電話の対応

質問

はじめまして、この2月から事務員になりました。
電話の対応がいまいちうまく出来ないのですが、ようやく慣れてきた所です。
ただ、いつも疑問に思うことがあります。

例1
相手の会社に電話をかけたときに
「○○さんおられますか？」
「○○さんいらっしゃいますか？」
とその人を呼ぶときにはなんていえばよいのでしょうか？

例2
自分の会社に電話がかかってきたときに
担当者が外出しているときには
「申し訳ございません。○○は只今外出しております」
「すみません。○○はでています。」

私はそのときによって、言い方を変えてしまっています。
こういう時って、どのようにすればよいのでしょうか？

また少しどもるしゃべりかたなので、「外出」という言葉がうまく言えません。

参考になるホームページなどがあれば教えてください。

回答No.2

skoncho

初めまして。元人事部のスコンチョといいます。(^_^)

例１
「△△課の○○様をお願い致します」かな

例２
「申し訳ございません。ただ今○○は席を外しておりま
す。戻りましたら、折り返しお電話差し上げましょう
か？」かな

蛇足１
　例１の場合「いつもお世話になっております」＋(名乗る)
をどこかに入れるのをお忘れ無く

蛇足２
　例２の場合、もしも○○さんの予定が分かっているならば
「○時頃には戻る予定ですがお急ぎですか？」とか「本日
は終日戻りませんが、お急ぎでしょうか？」というフォロー
が入ると良いかと思います。(^_^)

回答No.1

xxhokuhokuxx

電話の対応、大変ですよね。

私の職場では相手に電話をかけた場合
「○○さん、いらっしゃいますか？」
「○○さんは今おてすきでしょうか？」
「○○さんを電話口まで呼んでいただけますか？」
などと使っています。

担当者が不在の場合は相手にもよりますが
「申し訳ありませんが、○○は席をはずしております」
「すみません、ただいま○○は外にでております」
のどちらかを使っています。

電話での対応は言葉がどうこうより（もちろん失礼な言い方ではだめですけど）わかりやすい言葉で、ゆっくりとはっきり伝えることだと思いますので、質問者さまのいいやすい言い方を見つければそれでいいと思います。

がんばってくださいね。