属人化した状況を改善したい

質問

社内の業務で、とある社員に属人化した業務があります。

属人化した影響で、以下のような悪影響が発生しています。

・その社員が休むと業務が止まる
・個人プレーのため、チェックができず品質が悪い
・ミスが続くことで、周りもシラける（「またあいつか」という感じです）

共有や引継ぎを指示しても、「忙しいから」と逃げ回り、時間だけが経過します。
自分で改善案を考えることもできず、自分ばかりが、と文句ばかりです。
正直、情けない人だと思います。

どうすれば、この属人化した状況を改善できるか、悩んでいます。

・上長承認のもと、こちらで引継ぎのロードマップを作成し、それに従って共有をして貰う
・ルールを設けて承認制とし、個人で作業を実施することを止める
・その人を担当から外す（極論ですが・・）

などを考えて一部は進めていますが、「こうしてはどうか」など、
皆様のご意見を頂けると助かります。

回答No.4

key00001 · ベストアンサー

私の経験上で申せば、そう言う属人性には「怯えないこと」が一番で、質問者さんの案の中で言えば、「極論」の、担当から外すを採択します。

怯えたり弱気に考えるから、「その人が休んだらどうしよう？/困る！」などの発想になるし、相手から見た場合、質問者さんらの「弱み」に見えるのです。

従い私なら、ゼロから再構築するくらいを覚悟して、上司にその人物の「排除（異動など）」を具申しますよ。

実際には私は上司の立場で、属人化してしまった海外現地の責任者を、全く引継ぎもせずに、突然、更迭しちゃったことがあります。
まあかなり苦労はしましたが・・・苦労の先には従前より遥かに良い状態となりましたし、自分らの手で再構築しましたから、「自分好み」でやりやすいですよ。

そもそも属人化が問題となる場合、その社員が属人化させた理由とか原因がある場合が多いです。
また、その理由や原因は、自分の地位の保全や失敗の隠蔽とか、下手すりゃ不正などが存在する場合もあり、いずれにせよ、かなりネガティブな理由，原因です。

言い換えますと、業務を属人化させる人間は、無能とか卑劣で、大したヤツではありません。
故意に複雑化などして、難しく見せているだけで、善意で優秀な人間が必死で取り組めば、すぐに立て直しが出来ると思いますよ。

あるいは、下手に出るから付け上がるのであって、排除などを意図して強制執行的な措置を講じれば、驚くほど従順になったりする場合もあります。

ご質問の様な状況には、日本語にピッタリな言葉があり、「案ずるより産むが易し」と言うヤツです。
怯えず果敢にやっちゃって下さい。

お礼

有難うございました、
お話より大きな気付きと勇気を頂きました。

回答No.3

hue2011

組織というものを考えてください。
誰が何の責任を負っているか。（だから指示権を持っているか）

これを把握しないと、何を改善要件として考えついても誰も聞く耳もちません。
権限もない立場で改善提案などをつくると却って嫌われます。

気分的感情的な話を離れて、決裁権のある人に問題を理解してもらうのにどうしますか。
場合によっては同室にいない事業部長の判断をえなければならないかもしれません。

この、「視点の単一化」を考えてください。
もし誰に話せばよいかの判断がつかないなら、この件を悩むのはやめてください。

誰に話すかを確定させたら、次の点だけを考えてください。

そのひと（事業部長、業務課長、主査などのうちだれかひとり）の立場で、この件で損になる点を考えてください。
会社として損だとか組織としてダメだとか、そういう視点ではなく、この担当者の視点だけで考えましょう。
このことがあったらこの人の立場が悪くなるだろうという視点です。

それがわかったら、それを説明する数字を集めてください。
ダレさんがいなかったときにこういう問題が起きた。それで対応が何日（何時間）遅れた、とか、
ダレさんと連絡がつけられなかったため、苦情が何件でてきた、とか。
こういうものを、本来その人がいてくれたらゼロであるものがいくつになった、というレポートをつくるのです。
こういうことが起きています、ご相談したいのですが、と持ち込みます。

その数字を見て、決裁権のある人間なら、担当者をデュアルにしなければならない、交代式にしたほうがいい、というようなアイディアが自分の頭で発生します。

この人の頭の中でアイディアを発生させなければいけません。
それに対して意見として同意したり注意をしたりするのはやってかまいません。

でも、こちらからアイディアを出して提出はやめましょう。
なぜかというと、この担当者の領域を侵してから相談ごとをする形になってしまうからです。
それはこの人に対して失礼です。

誰かのせいであるとか、皆が迷惑しているとか、そういう立場での発言を一切してはいけません。
私怨にしか聞こえないからです。

よろしいですか。単純ですよ。

誰に相談するか、決めること。
状況を説明できる数字をあつめてレポートにすること

だけです。

お礼

有難うございました。

回答No.2

gouzig

企業によくある悩みですね。
私は以下の方法だと思います。
現担当者が尊敬する上位者が話をすることですね。その内容は会社として何とかしなければならないので、二人体制にしたいので教育を頼むと。その教育が成功した場合に現担当者に給与か賞与をはずむのです。もし協力できないなら担当を外すと。協力した方があなたに大きなメリットがあることを理解させることです。
多分、外されたら現担当者にとっては何も残らないので協力すると思います。
ただ、リスクヘッジとして現担当者が何も協力しなかった場合を考えて、会社としてノウハウのまとめをはじめたいですね。

お礼

有難うございました。
参考になりました。

回答No.1

EFA15EL

まずは本人にも問題意識を持たせることです。
そして評価と直結させる。
属人化してしまった半分は会社の責任ですが、
それに対する改善指示を無視するのなら、それは当人の問題です。

一方的に担当を外すのはちょっと乱暴ですので、せめてこれぐらいの段階は必要でしょう。

お礼

有難うございました。
参考になりました。先ずはルールを現状より明確化し、
それを守れないようであれば、当人の問題として考えて見ます。