シンポジウムへの外国人参加者の集め方

質問

環境をテーマにした「国際シンポジウム」の運営を担当しています。

「国際シンポジウム」なので、講演の同時通訳（日本語と英語）の準備もするのですが、来場者は日本人がほとんどで、日本語から英語に同時通訳する意味がありません。

費用をほとんどかけることなく、外国人を多く集める良い手段はありませんでしょうか？（数百人の定員なので、そのうち数１０人で良いのですが。）

よろしくお願い申し上げます。

回答No.3

noname#45185 · ベストアンサー

情報が少なく、どのような方に来てもらいたいと考えているのか、どの程度のレベルで心配されているのか、分かりませんし、又、何を期待されているのかも良く分かりません。
成功した国際会議、失敗した国際会議をかなり見てまいりましたが、企画が一番重要で、人集めは後で頑張っても難しいようです。但し、政治家を中心に呼ぶ会議に関係したことはありませんので、その分野であればまったく分かりません。

前回書き残した部分を付け加えますが、これが私のレベルで私が考えうる限界だと思います。

１）リーフレットを他の会議で配る。
>こちらは○○省関係の某機関で、このシンポジウムも○○省関係の補助金事業です。シンポジウムの場所、内容、日程、講演者はおおよそ決定済です。○○省は共催ではなくて後援という形になると思います。

補助金事業であれば、年度予算で、予算の細目まで決まっているのでしょう。リーフレットを作って、他の環境関係の国際会議で置いておく方法もあります。会議の風格にあったものを作るならば、最低数10万円のお金が必要になると思います。それも予算化されていないとこの手はないですね。

２）日本の有力者の人脈を使う。
>あまり自由度はないので、現実には８番目のアドバイスに近くなるように思います。各国の東京にある大使館に、電子メールや案内状を送って参加をお願いするという形かな、と考えています。

すべて決まっているということ、および大使館に参加をお願いするという状況から推定すると、政策決定者を呼ばれることになると思います。
大使館に頼むというのが良く分からないのです。例えば、アメリカのEPAとかDOEのDirectorクラスを呼ぶならば、直接頼むのが早いと思うのですが。大使館に頼まれるということは、Endorcementをとるということですね。（これは質問ではありませんので）
大使館に頼むほどのレベルの方を想定しているならば、少なくとも、私のレベルで考えられることは、有力参加者の人脈を使って「こんな会議をやるんだけど、この機会に日本に来ないか」と一本釣りで有力参加者に、海外のターゲットとしている人物に声賭けをすること位しか考えられません。

３）会議の参加費に差をつける。
これも予算を決めておられるとするとできませんが、普通はプレレジストレーションの時期をうんと早くしておいて、ディスカウントをします。そのプレレヒストレーションの打ち切り時点で希望の人（専門、国）が集まらなかったら、オンサイトで来る可能性のある人に、対策を考えるという方法です。メールを送る手がいいと思います。参加費が無料だったらこの手も使えませんね。

極東に人を集めるということは大変ですね。ご成功を期待しております。

補足

ご意見ありがとうございます。官公庁系でもあり、あまりオープンにはしにくくて大変申し訳ございません。

「国際シンポジウム」といっても無料で、かつ一日だけの小規模なものです。

海外からはDOEのDirectorクラスの講演者を、当方で検討・選定して招聘しますが、一般の参加者（聴衆）が海外からわざわざこのシンポジウムのために来日するということまでは期待しておりません。（当方の企画するのは例年そういうものなのですが、この点、最初にご説明すべきでした。失礼いたしました。）

従いまして期待する外国人参加者いうのは、日本に在住している、環境技術問題に関心を持った方というイメージで、それなら東京の各国大使館の技術担当に招待状を出せば良いか？と考えているところです。

ただ、小規模とは言っても「国際シンポジウム」なので、日英併記の資料を作りますし、同時通訳も行うので、それなりの費用と手間はかかります。せっかくやるのだから、小さなイベントではあるものの、少しでも国際交流の一助になれば、と思っている次第です。

回答No.2

noname#45185

役所関係の方か、市民団体の方か、企業団体の方か分からないのでなんともお答えしようがないのですが。

主催が企業を主体とした団体のケースで考えると以下のようになります。

１）実施日を、日本で開催される外国の研究者が多く集まる国際会議に併せて行うことです。環境も範囲が広いので、良く分かりませんが、来てもらいたい方によります。CO2削減ならばその関係の電力、自動車の国際会議です。環境学者ならば、その関係の国際会議、市民団体の会議ならばNPO法人の国際イベントなどだと思います。
日程は大きな国際会議の前日で、後ろはあまり効果がありません。国際会議は初日のキーノートアドレスだけを聞きに来る方が多いので、その前の日を狙うのが効果的だと思います。
相当大きな国際シンポジウムでも抱き合わせで行うことは多いです。特に要人を呼びたいときには、2年ぐらい前から日程調整に入り、キーノートアドレスの日にちだけずらせて、全体スケジュールは同一イベント会場でラップさせることもあります。

２）大きな国際会議の前日にワークショップという形でシンポジウムを開催するという方法があります。主催は○○です、と明確にする必要があると思いますが。その会議体のパンフレットのスケジュールにワークショップのスケジュールを入れてもらえば完璧です。

３）国際会議を常時主催していて、テーマが近い団体と共催にしてもらう方法が一番だと思います。そしてその団体のE-mailのメーリングリストで、会議開催案内を送ってもらうのが一番確実です。日程がその団体の国際会議の前後であれば、その際会議場は同じイベントホールか近くのホテルとかにとることです。

４）市民団体の集まりならば、NPOに声をかける手もありますが、日本までの旅費を考えると難しいでしょうね。学者ではなくてボランティアでやっている方のシンポジウムならば、アースデーの事務局に聞かれるのもいいかもしれませんね。（ただし、この関係には携わったことがないので推定です。）

５）環境省に共催になっていただくことが大事です。国際シンポジウムということなのでなっていただけると思うのですが。もちろんはお金は出してもらえないと思います。（環境省の関係の組織の方でしたら、さしでがましくて申し訳ございません。）

６）日程が固まっていて動かせないならば、場所を選ぶことだと思います。京都など国際的な観光都市を開催場所にするのが、いいと思います。特にアメリカ人を呼ぶときには、京都議定書を決めた会議室で行うのがインパクトがあると思います。（もうすでに京都国際会館で決めておられますか。）

７）こられる方にもよりますが、どちらかというと、年配の方を呼ばれる場合、レディースツアーを充実させることが重要かと思います。これは意外と盲点ですが、日本にいくという事を、奥さんと相談されると思いますので、マイレッジがたまっていれば、じゃあ旅行がてら行こうかかということになるかもしれません。

８）日程も、場所も、予算も決まっているということであれば、招待講演者に知名度の非常に高い方を呼んで、後は電話とE-mailを出しまくるしかないでしょうね。

９）後はインターネットの検索サイトの広告、GoogleのAd Wordを使う手があるかもしれません。私は使ったことはないのですが、どのくらいのお金が発生するかも分かりませんが、効果的かもしれません。ただし、最初に費用等のリスクを確認されておいたほうが良いと思います。
http://adwords.google.co.jp/select/Login

補足

こちらは○○省関係の某機関で、このシンポジウムも○○省関係の補助金事業です。シンポジウムの場所、内容、日程、講演者はおおよそ決定済です。○○省は共催ではなくて後援という形になると思います。

あまり自由度はないので、現実には８番目のアドバイスに近くなるように思います。各国の東京にある大使館に、電子メールや案内状を送って参加をお願いするという形かな、と考えています。

大変詳細なアドバイスをありがとうございました。

回答No.1

nature345

こんにちは
　市役所を尋ねて相談してみてはいかがでしょう。
　環境問題は範囲が広いので、対象の人が集まればよいですね。
　　参考まで

お礼

ありがとうございました。確かにそういう手段も考えられますね。思いつきませんでした。