にもさせません。「いるんだけど、出れない。折り返す。」というのは、嘘をつくのとは全然違って、結果的に良い方向に行きます。不信感をあたえず、愛想をつかされないと思います。

もしも、
会議＝会社の勝手、
と一方的に決め付けるのであれば、それはどうかなと思います。
大事な会議というのはその会社の今後を左右するものであったりもするのです。その会社に健康な経営状態でい続けてもらいたい。という考え方も出来ると思います。

お礼

お礼が遅れてすみません

電話の相手が、ほぼ対等な取引をしているような会社であれば、
「会議中なんですが。。。」と迷わすお答えしています。

やっぱり一番気にするのは、顧客なんでよね。。。
なかにはクレームが一部入っていいる場合もあるし
基本的は、電話は必ず受けるようにはしてるのですが、たまたま
会議の時になんて答えようかなと迷っているんです。

実際に「会議中。。。」とお答えしてお客様の気分を害されて事件もありまして
（大事件になったわけでなく、後で嫌味を言われた程度なんですが）

ご回答ありがとうございました

回答No.7

minarai

会議だから電話に出られない・・・それは確かにお客様には関係ないことかもしれません。

が、会議室に電話を転送したり、ましてや走って呼びにいったりしたら、こちらは少し待たないといけないですよね。
待たされながら「こんなに待つなら伝言メモでよかったのに」と思うことが多々あります。

会議をやっていようが、給湯室で喋っていようが、それはいいんです。すぐに電話に出られる状況なのか、少し待つのか、それを知らせて欲しいのです。

私自身が電話を受けたなら、「会議室にいるので、呼んでまいりますが、お待ちいただけますか？それとも折り返しか伝言にしますか？」みたいなことを言ってます。

お礼

お礼が遅れてすみません

そうですね！電話にでるまでにどのくらい時間がかかるの
目安をお答えするのは、ひとつの手ですね
参考にさせていただきます！

ご回答ありがとうございました

回答No.6

s-eight

どうなんでしょ。
私の会社では、お客様からの電話は社内会議の場合は有無を言わさず取り次ぎます。
やっぱり、社内の都合でお客様にご迷惑をおかけするのも心苦しいので。

お礼

お礼が遅れてすみません

そうですね、私もそうするべきかなと思うんですよね。。。

ご回答ありがとうございました

回答No.5

noname#3316

私はあまり不快には感じませんね。

電話に出てもらいたい相手が出られない時って、悪く言えば
会議中だったとしても、外出をしてたって、接客をしてたって、
極端に言えばトイレにいたってそれは全て「お宅の都合」って
捕らえ方になっちゃいますよね。

クレームなどでヒドイ憤慨をしている時に電話する場合は
「出られない」という結果＝お宅の都合＝早く出せ！になると思います。

dashinshiさんがかけた相手の会社も「あいにく電話中でして、御急ぎでしたら・・・」と
用件を受け止める準備は出来ているようなのでそれを好意と考えた
ほうがいいような感じがしますよ。

その担当がいつもいつも電話に出なくて仕事が滞り支障をきたすのであれば
その旨を話して連絡が来るような時にはなるべく会議中でも取り次いで
もらうようにするとか策を講じたほうが御互いのためになるのではないでしょうか。

また会議をしているという事がその会社の勝手な都合であって
お客様の電話が優先だろうと考えているからそう思うのではないですか？
会社にはそこそこの考え方があるので、一日中会議をしている所もあります。
それはそうと割り切るしかないような気もします。

前の回答にもありますが、私にも居留守された経験はあります。
在席しているのに居ませんというのが見え見えとか、
保留音を忘れて「○×会社だったら居ないって言って」とか
言われた経験は数多くあります。
そういう会社はその場で嫌味の一つも言ってお付き合いを辞めてしまいましたが。

大きな会社であったり、担当が決められているならそうも
行かないのかもしれませんけどね・・・。

お礼

お礼が遅れてすみません

＞ｄashinshiさんがかけた相手の会社も
＞「あいにく電話中でして、御急ぎでしたら・・・」と
＞用件を受け止める準備は出来ているようなので
＞それを好意と考えたほうがいいような感じがしますよ

もちろん好意としてのご返答であると感じています。
それだけに、相手の業務にも支障をきたしたくない、（不快にさせたくない）
との配慮がこちらにも働くので、急ぐか急がないか微妙なときに迷ってしまうんですよ

＞また会議をしているという事がその会社の勝手な都合であって
＞お客様の電話が優先だろうと考えているからそう思うのではないですか？

総務や技術のセクションならお話しは別だと思うのですが、
営業部門の場合は、「会議中・・・」って返答することにどうかな？
と抵抗があるんです。可能限りお客さまからの電話は受けるべきだと考えるものですから

ご回答ありがとうございました

回答No.4

digitalian

「あいにく会議中で……」を言われることには なんとも感じませんが、
「あいにく会議中で……」と返答するには抵抗感があります。

電話の応対で、ばか正直なまでに事情を説明すると、かえって失礼だと思うからです。本当は遅刻をしていても、「今日も遅刻してますので……」とは答えられません。

「あいにく席を外しております。」が無難ではないでしょうか。

お礼

お礼が遅れてすみません

＞「あいにく会議中で……」を言われることには なんとも感じませんが、
＞「あいにく会議中で……」と返答するには抵抗感があります。
私もそうなんですよ。。。
ただ、質問のなかで返答に困ると言うのは、
自分が掛けた電話の要件が、急ぎかどうか微妙なときになんて答えようかな？
と一瞬迷ってしまうことなんです。

ご回答ありがとうございました

回答No.3

j_foster

どういった用件で電話をしているかで、受け取り方は違うと思います。前に相手先にクレームとかの電話をした時に、「申し訳ありません、○○はただ今、会議中でして。。。」 などと言われましたが...電話の向こうでその人の気配がしました。（笑）会議中...一番良い、時間稼ぎだと思いました。
こっちが怒っている時などは、少しムッとしますね。
外出中は仕方ないと思いますけど、携帯も繋がらないとイライラします。

お礼

お礼が遅れてすみません

もちろんケースバイケースですよね
もちろん我社でも、明らかにクレームとわかる場合は、
担当者の判断で、会議中だろうがなんだろうが、電話をつなぐようにしています。

ご回答ありがとうございました

回答No.2

yum_p

私の場合は、特に不快にはなりませんが…
少なくとも会社にはいるわけで、「お急ぎでしたら」って聞いてくれるなら、急ぎだと言えば繋いでもらえるんですから、別にかまわないと思います。

「会議中だから出られません」みたいに断言されてしまうと、
本気で急いでるときはちょっと困るというか「繋いでもらえないんですか!?」みたいになることもありますけど…めったにないですね。
基本的にこちらが客なのですが、相手は（下請けとは言え）社長さんだったりしますので、こちらもそうそう無理は言えないです…(^^;

そういえば、私の会社では、
来客中でも繋いでよいときは「会議中です、お急ぎなら…」
会議中でも絶対繋いでほしくないときは「来客中です…」と言ったりします（笑）。

お礼

お礼が遅れてすみません

＞私の場合は、特に不快にはなりませんが…
そうですか、不快にならなければそれでいいんですよね、
気にされるかたもいらっしゃるかな？と思ったんですよ

＞相手は（下請けとは言え）社長さんだったりしますので
まぁ、相手との立場関係が微妙に影響する事象でもありますよね

ご回答ありがとうございました

回答No.1

driverII

ビジネスでは、当たり前ですね。

相手も礼儀をわきまえた相手なら「無理強いはしません」

もしどうしても必要であれば再度かけなおしますし、
まだ会議が終わっていなければ、事情を話して繋いでもらいます。

お礼

お礼が遅くなり申し訳ありません。

＞ビジネスでは、当たり前ですね。
そうですよね、一般的に耳にする言葉なんです。

＞もしどうしても必要であれば再度かけなおしますし、
＞まだ会議が終わっていなければ、事情を話して繋いでもらいます
この判断にいつも迷ってしまうんですよ

ご回答ありがとうございました。