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eメールの保管をどのようにした方がいいのかイマイチ分からないまま運用し
noname#151570の回答
利用媒体が書かれていないので、前提条件がハッキリしないですが、今やメールソフトも機能や便利さは大きく違います。 その中で特に問題になるのが、データ保存ファイルの容量制限がある場合です。 OEでは、１トレイ2GB(dbxファイル）、Outlook2003以降はメールデータも含むすべての個人データファイルが20GB(outlook.pst)、私のメインのThunderbirdが１トレイ4GB(mboxファイル）です。 その上で、 ＞最近受信トレイと送信トレイに案件別、メーカ別にフォルダを作り、そこに入れています。受信トレイと送信トレイに分けないで送受信は一つのフォルダに入れた方が話しの流れが分かりいいのか？ この部分ですが、しばしば「古いメールの閲覧を行う必要がある場合で、これらの閲覧/確認を効率的に、かつ、扱い易くするにはどうすればよいのか」ではないですか？ まず、前記の１トレイの制限容量内で扱う限りは、送受信メールをすべて１つのトレイに入れても良いと思います。 例えば、サイズ限界に近くなったら、区切りのよい期間ごとに新しいトレイを作成して、そこに入れたらよいですし、OEでは会話別にまとめる（スレッド表示：但し、件名ごとのみ）ことができますから便利ですね（長所）。 トレイの制限が気になって分散保存する場合は、メッセージルールで相手ごとに自動振り分けでも、手動でもよいですが、その基準は自分で決めるしかないですね。 しかし、この場合は、OEでいえば、ローカルフォルダ（サブフォルダを含む）を検索対象にしても、会話別や双方向のメールを一覧にするようなことには限界があります（短所）。 この辺で悩まれているのでしょうか？ Office Outlookの方が、まだグループごとの折りたたみや対象フォルダを指定できる検索フォルダもありますから、便利かも知れません。 ただ、折り畳んだ状態では、その中のメールをすべてスクロールで確認できないです。 その点では、各トレイに分散保存していても、すべてのトレイを対象にしたバーチャルな検索フォルダを作成して使用できるThudenrbirdは、差出人別や件名別のグループ化して表示が可能になり、折り畳んだ状態で、絞り込み検索や次々と連続してメール本文などのプレビューが可能にもできますから便利です。 このような扱いができるメーラーは他にも少しはあると思いますが、今の媒体が不明なので、これらを参考に決めて頂くしかないですね・・。
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回答ありがとうございます。 hinagohngさんの経験・知識レベルになく、本当に少し踏み出したレベルで意思の疎通が 難しいかもしれません。 OEを一通り操作して、他のソフトを経験すると分かりそうな気がしますが 今は浅め、軽め、シンプル・・・な感じで済まそうと思っています。 具体的な容量が分かったこと、送受信メールをすべて１つのトレイに入れても良いという意見がある こと、色々な仕組みと方法があり奥が深くなっていることが感じ取れたことが収穫でした。