他社との定期会議でのアジェンダ

質問

業務委託先との会議において、アジェンダはどちらが作成すべきでしょうか

たとえば、開催場所がA社の場合、Aが作成など、ご教示いただけますと幸いです。

回答No.1

Tann3 · ベストアンサー

普通は、会議を主催する方が作るのではないでしょうか。会社同士の会議では、開催を働きかけた方。主催者、あるいは会議を開きたい方に、「何を議題にするか」「何を議論したいか」という意図があるはずなので。
　通常、アジェンダを作る側が、議題や出席者、分担や持ち時間を決める権利を持ちますので。

　定期的に開く場合は、参加会社が持ち回り・交代で、ということが普通でしょう。その場合は「内容が定例的に決まっているので、誰が作ってもほぼ同じ」ということです。
　開催場所の会社がアジェンダを作るというのは、こういう場合でしょう。
（ただ、そういう会議は、「惰性」「馴れ合い」で開催する場合が多いので、あまり意味のないものが多いです。）

　質問者さんの場合、相手が「委託先」とは、質問者さんの会社が「委託元」なのでしょうか。
　「委託先」に進捗報告をさせたいための会議か、逆に委託先から積極的に委託元に状況報告と質問や確認をしたい会議か、内容にも依存すると思います。
　双方に同じようにニーズがあるなら、持ち回りでよいのではないでしょうか。
　一般的には、「委託元」である質問者さんの会社の方が、進捗確認や直接の担当者から生の話を聞きたいということで、会議を開きたいニーズが大きいのではないでしょうか。もしそうなら、内容が形がい化しないためにも、質問者さんの会社がアジェンダを提示する方がよいと思います。（相手にアジェンダを作らせると、報告したくない議題を意図的に外す、出席させたくないメンバー関連の話題を外すなどの可能性もある）

お礼

相手にアジェンダを作らせると、報告したくない議題を意図的に外す、出席させたくないメンバー関連の話題を外すなどの可能性もある

なるほど、ありがとうございました！解決です。

回答No.2

tachin

定期会議であろうとなかろうと、打ち合わせが事前にはないのですか？。
　その過程で、どちらが作るか役割分担も決めるのが普通と思いますが。
　あるいは、言いだしっぺが作るべきとも感じます。

お礼

ありがとうございました