勝手な取引先について

質問

勝手な取引先について

仕事のことで質問なのですが、私の会社はあるメーカーの代理店をしているのですが、そのメーカーの担当者の対応があまりに遅くて困っています。

見積りや書類などの提出を求めても、「今、外だから帰ったら確認する」とか「忘れてた、すぐにやる」とか「明日やる」と言われて、その後も連絡がありません。
３回くらい催促して初めて、書類が出てきたりします。時間がかかる書類なら仕方ないのですが、電話口で「その書類ならもう用意してあるから、会社に戻ったらすぐに送る」とか「用意はしてあるけど、今日は会社に戻らないから、明日やる」と言うのに、なかなか出てきません。
酷い時は、お客さんから故障の連絡があり、故障した部品をその人に送ってもらっていたのですが、お客さんの要望は「故障の原因・対策と、修理費用を教えて欲しい」とのことだったのに、それを連絡する前に勝手に修理してお客さんに送っていました。お客さんから「費用も分からないまま勝手に修理されても代金は払えない」と怒られています。（私はしつこく提出を求めていました）
先日も、ずっと前から頼んでいた書類が「用意してあるから明日やる」と言われたのに出てこなかったので催促すると、「事務所の引越しがあったばかりで、ダンボールが８ケースもあるから、すぐにはできない」と言われました。私も「今頼んだことならそれも分かりますけど、ずっと前からお願いしてましたよね？」と言うと「ごめん、なるべく早くやるから」で終わりです。

その方は忙しく外回りをしているようで、なかなか会社にいません。携帯はつながっても上記のような状態です。商品の知識とかセールストークのような営業力はある方だとは思うんですが・・・
また、メーカーの所在地が私の会社からかなり離れていて、行くとなると出張になってしまうため、なかなか顔を合わせて話すことができず、やりとりはほとんど電話かメールになります。ですが、私はお客さんの状況とか細かく伝えているつもりです。書類の催促もかなり頻繁にしています。

私はその人よりもかなり年下ですが、それなりに言うことは言っているつもりです。
同じような状況を経験されたことがある方、いらっしゃいますか？
その場合、どんな対策をされましたか？

回答No.4

noname#115788 · ベストアンサー

文面から判断すると、二通りにパターンがあると思います。

１　メーカーの担当者の事務処理能力が低い。
２　メーカーの担当者が過剰な負荷を強いられている。

取引先のメーカーの内部事情は判りませんから
とりあえず、Ａ４で２枚程度に現状をまとめたレポートを作成して上司に相談します。
(顧客の信用を失っていることを強調するのがコツです)

１の場合は、担当者を更迭してもらうか増員してもらうしか方法がありません。
２の場合は代理店契約の内容を見直す必要があります。

２の場合、一日で５００通以上のメールがくる場合が本当あり、超人でないかぎり処理しきれない場合があります。その場合は代理店契約の内容を見直すと解決する場合があります。
例えば
■修理等のサービスを代理店が独自に行い、その料金は代理店に決定権があるとする。
■販売価格は代理店に決定権がある
等です。まあ。自動車のディーラーみたいなイメージですかね。

いずれにせよ企業間の契約、交渉の話なのでhoney_bitter27 さんが経営者でなければ採決の権利はありませんから上記の内容をふまえて上司に相談してみてください。

お仕事が上手く行くことをお祈りしています。

お礼

ご回答ありがとうございます。
確かに、先方の担当者はかなり忙しいとのことでした。
ただ、一日５００通もメールが着てるほどではないと思いますが・・・

レポートにまとめるという方法は、早速試してみます。
私は経営者ではないので、レポートを利用して上司に相談してみます。
ありがとうございました。

回答No.5

noname#152421

一度だけではないんですよね。
担当者を変えれば済むという問題ではないかもしれません。
私なら代理店契約を見直すことを考えます。

同様の機能を持つ別のメーカーの製品による差し替えが可能かどうかです。
仕様上可能性があるのなら、競合メーカーとの交渉を開始し、まとまるまで現行の取引先との関係を表面的には続けます。

いずれにせよ、質問者さんに決定権がなければ、上司にすぐ上申するべきでしょう。

黙っていると顧客や自社に損害を与える可能性があり、そうすると質問者さん自身の責任を問われることになるかもしれません。

そのメーカーの考え方として、もし質問者さんの会社がそのメーカーにとって大事でないと考えているのなら、優先順位を低くしているのかもしれません。そっけない対応をしても競合他社に取られないと高を括っているとか、関係が駄目になっても取引の規模が小さいから問題にならないとみられているか。

お礼

ご回答ありがとうございます。
代理店契約を見直すという方法は、ちょっと難しいと思います。

というのも、うちの会社は全国に支店があり、支店によってはかなりの取引量があります。（担当者の対応の良し悪しまでは聞いたことはありませんが・・・）
ただ、うちの支店は確かにそれほどではないです。

私、個人の感情としては、アドバイスいただいたように、競合他社のメーカーの製品を担ぎたい部分もあるのですが・・・会社的に難しいです。

でも、思い切ったご意見に勇気をいただけました。
ありがとうございました。

回答No.3

kotoby2003

どういう取引関係にあるかわかりませんが、おそらく、当の本人に何を言っても無駄だと思います。
相手の上司などに相談されるのはいかがでしょうか。
そして、どうすれば改善できるのか、改善計画などを提出させます。

たとえば、改善案として考えられるのは、担当者にさらに上司や別の人間をくわえさせ、書類の提出が遅れそうなら代理で連絡させる、提出させるような体制にする、などがあります。

お礼

ご回答ありがとうございます。
相手の上司に相談というのもいい手かもしれませんね。
ただその担当者の発言とかを聞く限り、自分の上司をナメているフシもあるので、
果たして自分の上司に言われて聞くかどうか・・・
でも、検討する価値はあると思います。
ありがとうございました。

回答No.2

ginG1224

４０代の男です。

明らかに業務に支障を来たしています。

ご質問者様の上司に、これまでの詳細状況をお話して正式に(相手の上司等へ)
クレームしてもらうよう頼みましょう。
一度ガツンと痛い目に会わないとこの手の人はこのままです。
ご質問者様の事をナメているのでお灸を据えてやりましょう。

お礼

ご回答ありがとうございます。
他の方のご指摘にもありましたが、やはり上司に相談するのが一番ですよね。
自分も、取引先としての配慮はしつつも、結構キツく言ってたつもりですが、
ナメられていたかもしれません・・・
その担当者もご回答者様と同じ４０代なので、貴重なご意見でした。
ありがとうございました。

回答No.1

sumer45

個人と個人のやり取りをされているように思えます
会社同士のやりとりなのです
あなたが困る＝会社が困る＝客先が困る　ですので
どうにもならないのなら自分の上司を通して
相手先のその上司などへハナシをしてもらえばいいと思います

お礼

ご回答ありがとうございます。
うちの会社は比較的、担当者レベルで話が進むことが多く、
良くも悪くも私の仕事には上司は口出ししてきません。
上司に相談することも検討してみます。
ありがとうございました。