• 締切済み

社内の文書伝達確認について

総務で、本社に電子メール文書を各営業所に文書を転送しているものです。 これらのものを各営業所が正確に受理をし周知させたかを確認する方法として、一番良い方法はなにでしょうか? outlookではその機能が入っているのでしょうか? かなりのメール量があり入力・手で記録では難しいです。

みんなの回答

  • takuya1663
  • ベストアンサー率52% (1027/1948)
回答No.2

人事総務で実務を担当してきた者です。 過去に同じような経験があり、電子メールで周知し、また「開封確認のメッセージを要求する」という機能があると思います。当然開いた瞬間に送信者が開封メッセージを要求しております…のようなメッセージが出るはずです。 またもっと正確に確実な方法は無駄な場合もありますが特に重要な案件など、メールで送付したあとに「詳細については別途文書で送付」というメッセージを加えて、営業所に他の文書などを送付するついでに一緒に文書を送付しておりました。また、場合によっては添付ファイルで営業所に掲示可能な文書を添付したこともあります。 いずれにしても、電話などで営業所の責任者の方に連絡するのも確実かと思います。FAXと同様で本当に送信して受信したか分からない場合もあると思いますので、最低でもメールのあとに確認された方が賢明かつ確実かと思います。また案件によっては同報の対象者など間違いがないように慎重にされた方が良いかと思います。 参考程度にでもなれば幸いです。

  • hana-hana3
  • ベストアンサー率31% (4940/15541)
回答No.1

特別な方法はありません。 Outlook では送信時に開封確認通知を設定出来ますが、受信側でキャンセルされれば確認通知は送られません。 （あくまで、受信メールを開いたかどうかの確認であって内容を読んで理解した事とは別です。） 最も確実な方法は各担当者からの確認の返信を貰う事になると思います。

jimuoi
質問者

お礼

ありがとうございます。 できるだけ自動的にできる方法はないものですね。

  1. カテゴリ
  2. ビジネス・キャリア
  3. その他（ビジネス・キャリア）

関連するQ&A

  • 社内文書回覧方法について教えてください。

    現在私の会社では、多くの文書が紙で発信されてきます。社内向けのものであれば電子化が可能なのですが、営業所むけの文書はいまだに紙を利用しています。営業所には電子媒体がなく、紙で送るしか方法がないのですが、その写しの文書を社内で閲覧する場合はどうしても紙になってしまいます。その他、新聞や、工場が作成する社内報も受信が紙ですのでどうしても部内周知のための紙回覧は避けられません。しかしながら、紙での回覧はスピードが遅く情報がなかなか入ってきません。経費削減のためコピーは不可なのですが、何かよい具体的な改善事例があれば教えてください。他社はどのように回覧を実施しているのか等教えていただきたいです。

  • 社内文書を配布するとき、こんな場合はどうする？

    いつもお世話になります。本社の事務をしております。 各地に営業所があって、同時に郵便や電子メールで通達をだすことがあります。今回、全部ではないんですが、何箇所かの営業所が、書類提出の決められた期日を守らないとか、間違いが多いというような内容を確認し注意を促す内容の通達を出そうとしています。　その際、あてはまる現場のみに送るのがいいのか？　「一部の現場で」と断りの文句を入れて全部の現場統一で送るのがいいのか？意見が分かれています。どのようにするのが正しいでしょうか？ちなみにあてはまらない現場は、ちゃんと完璧に近い状態でいつも提出してくれています。

  • 役場から公文書がメールで届いた

    役所の出入り業者です。 役所から文章番号と公印が押印された公文書がメールで添付ファイルで届きました。 メールですから届いてない、とか迷惑メールに入っていたとかで受信が正確にされない場合があります。 通常公文書ですから配達記録が残る郵送方法でなければならない様な気がします。 メールでの公文書の有効性についてご存知の方教えて下さい。

  • ロータスノーツのメール文書を簡単にOUTLOOK　EXPRESSの文書にする方法は？

    ノーツのメール文書が沢山たまっていますが、 会社の方針で、ノーツの使用を止め、OUTLOOK(またはOUTLOOK EXPRESS)に メールツールを切り替えることになりました。 ノーツの文書をOUTLOOKの文書として、見出しが読め、検索ができるように ノーツの一文書をOUTLOOKの一文書として、作りたいのです。 文書をひとつひとつ開けて、宛先をつけて送ればできることはわかりますが、 あまりにも手間がかかりすぎるため、何か簡単な方法で文書を移したいのです。 方法をご存知の方がおられたら、お教えください。 よろしくお願いいたします。

  • アウトルックで営業から経理に送られてくるメールを総務でも受信したい

    はじめまして。 現在、営業のパソコンから送信されるメール（アウトルック使用）を経理のパソコンで受信しています。 営業が経理宛に送信したメールを、経理が受信して総務へ転送するのではなく、直接総務のパソコンでも受信できる方法を教えて下さい。 また、設定は、送信側である営業のパソコンでは無く、受信側の経理または総務のパソコンで行いたいです。 よろしくお願いします。

  • ISO14001の電子文書管理の方法を教えてください

    ISO14001の文書管理を紙の文書で行っています。 配布となれば、たくさんコピーして紙を消費し、 ISO14001のために、紙の消費量が増えてしまうという、本末転倒 なことになっています。 文書の承認までは、紙で処理し、コピー配布によって行っていた、 周知以降を電子化し、notesの掲示板に掲示することで、 末端の人までみられるように、できたらと考えています。 これで文書管理の要求はクリアできるんでしょうか？ それとも承認システムまで取り込んだソフトを使う必要がありますか？

  • 役所からの公文書がメールで届いた

    役所の出入り業者です。役所から文章番号と公印が押印された公文書がメールでPDF添付ファイルで届きました。 メールですから届かなかったとか、迷惑メールに入っていたとかで正確に受信できない場合もあると思います。 公文書ですから配達記録が残る送付でなければならないと思います。 メールでの公文書の有効性についてご存知の方ご教授下さい。

  • Outlook→Notes。メールの自動振り分けは？

    OutlookからNotes4.5への移行を行っています。 Notesでは、メールの自動振り分け機能はないのでしょうか？ また、 Outlookで受信済のメールをなんとかNotesで見る方法はありませんか？ 現在、手動での転送以外考えつかず、あまりに量が多く困っています。 よろしくお願いします！

  • ライブメールにアウトルックからの添付文書が届かない

    ウィンドウズ７（６４ビット）でライブメールを使って三年になります。 ずっと問題はなかったのですが、最近になって自治会役員になり頻繁にメールのやり取りをするようになって、アウトルックを使っている人からの添付文書が届かないことが頻発するようになりました。 現在、文書が届かない人は一人ですが、三ヶ月ほど前にもやはりアウトルックユーザーとの間で、同じような問題でトラブりました。 どこに問題があるのかもわかりません。 本文は届くのですが、添付文書だけ抜けてしまいます。 三十人くらいの人たちとメールのやり取りを日常的に行っていますが、他の人とはスムーズにいっています。 私も以前はアウトルックを使っていたのですが、その当時、ウィルスにだいぶ悩まされましたので、ＸＰから７に買い換えたときにライブメールにしたいきさつがあります。 パソコンに強い友人はアウトルックに乗り換えるように言いますが、どうしてもその気になれません。 ライブメールはアウトルックに比べて、そんなに機能面で劣ったメールソフトなのでしょうか。 どうすればアウトルックからの添付文書が問題なく届くようになるでしょうか。 教えて下さい。

  • 社内ネットワークの構築

    本社と営業所の2つがあります。 本社、営業所の両方とも独立した社内ＬＡＮを構築しています。 本社と営業所で共有しなければならないデーター（例：売り上げ、在庫等）について エクセルで作成しているのですが、変更したら都度で添付メールを送信して書き換えています。 送信したかどうか、書き換えたかどうかも確実ではありません。 また、リアルタイムではないので、タイムラグによってトラブルの元になります。 上記のような状況でリアルタイムにデーターを共有できる方法を構築するにはどのようにしたらよいのでしょうか？ 小企業のため、専門部署もありません。 社内で詳しそうな人が行っているだけです。 社内で使用しているパソコンは２０～２５台程度で、本社と営業所で半分づつ位です。 メンテナンス性とセキュリティー性が優れていて簡単かつ安価な方法で構築できる方法は無いでしょうか？

注目のQ&A

カテゴリ

専門家に質問してみよう

職業から探して質問する

あなたにピッタリな商品が見つかる！ OKWAVEセレクト

質問する