社内文書を配布するとき、こんな場合はどうする？

質問

いつもお世話になります。本社の事務をしております。
各地に営業所があって、同時に郵便や電子メールで通達をだすことがあります。今回、全部ではないんですが、何箇所かの営業所が、書類提出の決められた期日を守らないとか、間違いが多いというような内容を確認し注意を促す内容の通達を出そうとしています。　その際、あてはまる現場のみに送るのがいいのか？　「一部の現場で」と断りの文句を入れて全部の現場統一で送るのがいいのか？意見が分かれています。どのようにするのが正しいでしょうか？ちなみにあてはまらない現場は、ちゃんと完璧に近い状態でいつも提出してくれています。

回答No.4

chironero · ベストアンサー

「一部の現場で」と断りの文句を入れて全部の現場への送達は、本来注意を促すべき現場での受け取り方が散漫になり、再度説明を要すると云ったロスを生じますのでやらない方が良いでしょう。
次に当該（当てはまる）営業所へは、注意すべき内容に依って個別に作成すべきでしょうが、出来れば、注意事項を数項目に箇条書きにし該当箇所にマーカー等で印を付けて送れば先方担当者も理解し易いと思われます。以上参考まで。

お礼

おっしゃるとおり、一部の現場で、という断りは入れないことにしました。文頭の宛先は、全営業所対象としましたが、出すのは　該当営業所のみにしました。
お忙しいなかのご回答、ありがとうございました！

回答No.3

malf

はじめまして。情報関連会社員です。
参考になればと思い回答させていただきます。「本社からの通達」ということであれば、全ての現場に送達されるべきだと思います。社内の「通達」が届いていない現場があるのは問題だと思います。たとえ該当しない現場でも、該当しないことを判断するのは発信部署ではなく現場であると確信します。

お礼

そうですね、内容が特殊なもの以外は、それが正しいですよね。ありがとうございました。

回答No.2

shut0325

判断がつかないようですが、
その前に通達の目的は何ですか？

問題のある営業所の体質改善を望まれているように感じるのですが、それならば、下記のような流れがよいかと思います。

1.問題のある現場に個別に通達・指示
2.改善がされないならば、「一部の～」で全社通達
3.それでも改善されないならば、オープンにして全社通達でどうでしょうか？

それぞれに期限と目標値を設けるのを忘れずに。

お礼

はい、お察しの通りの通達内容です。　1.　は、もう電話連絡等で注意済みです。しかし、ここ最近続いていたことなので、改めて念押しで文書にすることにしました。

回答No.1

WillDesignWorks

通達の意図次第なんでは？。一般的な注意勧告なのか、強制力のある業務命令や会議などの決定事項なのか。

自分ならまずは一斉に全営業所宛で出す。
今は反応のいい営業所でも将来どうなるかはわからない。そんな時に「そんな通達は知らない・聞いていない」などと責任逃れされないように。また反応の鈍い営業所でもいきなり名指しされるのは抵抗がある。何か言い分もあるかもしれない。
それで様子を見て改善されないなら、反応の悪い営業所ごと個別に通達する、かな。逆に反応のいい営業所を通達や社内報で発表して褒める、という手もあると思います。

お礼

私も同じ考えでした。一応は同じ情報が全部に伝わるべきで、該当しない内容ならば、あ、そういう現場もあるのね、うちはそうじゃないけど気をつけよう、くらいの反応を持ってもらうのもいいことだと思いました。