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チェックする作業が苦手です
私は仕事柄プログラムを組んだりするのは得意なのですが 他の作業で自分が打った伝票の数字をチェックする仕事があり どうしてもチェックしてるのに実は間違ってるという事が多いです。 見返してみると確かに間違ってます。 金額など大事な数字を扱うのでチェック漏れないようにしたいのですが 自分では何度もチェックしても、合ってると思い込んでるのか、間違ってるのに気付けません。 プログラミングは動かしてみれば間違ってるところがわかるので得意なのですが、 自分で間違いを見つけるのが下手なようです。 こういう場合、どうやったら 数字の間違えを見つける能力を養えますか?
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40代後半主婦です。 半年前からパートで初めて売上伝票の入力業務に携わっていますが、毎月ミスを出してしまいます。一人で事務を切り盛りしている50代女性の補助として雇われ、一日2時間程度の勤務です。私自身は他にメインの仕事を持っています。(事務系ではありません。) パソコン自体には馴染みがあり、ワードの文章入力はできましたが、商品コードやカタカナの商品名、金額の入力等々、FAXで送られてきた手書きの発注書を見ながらの入力が、こんなにも気を遣うものなのだと初めは本当に大変でした。 それでも間違えられないと、自分なりに1枚1枚確認しながら打ち、時間をおいてチェックしています。その時点で訂正できればホッとしますが、システム上、売上伝票を入力したデータが自動的に請求書となり、それを月初すぐに発送するという流れで、見つけることの出来なかったミスは、得意先から指摘されたり、先輩から指摘されて発覚します。もう毎月冷や汗で何とかならないものかとご相談させていただいた次第です。 結婚前にしていた事務内容とは違い、このような仕事のフロー知識はないため、言われるままにやっていました。ただ、半年経ってみて、新人が入力した請求書を社内チェックしないまま発送することも問題の一つと考え、先輩によるチェックを提案させてもらい、先月からは請求書のみを月末にサッと見直してくれることになりました。 ただ、手書きの原紙と付け合わせるようなチェックでは無いので、発送後の得意先によるミス発覚は防ぐことができませんでした。 もちろん私の入力ミスを無くすことが一番なのでこれからもその努力はします。初めの頃の自分でも信じられないような打ち間違えは少なくなりました。 20年前の事務とはやり方が違うとは思いますが、請求書は100%間違えのないものを先様に送らなければならないのは同じだと思います。 売上伝票入力から請求書送付までの仕事の流れは現在どのようになっているのか自分なりに調べたりもしていますが、こちらでもご教授いただければ幸いです。 先輩はパソコンなども堪能で、安いパート代で経理から掃除までを一人でこなす、とてもしっかりした方です。聞けば丁寧に教えてくださいますが、ミスにはとても厳しく、正論で責められます。ただ私と同じく主には20年前のやり方しか知りません。 売上伝票入力は月末で締め、請求書出力、その日の内に発送作業して投函します。ここの会社は締め当日に請求書発送が伝統で、月末は本当に忙しく緊張します。 質問をまとめますと、 (1)何もかも一人で担っている先輩に、請求書チェックをもっと細かくやってくださいなどと再度言うのは私の甘えのようで言いづらいのです。なんと言ってお願いしたら受けていただけると思われますか? (2)ダブルチェックの方法ですが、手書きFAXとの付け合わせ以外の方法はないのでしょうか?例えば、請求書発送前の月初3営業日あたりまでに、請求書の数字と付け合わせることのできる経理上のデータはあれば、入力ミスがあるかないかだけは明確になると思うのですが。 長文お読み下さりありがとうございます。何卒よろしくお願いいたします。
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