秘書の方、教えてください。

質問

私は社長秘書をしており、出張の手配は飛行機やホテルなど、インターネットで申込むことが多いです。しかし部署専用のメールアドレスがないため他の社員のもとにも申込確認メールが届き、社長の宿泊先や費用が知られているのが現状です。この状況は好ましくないのでは？と思うのですが（必要以上に高いランクのものを利用することがあるので）、数年間これでやってきたため今さら社長に聞けずにいます。当社に秘書は私だけで、部署の上司は一緒に悩むだけで答えを出してくれないので、どなたか教えてください。社長の出張に関する情報は一般社員には知られていていいものでしょうか。社員数400名くらいのオーナー企業で、私と同じメールアドレスを使用しているのは15人ほどです。

回答No.1

negata · ベストアンサー

こんにちは。

私も同じく、社長秘書をしております。
ご質問のありました内容について2つの手段があると思います。

(1)出張手配をネット申込みをせず、旅行代理店を使う事
→私は過去、数社で会長・社長秘書をやっておりましたが、全て旅行代理店を通して行っております。
そちらの方が、リスケの場合など融通が利く為です。
どのボスの下で働いても、その代理店を使い続けています。(担当者も快く対応してくれ、また割引もあります)他役員の出張手配も全て、その代理店で行っています。支払いサイトの融通もききますしね！

(2)どうしてもネットでの申し込みでなければいけないルールが社内であるのであれば、Webメールの使用承諾をもらいそのWebメールで申込みをすること
→でも・・・旅行の申込み内容だけを他社員に見られてはまずいのでしょうか?通常業務で発生するボスからのメール、他役員から届く内容は見られてもいいのですか?そこの点が疑問です・・。

いずれにしても、秘書というお仕事をしている以上、社内機密事項・ボスのプライベートも把握しなければならないお仕事です。その為、社内システムの方にアカウントを作ってもらう必要があると思います。
ボスにあなたが困っている状況を直接相談し、対処してもらってはいかがですか?
あなた1人が秘書であり仕事上必要な状況であるならば、ボスも理解してくれるのではないでしょうか?

お互い、頑張りましょ！

回答No.2

noname#20051

私は二社で秘書を経験しておりますが、社長の経費については両社とも
隠し立てするようなものではございませんでした。

新しいメールアドレスを用意して、予約確認メールを他の社員から隠せた
としても、経理の方たちには知られる情報であるはずです。
出張についての詳細を秘書以外の方が知っているということについては、
私個人は問題を感じません。

ただ、一つのアドレスを複数人で利用するのは、業務の効率低下の原因
の一つになりはしないか、という心配はございます。
個人情報の漏洩に繋がる危険性も否定できません。

経費の発生することですし、なかなかこういう希望は上司に言い難いと
思いますが、折を見て相談されることをお勧めします。

社長の秘書が一人というのは心細いですよね。がんばっていきましょう。