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ミスをなくすための仕事の悩みと改善方法
- 仕事の中でミスをなくすための悩みがあります。現在、業務事務職に異動となり、主任として働いていますが、間違いをすることが多くなり、先輩からの指導を受けています。
- ミスが続いていることで、自信もなくなり、口調もきつくなっているようです。また、同じ立場の同僚はミスが少ないため、自分には何か問題があるのではとも思っています。
- 今後の展開に不安を感じており、改善方法を知りたいです。数字の間違いやうっかりミスなど、仕事の覚え方や気持ちの持ち方についてもアドバイスをいただきたいです。
- bibico
- お礼率96% (29/30)
- その他（ビジネス・キャリア）
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質問者が選んだベストアンサー
はじめまして。私も事務職をやっていますが、事務をやっていれば誰でも必ずミスはすると思います。ただ、そのミスをいかに少なくしていくかということが重要なのだと思いますし、また自分自身でミスを見つけ出し修正することができればそれはそれで良しと考えています。 私が実践している工夫はだいたい以下のような感じです。 (1) 整理整頓 幼稚な話ですが、私はこれが絶対に一番重要だと思っています。机上にはその仕事に必要なもの以外は一切置かない、書類もその場で全てファイリングするなど。ミスをする人は机が汚い傾向があると思いますし、机上に書類が積み上がっているような人は事務職として周囲からも信頼されないのではないでしょうか。私は帰宅時には机上には何もない状態にしています。 (2) 業務日誌をつける これも当たり前のことですが、提出期限のあるレポートや出張の予定などのスケジュール管理、あと電話や口頭で依頼された用務などのタスク管理をカレンダー式の業務日誌で全てやっています。スケジュールやタスクの管理がカレンダーでしっかりできれば、半年先の用務でも忘れることはありません。パソコンで同じことをやっている人もいるようですが、私はこれだけは断然手書きノート派です。 (3) 書類は自分で必ず再チェックする どんなに簡単な書類でも、自分で作ったものは必ず自分で再度目を通す、推敲する、誤字脱字のチェック、数字のあるものは電卓をおく。これでかなりのミスは防げるはずです。 (4) 仕事の優先順位を明確にする 緊急の用務、重要な用務、会議や稟議の必要な用務と、そうでない軽微な用務、緊急を要しない用務との優先順位を明確にして効率的に取り組むことで、特に優先順位の高い用務は早く仕上げミスをチェックする時間を作ることもできると思います。 (5) メモをとる 業務日誌と一緒のものでいいと思いますが、ひとから教えてもらったことや会議の内容、自分のしてしまったミスの内容や対処など、簡単でいいのでノートにメモをとっておくことは重要だと思います。分からないことは同僚に教えてもらうことは構わないと思いますが、同じことを２度きいてはいけないと思います。もちろん同じミスを２度は許されません。 (6) 健康と睡眠 健康な身体と十分な睡眠は「いい仕事」の必須条件です。 以上、だいたいこんなところです。質問者さんと私とでは同じ事務職とは言えおそらく業務内容が違うでしょうからあまり参考にはならないかもしれませんが、何かのヒントになれば幸いです。
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- GJ-Officer
- ベストアンサー率29% (242/823)
役所で事務の仕事をしている40代の男です。 次の3冊の本が役に立つのではと思います。 『奇跡の仕事術』 http://www.amazon.co.jp/%E5%A5%87%E8%B7%A1%E3%81%AE%E4%BB%95%E4%BA%8B%E8%A1%93%E2%80%95%E8%87%AA%E5%88%86%E3%81%AE%E4%BB%95%E4%BA%8B%E3%82%92%E3%83%9E%E3%83%8D%E3%82%B8%E3%83%A1%E3%83%B3%E3%83%88%E3%81%99%E3%82%8B-%E3%82%AB%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%83%BBP-%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%B8%E3%83%BC/dp/4820115782/ref=sr_1_1?ie=UTF8&s=books&qid=1223691630&sr=8-1 『となりの達人の段取り術』 http://www.amazon.co.jp/%E3%81%A8%E3%81%AA%E3%82%8A%E3%81%AE%E9%81%94%E4%BA%BA%E3%81%AE%E6%AE%B5%E5%8F%96%E3%82%8A%E8%A1%93-%E6%97%A5%E7%B5%8C%E7%94%A3%E6%A5%AD%E6%96%B0%E8%81%9E/dp/4532312272/ref=sr_1_1?ie=UTF8&s=books&qid=1223692058&sr=8-1 『ヒューマンエラーを防ぐ知恵』 http://www.amazon.co.jp/%E3%83%92%E3%83%A5%E3%83%BC%E3%83%9E%E3%83%B3%E3%82%A8%E3%83%A9%E3%83%BC%E3%82%92%E9%98%B2%E3%81%90%E7%9F%A5%E6%81%B5-DOJIN%E9%81%B8%E6%9B%B8-4-%E4%B8%AD%E7%94%B0-%E4%BA%A8/dp/4759813047/ref=sr_1_1?ie=UTF8&s=books&qid=1223692895&sr=8-1
お礼
有難うございます。 参考にさせていただきます。
- 33obachan
- ベストアンサー率25% (119/473)
おつかれさまです！お子様をもちながら懸命に日々の難問に立ち向かわれているご様子、頭があがりません。 家庭の切り盛りでプライベートも忙しいので、疲れがとれないのでミスを起こしやすいというのがあるかもしれません。アロマとかマッサージなどリラックスできるお店で軽いぜいたくしてみては、、、 20代の子は機械作業を覚えるのが早いと思います。携帯メールもめちゃくちゃ早いし、パソコンも得意で、自然につかいこなすとミスも少ないはずです。 個人差もありますが、、、。 また抱える仕事量が多いのも原因かもしれません。 あれもしないといけない、これも、とあたまにいろいろなものが入っているので、ミスになるのかもしれません。 あたまをからっぽにして、ひとつのことに集中できるよう、 箇条書きメモやスケジュール手帳におまかせして、とにかく集中されるとか、、、 また、送信ミスがあるのに、短縮ボタンとか使ってみえますでしょうか。 考えられるのが、電話番号の掛け間違いしないよう、丁寧に番号をうちこんだのに、違う場所を見ていた、、というようなことでしょうか。 作業の手間を減らして、確認しやすくするとか、、、 比べてもきりがないです。20代の子は20代のよさがありますが、 人生の先輩は、誰よりも知恵があります。人当たりもよいです。 尊重されるべきなので、気にしすぎて、ミスがミスを呼ぶことのないよう。どうか自信をお持ちください。
お礼
ご回答有難うございます。 ＞あれもしないといけない、これも、とあたまにいろいろなものが入っているので、ミスになるのかもしれません。 仕事量は多くはないのですが 私の能力を超えている量なのかもしれないです。 終ったらこれもあれもしなくちゃと気が無意識にあせっているのは確かです。 与えられた仕事、これでお給料をもらっているのですから 頭を空っぽにしてひとつの事に集中してとにかくしっかりやってみます。 ＦＡＸは短縮ボタンはあるのですが送らなくてもよいものを一緒に送ってしまったり 似ている名前を勘違いして送ってしまったりが多いです。 再確認を怠らないで頑張ってみます。 有難うございました。
お礼
ご回答有難うございます。 とてもわかりやすくまとめてくださりとっても勉強になります。 (1)整理整頓 終ったものを後でファイリングしようと置いて 他のもののファイルに入れてしまったりすることもありました。 机の上のごちゃごちゃ気をつけます。 (2)業務日誌 カレンダーで提出期限や予定を書き込んで把握してましたが 日誌までは書いてませんでした。 毎月ほとんど同じ業務の繰り返しですので作ってみれば あとで反省や次の月の予定にも役立ちます。 やってみます。 (3)書類の再チェック これはチェックしているつもりになってましたが ミスをするということはチェックがされてないということです。 気が焦ってしまいこのくらいで大丈夫か～と思ってしまうのがいけないのだと思います。 再々チェック、電卓をそばに置き慎重にやってみます。 (4)仕事の優先順位 優先順位の高いものを先にやってから後から再チェックですね。 気をつけているつもりでしたが能率よく時間をとることが出来ます。 (5)メモをとる あまりにもミスが多いので先日からつけるようにしました。 自分では忘れてしまっていますが教えて下さる方はまた聞いていると あきれているようです。 メモは重要ですね。 業務日誌とともにやってみます。 細かい業務内容は違うでしょうが 事務全般に必要な大事なことを教えていただきました。 連休が終わり明日からまた仕事が始まります。 教えていただいたことを読み返し 今度こそはミスのないように気をつけてがんぱっていきたいと思います。 有難うございました。