事務の女性に、社員としての自覚を持たせる仕事とは？

質問

私は、社員５名（営業２名、技術２名、事務１名）の小さな会社を経営しています。

事務を担当する社員だけが女性で、あとはみんな男性です。

その女性社員に、これからは経理や庶務以外の仕事を任せたいのですが、どのようなことをやらせたらいいでしょうか？

彼女は入社４年目で、オフィス内の雑用や経理事務、電話応対など、一通りの社内業務はちゃんとやってくれます。

しかし、いまいち、社員としての自覚が持てていないと思うのです。派遣社員でもできるような仕事が多いので・・・・

朝９時に出社し、夕方５時には帰る。残業・休日出勤はゼロなので、たぶん、日常業務も「やることがありすぎて忙しい！」ということはほとんどないでしょう。少し前の話ですが、業務時間中にパソコンでネットショッピングをしていて、私が注意したこともあります。

しかしこれは、決して彼女のやる気がないわけではなく、経営者である私の責任だと思っています。

私自身が外（現場）に出ることが多く、オフィスの日常業務にまで目が行き届いていないことや、経理・庶務以外の仕事を彼女に任せてこなかったからです。

むしろ彼女は、どちらかと言えば「会社のために」といろいろ考えて仕事をしてくれているほうだと思います。

最近も、彼女は自ら、オフィスの模様替えを提案してくれて、新しいレイアウトを一生懸命考えてやってくれています。
（より仕事がしやすい導線が作れるので、私もほかの社員も賛成しています）

できれば、今のように、彼女に何か仕事を任せて、（直接的な売り上げでなかったとしても）会社に何らかの利益を与えてくれることで、今後、彼女の給料も上げていきたいと思っています。

なんというか・・・雰囲気の話で申し訳ないのですが、彼女のモチベーションが上がってがんばることによって、ほかの男性社員にも良い影響が出ると感じています。

具体的に、彼女に経理・庶務以外で、どんなことを任せたらよいでしょうか？

うちの会社は、現場中心の制作業界なので、彼女を営業担当にして現場に行かせることはできません。また、日中は彼女だけが留守番なので、社内でできる仕事をさせたいです。

会社案内パンフレットの作成、ホームページの管理、新人社員教育（新人は今はいませんが・・）、業績チェック表・マネジメントチェックシステムの構築、採用に関わる業務・・・いろいろ考えましたが、どれも「会社の利益を上げている」とすぐに評価しにくい気がします。

たとえば、現在使っている経理ソフトを、もっと彼女がマスターして、１人で決算までできるようになれば、税理士さんに支払うお金も減って、その分を彼女の給料に上乗せできると思うので、まずはそれをやってもらおうと思っています。

このように、何か数字で表せるような仕事で、ただ「がんばっている」というだけの評価以外の評価ができるような、数字が出せるような仕事・・・・ないでしょうか？

今、経理や総務をやっている方、中小企業の経営者の方からぜひアドバイスをお願いします。

回答No.3

first_lady

＞朝９時に出社し、夕方５時には帰る。残業・休日出勤はゼロなので、たぶん、日常業務も「やることがありすぎて忙しい！」ということはほとんどないでしょう。少し前の話ですが、業務時間中にパソコンでネットショッピングをしていて、私が注意したこともあります。

まるで今の私(笑)
前任者が数時間残業していた仕事なのに、
8：30～18：00勤務で残業しないどころか、こうして書き込む時間は余裕ｗ

えっと。
まずは本人の意向を聞いてみませんか？
現状で満足なのか、給料が増えるなら仕事が増えても良いのか。

私は、単に現状よりも仕事が増えるというだけで昇給ありましたよ。
もっとも、残業が出来ない家庭環境(幼児が居る)なので、
時間内にできる仕事という絶対条件付です。

という事で、もし本人に昇給を望む気持ちがあるなら、
新たな業務を与える対価としての昇給は普通の事です。
中小企業の場合、たいてい明確な昇給基準ってないですからね（＾＾；

具体的には。

＞「会社の利益を上げている」とすぐに評価しにくい
これを逆転の発想というか、
「経費削減の効果」という数字で評価出来ます。

もちろん、すぐに結果が出る経費削減策ばかりではないと思います。
でも、そのアイデアだけでも買う価値はあります。
女性らしい観点で、思わぬ意見が飛び出るかもしれませんよ！

回答No.2

hata79

彼女がマスターして、１人で決算までできるようになれば、税理士さんに支払うお金も減って、その分を彼女の給料に上乗せできると思う」に。
一般的に、どんなに経理がしっかりしても、それで税理士に払うフィーが下がるものではありません。
仮に年末調整事務、法定調書の提出まで完璧にするので、チェックは要らないとしてもその分のフィーが下がることはないように思います。
顧問税理士がそれを言ってるなら、良いですが。

どうも時間に余裕があるようだと思われてるなら、会社の名前を使って全く違う仕事をさせてみたらどうでしょうか。
例えば、ネットショップが思い浮かびます。
お客様へのサービスとして安い商品を仕入れて販売するという目的なら、定款にも触れないでしょう。
○○株式会社がしてるネット販売となれば、信用度はありますし、ネットショップなどタダで作れる時代です。
初期費用がかからないように研究をさせて、売上が出れば、給与アップも可能です。

回答No.1

ben0514

税理士兼社会保険労務士事務所で働いた経験のある、現在零細企業の事務担当役員です。

事務職は利益貢献をしにくい立場です。それで評価しようとすること自体、難しいと思います。
また、事務職としての意識のある人に、営業職のようなことを求めると、嫌がることも多いと思います。
税理士がやるようなことまで求めると、税金対策や計算ミスの責任が重くなり、嫌がる人もいますね。

私は役員でもあり、いろいろ考え行動する立場です。
経理も庶務も法務も総務も人事も、事務系のもののほとんどを対応します。専門家を使わない方針で私が学びながら対応しますね。

最近私が会社の利益を生み出すものとして考えているのは、助成金業務ですね。
助成金はものすごい数があり、すでに条件を満たしている、社内の規則を影響のない範囲で変更するだけ、などで得られる助成金もあります。雇用の方法や待遇を考えて変更するだけで得られる助成金もあります。助成金の多くは、社内規則・経理関係に関する部分がありますので、会社を良くして、従業員のための会社にしつつ、助成金をもらうことで会社の資金繰りのプラスになると思います。
国などからの助成金だと、売上ではありませんので、消費税の対象とはなりません。会社が赤字や繰越欠損などがあれば、その範囲については法人税も課税されません。

助成金を知らずにつらい思いをしている会社が多いように思いますね。