電話対応チェックしていただけませんか？

質問

二十歳 男 一般事務アルバイトです。
従業員と社長含め4名の会社でして、自分の電話対応に最近疑問を感じました（入社時に研修等は無し）。
そこで、以下の電話応対に問題、改善の余地、裏技等ございましたらご教授いただけませんでしょうか？
よろしくお願いします！

1＝自分 2＝電話相手

1* はい、ｘｘｘ会社です。
2* +++会社の●●●です。○○さんはいらっしゃいますか？
1* はい、ただいま○○は別の電話に出ておりまして(残念そうに言う)。
2* そうですか。
1* 5分後にこちらからかけ直させていただくという形でよろしかったでしょうか？
2* 分かりました。
1* すいません、失礼ですが・・・
2* ｘｘｘ会社の●●●と申します。ではよろしくお願いします。
1* 承りました（orかしこまりました）。失礼致します。

回答No.2

aoiyu · ベストアンサー

＞1* はい、ただいま○○は別の電話に出ておりまして(残念そうに言う)。
　↓（下記に訂正させていただきます）
1*「はい、ただいま○○は別の電話にかかっておりますが、いかがいたしましょうか？」
にすれば、相手に委ねることが出来ます。
　↓
2*「電話が済んだら折り返しお願いします。」、
　↓
1*「かしこまりました。恐れ入りますが、もう一度お名前と念の為に電話番号をお伺いできませんでしょうか？」
　↓
2*「ｘｘｘ会社の●●●と申します。電話番号は○○○○です。」
　↓
1*復唱し、「承知いたしました。○○よりお電話申し上げますのでよろしくお願いいたします。失礼いたします。」

相手が「また掛け直します」と言ったら、
　↓
1*「申し訳ございません。お電話のあった旨申し伝えますので、恐れ入りますが、もう一度お名前をお伺いできませんでしょうか？」
　↓
2*「ｘｘｘ会社の●●●と申します。」
　↓
1*「お手数をおかけいたします。よろしくお願いいたします。」

以上は、相手の名前を聞き漏らした場合の対応です。
基本は１さんの通りでメモですね。

部分的には　↓
＞5分後にこちらからかけ直させていただくという形でよろしかったでしょうか？
・「5分後」
はっきり時間をお応えするのは、○○さんの予定をご質問者さまが決定することになり、不適当ではないでしょうか。
「折り返し」又は「後ほど」にしてはどうでしょうか。

・ 「かけ直させていただく」　→　「ご連絡申し上げる」

・「～よろしかったでしょうか？」
この表現は社会人として適切な表現ではないので「よろしいでしょうか？」

お礼

ありがとうございます。
＞・「～よろしかったでしょうか？」
この表現は社会人として適切な表現ではないので「よろしいでしょうか？」

感動しました。少し日本語を学びなおそうと思います。。

回答No.3

blue015

ご参考になれば幸いです。

1* はい、ｘｘｘ会社です。
最初に電話を出た時に
例）「はい、ｘｘｘ会社の□□です。」と自分の名前を名乗りましょう。

相手が会社名・名前を名乗られたら、
例）「+++会社の●●●様ですね、いつもお世話になりありがとうございます。」会社名・お名前の確認と、お世話になっている感謝の言葉を述べます。実際に電話口で頭を下げると気持ちが伝わると思います。

1* はい、ただいま○○は別の電話に出ておりまして(残念そうに言う)。5分後にこちらからかけ直させていただくという形でよろしかったでしょうか？

例）「申し訳ございません、○○は、ただ今、別の電話に出ております。私でよろしければ、ご用件を伺いますが」と自分で出来る範囲の用件を伺いましょう。
別に残念そうにする必要はありません。

相手が、担当者から電話がほしいと言われれば、
例）「わかりました、○○の電話が終わりましたら、こちらからかけ直しするよう伝えます。失礼ですが、お電話番号を伺ってよろしいでしょうか」と相手の電話番号を聞きましょう。
相手から電話番号を聞いたら、
例）「○○○-○○○-○○○○ですね、○○に伝えておきます、ありがとうございました。」と復唱して確認し、電話口で頭を下げましょう。

相手が電話を切ったことを確認してから、こちらの受話器を静かに置きます。

電話を取る時に、メモを取るようにします。
頭での記憶は、間違いの元です。

正確さと丁寧さを心がけましょう。
また、明るく笑顔での応対は、電話の相手も気持ちがいいものです。
電話では顔は見えませんが、こちらの応対が伝わるものです。
ヾ ^_^

お礼

ビジネスの基本も身についていないと自覚し、恐縮するばかりです。とても参考になりました。ありがとうございます＾－＾

回答No.1

asuca

相手の会社名と名前を聞いた段階でそれをメモしてそれを聞いたときに復唱するのが普通です。

2* +++会社の●●●です。○○さんはいらっしゃいますか？
1* +++会社の●●●様ですね？申し訳ありません。ただいま○○は別の電話に出ております。

＞1* 5分後にこちらからかけ直させていただくという形でよろしかったでしょうか？

５分後にこちらから電話できるかどうか○○さんの電話の状態が分からないので確約は出来ませんよね。
ですからここは「折り返しこちらからご連絡させていただだきますがよろしいでしょうか？」
になるのが自然です。

で、「分かりました」の後に○○さんがその人の連絡先を知らないときのために「念のためご連絡先を教えていただけますか？」と聞くと良いです。もちろん連絡先が分かり切っている人だったらここはそれに応じてになります。
その上で「 ｘｘｘ会社の●●●様、ご連絡先がxxx-xxx-xxxxですね。○○にその旨申し伝えます。」
となります。

お礼

なるほど。

＞相手の会社名と名前を聞いた段階でそれをメモしてそれを聞いたときに復唱するのが普通です。

上司が常に先方の名前を２回確認する方なので痲痺していました。１回で済ますことが礼儀ですよね。

とても参考になります。
「その旨申し伝えます」
明日から実践していこうと思います。
ありがとうございます！