目上の人への英文メールの書き方を教えて！

質問

ある取引先会社の副社長に英文メールで書類の確認の依頼をしましたが返事が来ません。催促のメールを出したいく、書いてみたのですがおかしいところがあると思うので添削してください。

Dear Vice President LASTNAME

Thank you for your cooperation.
Please let me know the present situation.
Is there any difficulty in interpreting information?
Please let us know if you have questions or need additional information

Best Regard,
FULL NAME,
COMPANY NAME.
書きたい内容は・・・以下に
御世話になります。
現在の状況を教えて下さい。
以前送ったメール問題ありませんか？
質問かさらなる情報の提供が必要でしたら連絡お願いします。
と言った感じです。

回答No.6

duosonic

duosonic です。
補足拝読いたしました。

＞＞どうしても、今、私がやっている日本のビジネススタイルに合わせようとする悪い癖ですね。直していかないと。。。
＞決して日本流のビジネス慣行を踏襲していることが悪いと言っているのではありませんよ。日本の取引先には日本流の対応が必要です。ただ、ご指摘の通り、それをそのまま欧米企業に持って行ってはいけないということですね。

日本流では、ビジネスにおいても奥ゆかしさや遠慮が尊重されます。あっちもこっちも日本人で相手の考えることがある程度分かっているから、それはそれで良いのです。しかし「オブラートに包む」という観念が薄い？ない？欧米では、「日本企業の担当者は何が言いたいのか、YesなのかNoなのか分からない」という印象を持たれます。そうすると「購入判断に時間が掛かるのではないか？　　いつまで経っても結論がでないのではないか？」と懐疑的になることがあるワケです。そうすると損をするのは日本企業の方ですよね。

ここでも、オンラインで海外から買い物した際のトラブルに関する質問が山ほどあります。例えば、「注文してから常識的な時間が経っても一向に商品が着かないので、どうなっているのか販売業者にメール照会するにあたって Sorry to bother you ～ と言えば良いか？」といった質問も散見されます。しかしそういう言い方では、先方にもっともらしい言い訳をする余地を与えるだけです。なので欧米企業には「一体どういうことだ？ 何で納品が遅れているのだ？ すぐに調査して知らせろ」という毅然とした態度で臨まないことには一向にラチが開きません。それでも進展しないことがありますから。一方先方は、こう強く言われたからといって気分を害す云々ということはありません。要するに「相手によってこちらのアプローチの仕方を変えて行くことは必要ですよ」という話です。

お邪魔いたしました。ご参考までに。

回答No.5

duosonic

duosonic です。
補足拝読させて頂きました。

・メールでは Dear Mr. LASTNAME とすれば充分です。日本流の「苗字社長、苗字課長」という風に役職名を付けるということは、あまり欧米のビジネス慣行ではなされませんね。もう一つは、「VP ＝ 副社長」とは限りません。米国企業では VPという役職者が部門毎に複数いることがたくさんあります。Senior VP、Assistant VPというタイトルの人間も多数いますよ。

・あいさつ的な表現を入れたいというお気持ちはお察しします。面識があって、頻繁にやり取りがある担当者であれば、How are you doing? I hear it is pretty cold in where you are. くらいのことを書いても構わないと思います。しかし欧米では、get right down to business という表現がありますので、すぐにビジネスの話をしても全く差し支えありません。特にメールならそうですね。日本的な慣行とは違い、枕詞がメールに書いていなかったからといって相手がイヤな思いをするということはあり得ません。なので用件だけをズバッと言われた方が、忙しい相手も助かります。或いは、このVPとhifi_001さんは面識があって、いつも話をしている人なのですか？

・補足に追加情報をお書き頂けなかったので詳しい状況は分かりませんが、質問や資料が必要であるとか、商品を購入したいということであれば、必ず先方から自発的に連絡があります。当然です。なので、本当に相手に着いていなかったら元も子もありませんから、とにかく「前信メールが着いているのか不明なので、下添再送だけしておきます」だけで良いと思いますよ。いずれにせよ、それほど時間を掛けるべきところではないですよね、ここは。

ご参考までに。

お礼

アドバイスありがとうございます。参考になりました。
どうしても、今、私がやっている日本のビジネススタイルに合わせようとする悪い癖ですね。直していかないと。。。

回答No.4

lis385t

副社長だと毎日大量のメールを受信しているので、見逃されたか、もしくはジャンクメールボックスに入っている可能性もありますよ。
ご質問の趣旨から少し離れますし、相手の会社との関係にもよりますが、メールを受領したかどうか一度電話で確認を入れてはどうでしょうか。不躾でも何でもありません。

それから、少し気になりましたが、目上の人だから、取引先だからという理由で英文の記述内容を変えることはほとんどありません。　繰り返しになりますが、表現は相手の会社・担当者との関係の深さによります。　また「お世話になります」をどうしてもつけたい場合は文末です。　しかしcooperationは、既に一緒に作業が進んでおり、「お手数おかけします」のような特別な場合に使ったほうがしっくりいきます。その他の場合は、(Best) Regards,で終わりです。

相手の方と今まで一度でもメール・電話のやり取りをしたことがあるのであれば、ラストネームで始まるのも米国のビジネスメールでは違和感がありまし、副社長の肩書きは元々要りません。

たとえば次のような表現はどうですか？

First Name, (もしくは Dear Mr. Last Name) <<< 関係によります。

This is a follow up for the 月/日/年 email that I sent to you pertain to the xxxxxxxxxxxxxxxx.
If you have any questions please feel free to call or email me.
Regards,

Your Name

最後になりますが、メールの内容もさることながら、メールのタイトル（Subject)を製品名・キーワードなど副社長にアピールするものにするとスキップされずに済むかも知れません。

以上、ご参考まで。

お礼

アドバイスありがとうございます。
業務担当の変更により日々、１，２通程度の英語メールを書くはめ？になっています。
また、分からないことがありましたら手助け宜しくお願いします。(回答頂いたみなさんへ)

回答No.3

ucok

＃２欄へいただいたお礼を拝見しました。

「前回出したメールに再返信」の意味がわかりません。ちなみに、「We are wondering if you have recieved our email as of 日付」は「（日付）に私どもが送った電子メールは、お受取りになりましたでしょうか」という意味です。

＞どうしても、『いつも御世話になります。』的な文章を入れたくなるのですが、やはり、みなさんは入れていないのですか？

電子メールの書き出しというものは、それなりにありますが、要件と無関係な挨拶はビジネス文書では用いないものです。例えば、いきなり「Dear 誰々　Did you recieve...」という書き出しをビジネスでするのは、はなはだ失礼ですが、季節がどうのとか、皆さまのご繁栄がどうのとか、世話になっていてどうの、ということは冒頭には書きません。そういうことは、どちらかというと文末に書くことであり、どうしても気になるのなら、今回の催促のメールでも文末に「We appreciate your cooperation in advance. （改行）Best Regards,....」と書いても構いません。

逆に、習慣にない挨拶を冒頭に書いてしまうと「これは何を意図した文なのだろう」と思うでしょう。例えば、日本語でも「○○様　時節柄お体ご自愛くださいませ。さて、本日、メールを書きました理由は…」なんて書いたら、相手は悩みますよね。

ビジネス英文レターの文例集は、どこの書店でも売っています。これから何度か英文メールをお書きになるのでしょうから、一冊お手元に置いておいてください。

回答No.2

ucok

要するに「返事の催促」なわけですよね？　だったら、それだけを簡潔明瞭に書けばいいのではないでしょうか。

***

Dear Mr. 姓,

We are wondering if you have recieved our email as of 日付.
We would appreciate it if you could send us a reply as soon as possible.

Best Regards,
自分

前回送ったメールを日付ごとコピペ

***

という具合に。ご覧いただければおわかりかと思いますが、「現在の状況を教えて下さい。問題ありませんか？質問かさらなる情報の提供が必要でしたら」は入れていません。

これで弱い場合は、＃１さんがご指摘になったような補足をメールに盛り込むべきであり、月並みな挨拶を入れても、混乱するだけで、あまり意味がありません。

お礼

回答ありがとうございます。
教えて下さい。
We are wondering if you have recieved our email as of 日付.
の文章は前回出したメールに再返信でも使われていますか？
また、どうしても、『いつも御世話になります。』的な文章を入れたくなるのですが、やはり、みなさんは入れていないのですか？

回答No.1

duosonic

こんにちは。

1.
ハッキリ申し上げて、これでは弱いと思います。もう少し状況を教えて下さい：
(1)相手から返信がないと御社が困るのですか？
(2)何について？　 商品の売買について価格をオファーしたということですか？
(3)それで返信がないということは、興味がないということです。返信しない ⇒ 興味がないという意味だと、相手も考えている場合が欧米ビジネス界には多々あります。御社製品が良いと思えば、自発的に先方から連絡あるハズですから。なので基本的に待っているだけで良いと思いますよ。

或いは、他に背景があるのでしょうか？

2.
特に相手が何か当方の利益になるような協力をしたというワケでない限りでは、Thank you for your cooperation.という言い方はしませんよね。得意先だったら Thanks for your business.、初めて照会があったのなら、Thanks for your interest in our products.という感じでしょうね。

ご参考までに。

お礼

回答ありがとうございます。色々と参考にさせていただきます。Dear Vice President LASTNAMEという書き出よりDear mr. LASTNAME
の方が宜しいですか？