会社での文房具・備品の購入について

質問

こんにちは。
社員８０人程度の中堅会社に勤めています。
私の後輩が入ってきたのですが、文房具（備品）の購入についてルールが無く何かと困っています。

「ティシュって買ってもらえないんですか？○○さんのいるフロアでは買ってもらったらしいんですけど」「○○さんが可愛い名刺ファイル買ってもらったみたいなんですけど」
等・・・（○○さんは彼女と同時期に入った新人さんです）
文房具・備品はフロア別に担当を決めて随時必要なものだけ購入しているので担当に直接聞いてくれと伝えました。箱ティッシュはほかフロアからもらってきたようです。名刺整理ボックスは私のものが余っていたので彼女にあげました。（あまり嬉しくはなさそうでしたが・・・）

仕事に必要な最低限のものは購入してもらうにしても、ティッシュや名刺ファイルはそこまで必要なものとも思えません。
今後、彼女が文具担当を引き継ぐ予定なのですが、勝手にいろんなものを購入するのは想像に難くありません。

さて、ここで質問です。
(1)私自身が彼女に注意するか、ほかのフロアの文具担当に確認するなどの行動を起こしたほうがよいのでしょうか。
(2)皆さんの会社ではどんなシステムで文房具を購入していますか？
　 今後は上司の決裁をもらうなど、会社で決まりごとを作ってもらったほうが良いのでしょうか。

くだらない質問ですみませんが、宜しくお願いいたします。

回答No.4

noname#149268

厳しい会社だといちいち申請して許可が下りてってのがあるのかもしれませんが、私の会社ですとかなり適当です。
というのも、金額的にも突出せずに、明らかに個人の趣味の使用でなければ許されます。

安めのボックスティッシュや会社の会議でのむお茶やコーヒー（１バッグ包装のもの）などは許されています。上司自らが使っていますしね。
さすがにカップヌードルまで買っていませんが・・・

名刺ファイルは飾り気のないベーシックなファイルなら個人用であっても購入は認められますが、業務にふさわしくないキャラクターモノとか高級なものは自主的に自粛しています。

こういうのって常識の範囲でおさまってくれるといいのですけどね。
とんでもないものを買ったり、ありえないほど消耗品費を使ってしまうと、目をつけられて規制が入ってしまいますとまさに墓穴を掘るってところです。

あなたが今の文具担当なんですよね。
あなたがルールを作って引き継げばいいと思います。
上司は常識の範囲内でやっていれば、ああだこうだ言いたくはないし、この程度のことで指示を出したくもないのです。

文房具メーカーのカタログに乗っている範囲のものでの購入、高額なものは上司の許可を得ることなどを言っておけばよいのでは？

お礼

yukia252さん：

ご回答ありがとうございます。
彼女に仕事を教える立場ですが、文房具の発注担当ではありません。
発注担当から直接仕事を引き継いでもらうように伝えました。
彼女が担当になったらと考えるとちょっと怖いですが気にしないことにしました。

>とんでもないものを買ったり、ありえないほど消耗品費を使ってしまうと、目をつけられて規制が入ってしまいます
１年ほど前にまさにおっしゃるような事実があったのです。
総務のチェックを通すというルールはできましたが、私は月額制限等で規制すべきと思ってます。

回答No.3

first_lady

総務部担当者です。

（1）ご自身が注意することに疑問を感じます。
後輩と言うからには、部下では無いんですよね？
上司から、お2人が一緒に指導していただきましょうよ。
まずは後輩の要望や、あなたの思いなど相談です。
「別に買えば良いんじゃない？」って言われたら、それまでです。
その代わり、書類を作って決裁印をもらっておくと安心。
「聞いてない」って逃げられては困りますからね。

（2）今の会社に私が入った時には、特にルールは無かったです。
なので、社長に相談してルールを作りました。
10人足らずの会社なので、何もかも社長決裁です。
今では、確実に決裁を貰ってから発注です。
ただし社長の奥さんと、常務(社長のいとこ)は、社長の決裁不要(- -;
言われたら注文します。

前に勤めていた数百人規模の会社では、購入希望金額などによって決裁者のランクがありました。
単価によって…とか、単価は低くても数が多い場合…とか、前も買った事があるか初めてか…とか。
総務部長だったり、業務部長だったり、社長じゃなきゃダメだったり。

経費は人のお金と思うのではなく、
節約すれば、いつかボーナスなどで自分に廻ってくると信じて働く方が良いです(*^^*)

お礼

first_ladyさま：

ご回答、ありがとうございます。
(1)仕事を教える立場、ではありますが役職ついてないので上司ではないです。

(2)総務部を通すというルールはありますが「何を買ってよくて何を買っちゃだめか」は曖昧です。

>経費は人のお金と思うのではなく、
>節約すれば、いつかボーナスなどで自分に廻ってくると信じて働く方が良いです(*^^*)

上司にきいたら頼めばいいんじゃないと言われました。
みんなで頑張って稼いだお金、と思ってほしいのですが贅沢ですかね。
私の仕事は仕事を教えることであって、常識を教えるのは違うと感じてます。
あとは本人がそのうち気がつくことを願ってます。

回答No.2

-yo-shi-

会社の備品として購入するものの原則的な考えは、共有できる物であり、また個別に使うものであっても使用者が退社する際には会社に残すもの！だと思います。

ですからティッシュ共有出来ますから問題は無いと思いますが、私は個人で持っていきます。
名刺整理BOX・ファイルは共有できないので個人負担だと思います。

お礼

yo-shiさん：

こんばんは。ご回答ありがとうございました。
私も『ほかの人でも使えるもの』と思ってました。
でもまぁ、意外とあいまいな概念かもしれませんね。
常識を教えるのって難しいなと思ってます。

回答No.1

miki88fuku

こんばんは。

私が以前勤めていた会社では消耗品費として、１ヶ月の予算が決まってました。経費や庶務など事務全般は私が全て担当していましたが、ティッシュ(BOX)は必要ですので購入していましたよ！(保湿ティッシュや鼻セレブなどの高価なものではなく一般的なものですが…)
その他、ボールペンや洗剤やペン立て…書ききれない程ありますが…。その月に必要なもの、在庫が少なくなってきたものなどを購入しますが、予算に余裕があれば名刺入れや、個人的に仕事に使うものなどは購入していました。
もちろん毎月予算が余るわけではないので、今月は予算足りないからダメ～！って却下する事もあります(笑)

いま勤めてらっしゃる会社には毎月の予算などはないのですか？

補足

miki77fukuさま：
さっそくのご回答、ありがとうございます！
確かに、毎月の予算が決められてれば分かり易いですよね。

特に予算等は無いみたいです。
以前に一度、文房具や備品の買いすぎが問題になって以来、総務を通して発注するようになりました。
それまではフロアによって買い方もまちまちで問題になったのですが、いまも本質は変わってないかもしれませんね。