eメールの保管をどのようにした方がいいのかイマイチ分からないまま運用し

質問

eメールの保管をどのようにした方がいいのかイマイチ分からないまま運用しています。
今までは全くフォルダ管理をしていなかったのですが、最近受信トレイと送信トレイに案件別、メーカ別にフォルダを作り、そこに入れています。受信トレイと送信トレイに分けないで送受信は一つのフォルダに入れた方が話しの流れが分かりいいのか？と疑問に思いつつ仕事をしてます。受信トレイと送信トレイに分けず一緒のトレイに入れておいた方が色々と便利でしょうか？みなさんがしているメールの管理方法と長所と短所を教えて頂ければと思います。宜しくお願いします。

回答No.1

keithin · ベストアンサー

Outlook Expressなどを利用しているときは，メールの送信時に，自分のメールアドレスをBCCに入れて送信し，全て受信メールとして一括管理しています。

デメリットは，まぁ確かに一手間かかりますが，送信メールを移動させる手間が省けるのとで相殺です。
メリットは
１．送受信メールを一元管理できます
２．相手にどういった内容で送られたのか，自分でも受信した姿を確認できます
３．複数のパソコン(WEBメールを含む)を使っているので，どのパソコンからメールを送信しても，どのパソコンにも送信メールを確保できます。
４．サーバのメール保持期間中メールのコピーをサーバに残す設定にしているので，最悪手元のメールを失うトラブルが発生してもサーバにコピーが残っている範囲で回復できます

またOutlookを使っている場合は，メールの仕分けルールを送信メールにも適用できるので所定のフォルダに自動で送信メールのコピーを仕分けさせる手も使えます。

お礼

回答ありがとうございます。
最初に設定を記入してませんでした。Outlook Expressを使用しています。

>メールの送信時に，自分のメールアドレスをBCCに入れて送信し，
>全て受信メールとして一括管理しています。

やっぱり色々工夫しているんですね。
メーカの営業で受信者に送信者の名前があるようにしている方がいますが
そうゆう利点があったのかとやっと分かりました。
全員へ返信する場合、毎回送信者のアドレスを消さなければならず、なぜそうするんだ？
と思っていました。

後半の3、4は初心者でよくわかりませんが色々な仕組みがあるとゆうことが掴めました。

回答No.4

noname#151570

#3です。

＞本当に少し踏み出したレベルで意思の疎通が難しいかもしれません。

そうですか。
使用メーラーはOutlook Expressのようですから、重要なことを補足しておきます。

Outlook Expressや1トレイ1ファイル形式のメールソフトでは、トレイにあるメールデータを保存しているファイルの最適化を行うようにしないと、メールが消えることがあり得ます。
過去ログでも、その関係の質問を見ることができると思います。

Outlook Expressでは、先の2GB限界を意識するのはもちろんですが、トレイの一覧から削除や他のトレイに移動した場合でも、削除や移動元のトレイには、削除などの操作をしたメールのデータは残ったままですから、サイズは減りません。

元のトレイのこの不要な情報データをスリム化して、dbxファイルの断片化などによるメールデータの損壊や認識不良の発生を防ぐために、

削除又は移動元のトレイを選択して、ファイル→フォルダ→最適化を定期的に行うようにしてください。
※この操作で、デスクトップにゴミ箱に,bakファイルが出るハズです。これには、削除したデータも含まれていて、メールが消えた場合に復元に利用することができます。

削除済みアイテムフォルダも同様です。ほおっておくと、受け入れる余地がなくなって、受信トレイなどから削除しようとしても出来ない現象が起きます。

そうすれば、100回起動ごとに自動的に聞いてくる「最適化を行いますか？」に応じても問題はありません。

参考までに。

お礼

なるほど。
そんな落とし穴があったんですね。
ファイル→フォルダ→最適化でゴミ箱にbakファイル（200メガ位）ができました。

最適化を覚えておきたいと思います。

ありがとうございました。

回答No.3

noname#151570

利用媒体が書かれていないので、前提条件がハッキリしないですが、今やメールソフトも機能や便利さは大きく違います。

その中で特に問題になるのが、データ保存ファイルの容量制限がある場合です。
OEでは、１トレイ2GB(dbxファイル）、Outlook2003以降はメールデータも含むすべての個人データファイルが20GB(outlook.pst)、私のメインのThunderbirdが１トレイ4GB(mboxファイル）です。

その上で、
＞最近受信トレイと送信トレイに案件別、メーカ別にフォルダを作り、そこに入れています。受信トレイと送信トレイに分けないで送受信は一つのフォルダに入れた方が話しの流れが分かりいいのか？

この部分ですが、しばしば「古いメールの閲覧を行う必要がある場合で、これらの閲覧/確認を効率的に、かつ、扱い易くするにはどうすればよいのか」ではないですか？

まず、前記の１トレイの制限容量内で扱う限りは、送受信メールをすべて１つのトレイに入れても良いと思います。
例えば、サイズ限界に近くなったら、区切りのよい期間ごとに新しいトレイを作成して、そこに入れたらよいですし、OEでは会話別にまとめる（スレッド表示：但し、件名ごとのみ）ことができますから便利ですね（長所）。

トレイの制限が気になって分散保存する場合は、メッセージルールで相手ごとに自動振り分けでも、手動でもよいですが、その基準は自分で決めるしかないですね。
しかし、この場合は、OEでいえば、ローカルフォルダ（サブフォルダを含む）を検索対象にしても、会話別や双方向のメールを一覧にするようなことには限界があります（短所）。

この辺で悩まれているのでしょうか？

Office Outlookの方が、まだグループごとの折りたたみや対象フォルダを指定できる検索フォルダもありますから、便利かも知れません。
ただ、折り畳んだ状態では、その中のメールをすべてスクロールで確認できないです。

その点では、各トレイに分散保存していても、すべてのトレイを対象にしたバーチャルな検索フォルダを作成して使用できるThudenrbirdは、差出人別や件名別のグループ化して表示が可能になり、折り畳んだ状態で、絞り込み検索や次々と連続してメール本文などのプレビューが可能にもできますから便利です。
このような扱いができるメーラーは他にも少しはあると思いますが、今の媒体が不明なので、これらを参考に決めて頂くしかないですね・・。

お礼

回答ありがとうございます。

hinagohngさんの経験・知識レベルになく、本当に少し踏み出したレベルで意思の疎通が
難しいかもしれません。

OEを一通り操作して、他のソフトを経験すると分かりそうな気がしますが
今は浅め、軽め、シンプル・・・な感じで済まそうと思っています。

具体的な容量が分かったこと、送受信メールをすべて１つのトレイに入れても良いという意見がある
こと、色々な仕組みと方法があり奥が深くなっていることが感じ取れたことが収穫でした。

回答No.2

violet430

メールソフトにもよりますが、受信箱や受信トレイには保存しないで、他のフォルダへ移動させた方が良いです。
理由は、受信箱にメールが多いと動きが悪くなる場合が多いからです。
私は用途別に分けて保存しています。

お礼

>受信箱にメールが多いと動きが悪くなる場合が多いからです。

動きが悪くなる場合が多いことを知りませんでした。
その点に留意しようと思います。

回答ありがとうございました。