見積書についてご質問

質問

私は文具メーカーの購買を担当しているものです。どなたか、下記３点についてアドバイスいただけますでしょうか。

１．見積書の単価でお互いに合意した場合、決定した旨を書面で取引先に通知すべきでしょうか？それとも、口頭で通知してもよろしいでしょうか？

２．見積書の保管は、必ず原本でなければならないでしょうか？それともＦａｘの用紙でもよろしいでしょうか？

３．見積書の適用開始日は、必ず記載しておくべきでしょうか？それとも、特に取引先からの指定がなければ必要ないでしょうか？

なお、取引先が下請事業者かそうでないかにより対応が変わるようでしたら、その両方について教えてください。
よろしくお願いします。

回答No.4

gondesu

こんにちは。

先ず、huuta_2007さんは社内監査や外部監査・公認会計士監査を
受けたことがありますか？
監査は非常に細かい点にまでチェックが入ります。
　　　　　　　　　　　　　　　（書類の具備・日付の整合性など）
もし無いのでしたら、第三者が取引内容をチェックする場合に、
揃えなければならない書類は何だ？という視点から考えてみると
分かりやすいと思います。

＞１．見積書の単価でお互いに合意した場合、決定した旨を書面で取引先に通知すべきでしょうか？それとも、口頭で通知してもよろしいでしょうか？

法的には「口頭約束」も契約成立になります。
しかし、どちらかが言った／言わない・聞いた／聞いてないと後々
揉めることも充分あり得ますよね？
その為に「書面」の取り交わしによって、契約成立を双方が承認
した証を残すのです。
さて上記の質問の場合は、見積書の内容で受諾を表したいのですから
「注文書」の発行になると思います。
その際に、備考欄には相手が提出してきた見積書番号を記載して
おくと、どの見積書に対する注文なのかが双方理解しやすいです。
しかし、＃１さんのお礼にありました「請書」についてですが、
もしかして「見積請書」を想像してますか？
相手の見積り内容でＯＫであれば、huuta_2007さんが言う形だと
「見積請書」の作成を想像されていると思いますが、結局見積り
通りの内容で「注文（発注）」するのですから、敢えて見積請書
を発行する必要性は少ないはずです。
逆に、見積りを出した企業がhuuta_2007さん側から出た注文書に
対して「注文請書」を発行することはあります。

＞２．見積書の保管は、必ず原本でなければならないでしょうか？それともＦａｘの用紙でもよろしいでしょうか？

「原本」が原則です。
監査からの視点ではＦＡＸ用紙での保管は信憑性に欠けます。
また、感熱紙のＦＡＸであれば数ヶ月で文字がかすれてきてしまう
こともありますので、原則「原本」保管です。

＞３．見積書の適用開始日は、必ず記載しておくべきでしょうか？それとも、特に取引先からの指定がなければ必要ないでしょうか？

見積書の適用開始日というより、適用期間を記載するのが一般的です。
でなければ、未記載であれば極端な例を挙げれば、見積書に適用開始日
（適用期間）が無ければ、１年前に提示された見積内容と今の物価・
コストなどの原価コストに関係なく適用できちゃうワケですから。

取引先との書面受発注行為は、基本的に「原本」での契約・保管に
なります。場合によってはＦＡＸしか送ってこない企業もありますが
会計士監査のときは、かなり指摘される事項の１つです。
今よりも先々の監査を考えれば、何事にも「原本」での締結・保管が
原則です。

お礼

とても分かりやすいご回答ありがとうございました！
私の知りたいことがすべて盛り込まれていました。
ありがとうございます。

回答No.3

sweet10dia

＃２です。

補足、拝見しました。

＞見積書発行（売手）→注文書発行（買手）→注文請書、または承諾（売手）　

見積書の金額で注文書を出す場合、備考の欄に見積番号を明記してもらえば間違いはありません。
これを、
＞見積書の承認・承諾の意味
としてはどうでしょう。
別途『書類』として必要であれば、質問者さんがテンプレートを作成して、それを提出してもらう形にしてもいいと思います。

『見積請書』という書類を残すほど緻密にしなくても大丈夫だと思います。
書類が増えれば手間も増えます。
注文書に見積書番号を明記すれば、見返す事があっても一目瞭然だと思います。
会社で『証拠として絶対に必要な種類の書類』という存在であれば、提出してもらう必要があると思いますが、そうでなければ拘らなくてもいいでしょう。

お礼

ご回答ありがとうございました。
大変参考になりました！

回答No.2

sweet10dia

１．口頭で伝えてトラブルがあった場合、言った・聞いてないと押し問答になってしまうので、書面で通知した方がいいと思います。
Ｆａｘする場合は、届いたと思われる頃に電話をし担当者と直接話をするか、不在の時は渡してくれるよう依頼をし電話の相手の名前を聞きましょう。
Ｆａｘした用紙に、日付・Ｆａｘした時間・連絡相手の名前などを書き保存しておくと尚いいです。

２．Ｆａｘ用紙が感熱紙の場合、時間が経つと内容が消えてしまいます。コピーをとって保管しましょう。
原本を先方に送付し保管できない時は、事前にコピーをとりましょう。

３．適用開始日が曖昧だと、トラブルの元です。
開始日か有効期限を明記した方がいいと思います。
お客様でも下請けでも、会社としての対応は同じにしておいた方がいいでしょう。
お客様に対しては多少の融通が必要でしょうが、見積内容が変わった場合は、再度提出すればいいだけです。
見積書に管理番号などを付けて臨機応変に対処してください。

補足

早速のご回答ありがとうございます。
私の「１」の質問内容が悪かったようですので、再度アドバイスください。
通常の取引では、見積書発行（売手）→注文書発行（買手）→注文請書、または承諾（売手）　という流れになると思いますが、買手としては、見積書の後に見積請書（見積書の承認・承諾の意味）のようなものを売手に発行する必要はあるのでしょうか？それとも、一般的には、注文書発行＝見積単価の承諾　というようになるのでしょうか？

お手数ですが、よろしくお願いします。

回答No.1

mat983

１．見積書の単価でお互いに合意した場合、決定した旨を書面で取引先に通知すべきでしょうか？口頭で通知してもよろしいでしょうか？

単価だけでなく、数量、総額も記入の上、書式に残します。
口頭などだめです。

２．見積書の保管は、必ず原本でなければならないでしょうか？それともＦａｘの用紙でもよろしいでしょうか？

原本でなくとも社判が押されていれば良いです。

３．見積書の適用開始日は、必ず記載しておくべきでしょうか？それと

見積もり日の記載と見積もり有効期間があれば良いです。

補足

早速のご回答ありがとうございます。
私の「１」の質問内容が悪かったようですので、再度アドバイスください。
「１」は先方から見積書を受領した後の通知作業に関してのことです。
先方に、その見積書内容でよいかどうかの回答を口頭でするか、書面ですべきか。書面というのは「請書」のようなものをイメージしてください。

お手数ですが、よろしくお願いします。