限られた資料の中でどのように処理しますか？

質問

以下のように考えたのですが…問題を指摘してくださると助かります。資料不足と私の説明が下手ですが…

現在手元にある資料に
当座照合表、小切手帳控え、普通預金帳、領収証、請求書、給料台帳。

参考資料に、当期と前期以前の総勘定元帳、売掛買掛明細があります。

私の場合は、まず小切手控えの金額と摘要を見ながら当座預金の出金の伝票を作成します。そして当座照合表にチェックを入れてチェックのない部分を次に処理します。小切手帳は買掛金の支払が多く、残りは引落としが多いようでした。入金は照合表に得意先が印字されてるので売掛金の入金だと判断できます。還付や利息の場合もありました。
普通預金も同様に処理していきます。

その後売掛買掛明細を記入しながら先ほど処理したものが
ちゃんと売掛だったか買掛だったのかを確認します。
買掛の発生は請求書を見て計上されています。
売掛はこの場合任意と考えてください、というのも他の方
が調べてきてメモをみながら発生を計上するからです。

その後領収証と照合します。確認する事項は金額と得意先です。

現金の出金に関しては領収証をみながら処理します。

基本的に科目が分からないときは前年度と同じ用に処理しています。

疑問に思ってるのは現金で売掛の入金があった場合
直接売上入金を知る術がないこと。
受取手形と支払手形の発生がいつか分からないこと。

どのように処理するべきでしょうか…。
あと前期と同じように処理してあってるかどうかも分からないですよね…。例えば相手先の名前で外注費と判断しろと言われても請求書見たら材料費かもしれませんし…。

すみません何言ってるか自分でも整理できません。
ただ資料不足の中で処理するという前提はかえられないということでお願いします。
問題を指摘してくださると幸いです。

回答No.2

poor_Quark · ベストアンサー

＞現金で売掛の入金があった場合直接売上入金を知る術がないこと。

　領収書の控えはないのでしょうか。なければやはり間接的な状況証拠でしか現金の動きを追跡できないのではないでしょうか。銀行から現金を引き出すなどすれば、その痕跡は必ず残っているはずで、一方の現金を払った方の領収書のデータや何らかの現金の動きを時系列で整列し、エクセルなどをつかって現金残高を追跡することができるはずです。手元現金の状況などと比較して残高がおかしな数字になっていればその時点で何かが起こっていることがわかります。

　どうしてもわからない場合は自分で判断せずに上司の決裁を仰いでおかないとご自分が責を負わされることがありますので慎重に。

　相手先によっておおむねの支払いサイトはわかっているはずですので、どの辺で現金を受け入れたかはだいたいわかるはずです。また売りそのものですが、納品書が残っていれば商品出納で追跡し在庫の変動で売りの漏れを追いかける方法もありそうです。日付後退などによる商品廃棄があり、その記録が残っていなければこの方法は困難です。

　最終手段ですが、相手先の買掛売掛の帳簿とつきあわせる方法もあります。菓子折でもさげて営業と一緒に出向き丁寧にお願いするしかないでしょう。信用を落とすのは間違いないのでその覚悟は必要です。そこに行くまでは徹底的に調べていかないと、書類をコピーさせてくれるとは限らないので場合によっては何度も行く羽目になってしまいます。

＞相手先の名前で外注費と判断しろと言われても請求書見たら材料費かもしれませんし…。

　本来は実態で判断すべきですが、全社的合意のうえでルールをお決めになるとよいと思います。少なくとも税務会計のうえでは多少の科目の適用ミスは結果に影響を与えないこともあります。たとえばですが、最終的な税額が１円たりとも変わらない場合は税務署は修正申告書を受け取ってくれません。ただし接待交際費とすべきものを雑費などとしていれば結果に影響をあたえますので注意が必要です。

＞受取手形と支払手形の発生がいつか分からないこと。

　支払手形の取立依頼書の控えが残っていないのでしょうか。金融機関は取立日の２年くらい前から預かってくれますので資金化の記録を通帳上で注意深くみておくだけでよいのですが、取立不能で付箋がついて帰ってくる場合は依頼書がないと手形を返してはもらえない（たいていそういう事態が起こったときは返してもらっても仕方がないのですが）と記憶していますが、もし記録が何もなければ納品書など取引の記録とそれまでの決済の方法に関する習慣を徹底的に分析して状況から探っていくしかないのではないかと思います。

　ともあれこれから先はお金は多少かかりますが領収書は複写とし、銀行へ提出する手形の取立依頼書はその都度一枚一枚作ってもらうのではなく綴りになっているものを使うようにしましょう。収入印紙も一冊400円ですみますので銀行も喜ぶはずです。

　状況がよくわからないので自信なしです。

回答No.1

harukabcde

問題は、現金出納帳がないことでしょうね。
これでは、現金で入金があった履歴が分かりません。

売掛金、買掛金の残や、計上が正しいかを取引先に確認する作業が先決かと思います。
正しいかを確認するより、幾ら残っているかを確認することになるかな。
現金で売掛の入金があった場合
直接売上入金を知る術がないと書かれていますが、これは、この手段で解決するしかないでしょうね。
相手を信用することができればですが。

わたしも、こういう経験があるので分かりますが、
前任者を恨まず、がんばってください。