書類の体裁が合っていない。誤字脱字が多い、ということで上司に叱られてば

質問

書類の体裁が合っていない。誤字脱字が多い、ということで上司に叱られてばかりです。

今の会社に入ってもうすぐ半年になります。
仕事は事務です。企業の採用試験の出題や採点を手配する仕事をしています。
それまでは自営業で（と言っても超零細の個人事業主ですが）、会社組織の中での事務経験がほとんどなく、書類作成（契約書、見積書、請求書、試験問題、採点結果返却）に四苦八苦しています。

まだ新人ということもあって、作った書類は必ず上司に見せてからクライアントに送ることが義務付けられているのですが、その上司のチェックを一発でクリアできたことがほとんどありません。

エクセルデータを作成することが多いのですが、間違いの例を以下に挙げてみます。

点数が下揃えになっているのに受験番号は中揃えになっている。
試験が複数種類あるときに、ヘッダーの位置が統一されていない。
試験が複数種類あるときに、「平均点は四捨五入」という文言の前に※が入っていたりいなかったりで統一されていない。
一列だけ文字のフォントが微妙に小さい（採点者の入力がおかしい、またはひな型の書式がおかしいのを自分でまとめる段階で修正できていない）。
50点満点という場合がまれにあるのですが、いつものように100点満点のままにしてしまう。
SUM関数の範囲が間違っている。
10点の配点のところに採点者が誤って15点と入れているのに、気が付かない。
単純な誤字脱字。
全角文字と半角文字が入り混じってしまう。

採点結果をまとめたり、見積もりや請求を作ったりというルーティン的な仕事は手早く終わらせてクライアントとの打ち合わせや、それを受けてどのような試験にするのか、作問・採点者の手配と彼らとの打ち合わせ、また実際の試験問題の正誤のチェック、自分が担当する分野の試験問題作成等に時間を割かなければならないのですが、そうなっていないため残業も多く、そのくせ仕事が不正確で、上司には完全に目をつけられて職場で窮屈です。

上司に信頼してもらい、仕事をやりやすくするためにも、自分では完璧だと思えるまで何度も何度もデータ上と出力したプリントでチェックして持っていくのですが、問題なく戻ってきたことがほとんどありません。
新入社員ではありますが、上司と仕事内容も量もほぼ同じで（というより、上司も認めているのですが私の担当試験分野は課内でも最も量が多い）ため、たくさん時間をかけて、というわけにもいかず、採点者から返ってきた採点表を、その場でクライアントに返却できる形に直して（実際の答案との照合も含め）、早いときには数十分後には発送できる段階にしないといけません。

どうやったら、速く正確に書類のチェックができるようになるのでしょうか。

回答No.3

gisahann · ベストアンサー

ひな型は使えないのですか？（形式を選択してコピー。数値・文字をクリアして使うとか）
何種類かのパターンを揃えてください。

採点入力の間違いについては、セルの中でいろいろな工夫をしてください。
（不適当な入力があった場合は、条件式などで受け付けないように）

詰まる所、慣れしかありません。　上手な人のやり方を盗みましょう。

回答No.4

soixante

＃１で回答した者です。

他の方からも指摘されている通りです。
あなたはスピードを重視するあまり、基本的な行動をあまりにもないがしろにしすぎです。

＃２さんご指摘の通り、今のチェック状況じゃチェックできてないんだから、愚直にチェック表で実行するべきでしょう。
新人ならなおさらですよ。

＞リストを作って見ながらやっていると「かったるいことをするな」と怒られる
のかもしれませんが、あなたのひどい仕上がりの提出物をチェックさせられる周りも迷惑ですし、やり直しするのも時間のロスなわけです。

急がば回れ、なんですよね。

＞チェックし忘れたわけではなく、チェックしたのに漏れてしまう。

これは現実にチェックできてないんです、あなたがいくらチェックしたと言おうが、漏れは漏れなんです。
結果が全てですからね。

ご質問のケースでは、＃３さんの回答にもある通り、通常ですと、定型のフォーマットを使うところでしょうね。
この対策をするだけで、罫線の種類だの、入力欄のセンタリングがどうの、などのミスは回避できるはずです。
全角と半角の混在なんてセルの設定をすれば防止できるわけです。

実際の答案との照合のほうが何倍も気を遣うべきことではないのでしょうか。
であれば、入力形式だとか、フォントのサイズだとかをいちいち気にしてたら、そりゃこなしきれないでしょう。

素直に改善策を練って見ましょう。たとえそれが今は回り道に感じることであっても、それをきちんと実行できるか否かで、半年後も同じことをやって上司から罵倒されているか、飛躍的に仕事が出来るようになってるか、が変わるでしょう。
頑張ってください。

補足

チェックができてないのは私も認めるところです。事実として誤っているわけですから。
チェックしたはずなのになんで？ということを質問したかったわけではなく、チェックしたはずなのに、チェックできていないということを回避するにはどうすればいいのか、というのが質問の趣旨です。
やはりひな型なのですね。

回答No.2

Sasakik

＞実際に紙にしてチェックしていったことはないのですが、一個ずつ頭で考えながら（全角と半角は入り混じっていないか等）チェックしていっても見逃してしまうのです。

自分では努力しているつもりでしょうけど・・・何も改善していない以上、全く役に立っていない＝問題点を理解していないと同じコトです。

頭の中だけでやっても結果が出来ていないのに、どうして「チェックリストを作る」ことを軽視するのでしょうか？

仕事は結果を出すべきであり、質問者サマが「頭で考え」ているだけじゃ「自己満足」を求めているだけにしか映りません。

お礼

一つは業務量が多く、リストを作って見ながらやっていると「かったるいことをするな」と怒られるからです。以前、送付する書類の一式を入れ忘れないためのチェックリストを作ってチェックしながらやっていると注意されました。

ほかには、チェックすべき項目はすでに頭に入っていて、それをチェックし忘れて書類に不備が出るわけではないからです。
エクセルの罫線が太くなっているべきところで、細くなっていないか。それを考えて書類をチェックしても、太くなっているべきところが細いままで見逃していたりということが原因なのです。
他もすべて同じです。チェックし忘れたわけではなく、チェックしたのに漏れてしまう。
ただ、もう他にするべきことや方策がチェックリストを作ることだけで、それをやっていないなら、やってみてどうかを試してみるべきですね。

回答No.1

soixante

チェックすべき項目をリストアップされていますね。
であれば、自分の手元にチェック表を作成してその都度確認してはどうですか。

□　点数が下揃えになっているのに受験番号は中揃えになっていないか。
□　試験が複数種類あるときに、ヘッダーの位置が統一されているか。
□　試験が複数種類あるときに、「平均点は四捨五入」という文言の前に※が入っていたりいなかったりで統一されているか。

みたいに。

上司に指摘されたところはこのチェック表に追加していくわけです。

一度注意されたことは二度ミスしないようにしていけば大丈夫ですよ。

お礼

実際に紙にしてチェックしていったことはないのですが、一個ずつ頭で考えながら（全角と半角は入り混じっていないか等）チェックしていっても見逃してしまうのです。
あとで指摘されるとなんてこんなあからさまな間違いがチェックできなかったのだ？と自分に腹が立つほど見逃してしまいます。
やはり