社内の文書伝達確認について

質問

総務で、本社に電子メール文書を各営業所に文書を転送しているものです。
これらのものを各営業所が正確に受理をし周知させたかを確認する方法として、一番良い方法はなにでしょうか?
outlookではその機能が入っているのでしょうか?
かなりのメール量があり入力・手で記録では難しいです。

回答No.2

takuya1663

人事総務で実務を担当してきた者です。

過去に同じような経験があり、電子メールで周知し、また「開封確認のメッセージを要求する」という機能があると思います。当然開いた瞬間に送信者が開封メッセージを要求しております…のようなメッセージが出るはずです。

またもっと正確に確実な方法は無駄な場合もありますが特に重要な案件など、メールで送付したあとに「詳細については別途文書で送付」というメッセージを加えて、営業所に他の文書などを送付するついでに一緒に文書を送付しておりました。また、場合によっては添付ファイルで営業所に掲示可能な文書を添付したこともあります。

いずれにしても、電話などで営業所の責任者の方に連絡するのも確実かと思います。FAXと同様で本当に送信して受信したか分からない場合もあると思いますので、最低でもメールのあとに確認された方が賢明かつ確実かと思います。また案件によっては同報の対象者など間違いがないように慎重にされた方が良いかと思います。

参考程度にでもなれば幸いです。

回答No.1

hana-hana3

特別な方法はありません。
Outlook では送信時に開封確認通知を設定出来ますが、受信側でキャンセルされれば確認通知は送られません。
（あくまで、受信メールを開いたかどうかの確認であって内容を読んで理解した事とは別です。）

最も確実な方法は各担当者からの確認の返信を貰う事になると思います。

お礼

ありがとうございます。
できるだけ自動的にできる方法はないものですね。