分譲マンションの管理会社変更の作業について

質問

現在、分譲マンション（築２年、９０戸）の管理組合役員をしています。

マンション管理業務を売主と同じグループ会社の管理会社と委託契約しています。

この会社と来期の契約を結ぶかどうかを判断するにあたり他社からの見積を提出させ、比較検討してみようと考えています。
手順としては、現在、契約している会社からまず見積書（項目を詳細に記したもの）を提出させ、その後、他社にこの見積書と同じ項目で金額を入れさせようと思っています。
そこで、
１．他に注意しなければ点があればおしえてもらいたい。

２．実際、変更するとなるとこの後、どのような作業が必　　要であり、問題が考えられるか。

以上、２点についてお願い申し上げます。

回答No.1

tensyoku

以前、管理組合理事長をしておりました。管理会社変更も考えながら管理委託契約削減に取り組みました。結果として現管理会社に内容は変更しないで3割の減額に応じてもらいました。経験として得たこと、勉強したことをお話します。
1、注意しなければならない点
(1)現在、契約している会社と他社の見積もりは同じ項目だけでは単純比較はできません。例えば、エレベーターの保守に関してですが、エレベーターメーカーの系列メンテナンス会社を使うのと、独立系のメンテナンス会社を使うのでは金額が大きく違います。たぶん見積書には「エレベーター保守費用」とだけしか表記されないと思います。各項目のあらゆる点について、細かいところまで比較が必要です。安かろう悪かろうでは意味がありません。
(2)他社の見積もりを取ることに理事会は承認しているのでしょうか？場合によっては収支決算報告書等の重要書類の提出する場合もありますので、理事会での検討が必要です。

2、実際に変更する際の作業、注意点
(1)管理会社の変更作業としては、総会の決議が必要となります。普通決議[総会出席者の1/2以上の賛成(委任状を含む )]で決議できます。急ぐ場合には臨時総会の開催が必要となります。
(2)管理組合役員と居住者の考えにはギャップがあります。役員の方々が一生懸命やっていても、中々居住者には伝わりません。居住者の多くが現在の管理会社に不満を持っているのでしょうか？実際に不満の声があまりないようでしたら管理会社の変更ではなく現管理会社に「値下げ」を強く求めるべきです。居住者には「デベロッパーの系列の管理会社だから安心」という根拠の無い安心感を持っている方もいます。管理会社を変更しても
確実に良くなるという保証はありません。もし変更して悪い結果が出た場合には役員と居住者の間がうまくいかなくなる場合があるようです。新会社からバックマージンを受け取っているとか、役員の知り合いの管理会社を
ゴリ押しした等の噂が出る場合もあるようです。分譲マンションの場合、長年の間「同じ屋根の下」で生活するわけですから住民間のコミュニケーションは最優先して考えなければならないと思います。

参考URL：

http://www.wendy-net.com/flame/t_consult.html

お礼

ご回答、誠にありがとうございます。
ご指摘の点についてですが、
１-（１）については、納得です。そこはなかなか気付かないとこだと思います。
１-（２）は、理事会の総意であります。
２-（１）については、理解をしています。必要な手順を踏んで、然るべき時期に議案提出になろうかと思っています。
２-（２）については、全くその通りであります。「我々はいったい何の為に苦労しているんだ？」と考えることもあります。
現管理会社に対しては、少なからず不満を漏らす組合員が数人居ますし、次期の総会時には管理会社を替えるべしと発言するなんてことを言う者まで居ます。
今回、このようなことを考えざるを得ない状況になったのは、担当者の業務遂行が円滑に行われなかったというのが大きな理由でありますからこのことは理事会はもちろん他の組合員もよくわかっていると思います。
但し、理事会としては、管理人の勤務態度も良く、清掃もきちんと行われているので管理費を下げさせることをもってペナルティとし、最終的には今の会社でというのが一番良いのかなという思いもあります。

ご指摘の通り、築浅で比較的世代も若い為、意思の疎通だとか、結束みたいなものは期待できないと思っていますので、落しどころをどこに持っていくかだと感じます。