- ベストアンサー
事務に求められるＰＣスキル
２５歳女性です。４月から病院の医局の雑用係というか事務の補助的な仕事をすることになりました。２５歳にして実務的な経験がほとんどなくとても不安です。数年前に法律事務所で働いたことはあるのですが、そこでの人間関係が上手くいかず試用期間の数ヶ月で解雇されました。もう一人の事務員の方の手伝い的なこと（ファックスを送ったり、電話応対、郵便の発送、書類の引き渡し）しかできないまま辞めてしまし、ちゃんとした会社での実務経験はありません。４月から働くことになったので、今パソコンを勉強中なのですが、一般事務で求められるＰＣスキルはどの程度のものですか？ちなみに私のスキルというと、ワードに関しては大学時代にレポートや卒論を書いたので、普通に使える程度。エクセルは全く無縁のものでしたので、全然知らなかったのですが、以前にエクセルの基礎的な本を買って独学で勉強したところ、表の作成、関数、グラフの作成が基礎的にできる程度です。しかし、これはあくまで本などで勉強しただけですので、実務でデーターを渡され資料にまとめておいてと言われてすんなりできるかというと・・・という感じです。ワードも学校のレポートとオフィスの文章は全く違うものだと思いますし、書類的なものの書き方とか全然知らないので不安です。このようなものを勉強するのにおすすめの本ややり方アドバイスをよろしくお願いします。
- みんなの回答 （8）
- 専門家の回答
質問者が選んだベストアンサー
>一つのセルの中に長い文章をいれるのは困難ですし。やはり文章部分はセルを結合させるのですか？ えっと最初にＡ４サイズって設定します。 すると点線ができるので、ここまでがＡ４サイズだってわかります。 文字は一つのセルに収まりきれないほど打ち込んで、消えるかっていうと、確定を押せばちゃんと全部表示されます。 だからパコパコ打ち込んでそれぞれのセルを結合させたりしません。 セルを結合させるのは、、、 例えばタイトルを「お知らせ」って打ち込む場合 ここらへんかな？って画面の中央のセルに打ち込みません。 一番左のセルに「お知らせ」って打ち込んで、左端のセルから右端のセルまで範囲を選んで、上のウインドウに結合ボタンがあるので、それをプチって押せば、中央に表示されます。 （セルを結合して中央揃えにするボタンだから） あとは 左端のセルから項目のタイトルを打ち込んで、そのタイトルの詳細の内容説明文は左から2番目のセルから打ち込んでいってます。 改行は使いません。（とういうかエクセルだから無い） 左端のグレーのところをズルズルってひっぱって、上の行と離してスペースを開けています。 「あら？しまった こことここの間に一行入れそこなった」って思ったら、間に行追加します。 またはセルを追加したりして臨機応変にやってます。 上のバーはあまりつかわず、右クリックで出るメニューを使ってシャコシャコ作っていってます。 結構私の周りで多いです。エクセルで文章作成している人。 逆にｗｏｒｄで作っている人みかけると、どんな特殊なことやっているんだろう？って覗いたりします。^^;
その他の回答 (7)
- 大明神（@bathbadya）
- ベストアンサー率19% (769/3963)
「ワードを使えるのは少数派」と大見得切りのNo.4です。 ＞文章部分はセルを結合させるのですか？ 人それぞれの様です。私はワード派なんで、セルを結合します。自動で折り返しが出来るので、文末が表示外に外れる失敗が少なくなります。が、職場では不評です。 と、文書作成でエクセルの次によく使われるのがパワーポイントですかね？ エクセルのようにテキストをベタベタ張れるので使いやすいようです。 そうそう、スキルとしては基本的な手順も侮れないかな？ 更新前にバックアップ取るとかに始まって、ファイル間でシートを移動させる前に数値を確定させておくとか・・・
補足
おっしゃる通りだと思います。実際の仕事上ではそういう細かいことをちゃんとできるかどうかで結構仕事の効率の良さって変わってくると思いますし、教本には載っていないような事とかの方が実は重宝したりして。やっぱり、やりながら探っていくしかないってことでしょうか？
- kigurumi
- ベストアンサー率35% (988/2761)
No.5 >エクセルは表計算だけじゃなく文章作成にも使っているんですね。 はい、文章を作成するとき印刷するだけのためだったら、ほとんどエクセルで作っています。 ベタ打ちだけならｗｏｒｄの方が楽ですが、読み手が読みやすい・わかりやすい って文章にするには、吹き出しを使ったり 特殊な線を引いたりした方がいいんです。 ｗｏｒｄで吹き出しできますが、エクセルのように簡単じゃないんです。 ズレたり、文字が吹き出しの図形に回り込んだり、下にもぐったり、、、、 「あーーもう！ エクセルで作る」って事が多くなり、文章作成はエクセルでするようになりました。 ただし今後も保存していく正規な文章だったらｗｏｒｄで作ってます。 それか、ＷＯＲＤにエクセル埋め込んだりしてます。 （計算式が必要なものはエクセルでその部分を作ると楽だから） 一ページの文字数の設定はわたしは最初にしません。 後で あら？ 2ページ目に数文字はみ出すって思ったら、まず余白で調整します。 上下左右。 するとかなり書けるようになります。 左は2センチをキープで（左側を閉じることが多いから）右側の余白を1センチにして、まだ駄目なら上のヘッダー 下のフッターがいらないなら０にします。 すると余裕で入るようになります。 あきらかに1ページ半必要なものを1ページに収めろって言われて、しかもすっきりと見せろって言われた場合、元の文章通りに作成せず、ワードシェープなど使って図形を多用して表現します。 または余白やヘッダーフッターを調整し、それでも駄目なら1ページの文字数を最大限に設定変更します。 （ファイル→ページ設定→文字数と行数）←これで設定。 元の文章を変えるなって条件なら、フォントが大きいところを小さくしたり,改行のフォントを小さくしたり、一部のフォントを小さくして、ギュッギュって収めて、それでもあと数文字入らないってなったら、じーって文章を見て、不必要な「お」などが無いか、同じような内容を他でも書いていないか探して「ここの言葉を こちらに変更しないと一ページに収まらなかったので変更しました。これでいいでしょうか」ニコっ！ ってやってなんとかしのいでます。^^; 要は慣れです。 最初は言われるままの文章を作っていけばいいので、ＷＯＲＤのテキストをこなしていけば、本番もそれで十分だと思います。 というか 本番ではそんなに均等文字やらなにやら使わないですよ。 バリバリに特殊機能満載にしちゃうと、操作がすごく重くなるので、なるだけ使わないようにしてます。 ｗｏｒｄで1個修正入れると、がーって他のところに影響したりして、文章が総崩れになり、オロってなって「誰じゃ～ こんな変な書式満載の文章を雛形にしたんわ～」って暴れそうになります ^^; それもあってｗｏｒｄじゃなくてエクセルで作っているんです。
補足
なるほど。とても参考になります。ところでとても初歩的な質問なのですが、エクセルで文章作成するどうやるのですか？エクセルってセルがばぁって並んでますよね。一つのセルの中に長い文章をいれるのは困難ですし。やはり文章部分はセルを結合させるのですか？
- kigurumi
- ベストアンサー率35% (988/2761)
卒論やレポートをワードで作成した経験があると言えるということは、少なくともキーを捜してイライラするというレベルは過ぎているはずなので、今のスキルでＯＫだと思います。 ワードにしてもエクセルにしても、下地がなく依頼してくることは無いと思います。 手書きなり、別の文章に変更の箇所を手書きで書き込んで、これに作り変えて とかいわれると思います。 もし前の文章が利用できるのならディスクから読み出して修正箇所だけ修正する。 属性はそのままだと思うので文字を打ち直すだけでいいと思います。 手書き文字からワードに打ち込む場合、私が頻繁に使う機能は、 フォント・文字サイズ・文字の色・左寄せ・中央寄せ・文字の拡大・太文字に変更・差込印刷・オートシェープ、ヘッダー・フッター これくらいです。 表がある文章はエクセルで作っていきます。 文章作成なのに表ソフトで作成するとはこれいかに？ですが,線がいっぱいある場合は、エクセルの方が早いからです。 ワードの線 難しいんですもの。 （差込印刷するときはワードとエクセル両方使ってますが） 一般文章形式ってありますが、それがわからず心配なら、雛形がワードにあるので、それを見てみるといいと思います。 相手の名前は自分の名前より上に書くとかわかると思います。 文章の体裁より、適切な言葉が求められます。 丁寧語とか、語尾とか。 それと1ページを何文字で設定するか とか。 2ページ目に5文字繰り越した場合は、1ページの文字数を変更して、なるべく1ページでおさまるようにするとか。 一文字だけ次の行に行くのなら、一行に入れる文字を何文字に変更する とか。 逆にせせこましいなら、一行の文字数を減らしていくとか。 数をこなしていけば、案内文章なら同じ形式で文章だけ違うとわかってくると思います。 計算・統計・集計ではエクセルはあまり使いませんでした。 アクセスを主に使ってました。 一から作るのではなく、既にソフト会社がアクセスで作っていて、それを操作するだけです。 操作の仕方は習うはずです。 ノートに書いていって覚えればいいと思います。 見たこともないその病院独自のソフトを初日から教えられなくても使えるってまずないし。 心配いらないです。 それにやっていてわからないのが出れば他の人に聞いて全然問題ないです。 実際現場で働けば取り越し苦労だったとわかると思います。 そこそこブラインドタッチが出来れば問題ないと思います。
補足
ありがとうございます。エクセルは表計算だけじゃなく文章作成にも使っているんですね。 ＞それと1ページを何文字で設定するか とか。 2ページ目に5文字繰り越した場合は、1ページの文字数を変更して、なるべく1ページでおさまるようにするとか。 一文字だけ次の行に行くのなら、一行に入れる文字を何文字に変更する とか。 そういうの実は苦手なんです。タイピングは結構好きなんですけど、文章の体裁を整えたり自分の思うように印刷したりするのがどうにも上手くできなくて。教本とかって基本的な事は書いてあるけどこいう細かい事とか書いてなかったりするので。 やりながら慣れるしかないとは思うのですが、どうにも不安ばかりが先だってしまって。
- 大明神（@bathbadya）
- ベストアンサー率19% (769/3963)
ちょっと大げさですが・・・ 世の中、ワードを使えるのは少数派です。 みんなエクセルで文書作成しています。 取り合えず、ワードで作った文章をエクセルで打ち直してみてはどうでしょう？ 文字がはみ出る。図形がずれる。など一通り経験してみてはどうでしょう？
補足
エクセルで文章作成ですか。やったことないです。セルを結合するのでしょうか？全然見当もつかないです。 実務ではより効率的な方法があるんですね。そういう方法はご自分で勉強したのですか？
- yum-yum
- ベストアンサー率37% (13/35)
こんにちは まずは、就職決定おめでとうございます。 さて、御質問の必要なスキルですが、面接時に詳しく確認されなかったのなら、今からの勉強で間に合うと思いますよ。頑張って下さい。 で、具体的にできるといいこと。 ワードは、教本にある基本的な機能が使えることです。 そして何よりパソコン操作よりも大事な、書類の基本的な書式を頭に入れておくこと。 日付の位置、標題、本文の構成などなど、仕事上で使う書類向けの書き方がありますので。 一般常識の勉強と思って、マスターしておくと便利です。 ワープロ検定の問題集で試してみて、すらすら作れるのなら大丈夫でしょう。 でもこれは、以前にあった書類を真似したり、他社から来た文書を参考にしたりすればとりあえず大丈夫。 エクセルは、担当する仕事内容によりけりですが、教本の基本操作はある程度マスターすること。 ・単純な表の作成 ・教本に出ている程度の関数 ・グラフ そして、オートフィルかピボットのどちらかは、ぱっと使えるとよりいいです。 データを資料にまとめてというのは、その人によってやり方が違うので、ここでも前のやり方を真似ておきましょう。 私は派遣でいくつかの職場を経験しましたが、ドコの職場でもうちはこうやっているのっていう、マイルールがあるんですよね。 だから、電話応対や接客など、一般常識はマスターしておいて、書類作成方法（手順やできばえ等）は、その会社の今までにあわせた方が無難かなと思います。 そして、だんだん自分のやりやすいやり方に染めましょう。 ４月まですぐですね。 早く馴染めるように、頑張って下さい。
補足
ありがとうございます。安心したのと同じ位不安でいっぱいです。エクセルは教本に書いてあることはできるのですが、実際に仕事で使いこなせるのか応用が効かないので心配です。 微妙に電話応対や接客なども不安は不安なんですが。 慣れていくしかないんですね。
- silpheed7
- ベストアンサー率15% (1086/6908)
基本的にはワード、エクセルというのは、No.1さんに同意ですね。 どこまでスキルが必要とされるかは、病院次第です。 「５００円でできる○○」シリーズがこなせるレベルが最低線でしょうか？ ついでに言うと、どうしても一太郎でという医者もいますので、一太郎もできると良いかと。 （私も一太郎派です）
補足
ありがとうございます。ちょっと安心しました。 実は親の職場が一太郎ということもあり家のパソコンにも一太郎が入っているのですが。まだ使ったことがないんですよね。ワードであることを祈りたいですね。
- eskunjp
- ベストアンサー率25% (30/116)
基本的にはワード、エクセルがとりあえず使えればOKです。それからブラインドタッチができれば言うことはないですね。 あとは文書の書き方や書式などは「社内文書の書き方」や「手紙文書の書き方」など本も出ていますし、添付のようなHPもありますので、基本的な書式は勉強できると思いますよ。 あとはケースバイケースで応用ですね。
補足
ありがとうございます。ブラインドタッチは実は自信があります。 それはともかくやはりそれをどのように使いこなすかが問題ですね。
補足
たびたび質問してすみませんでした。非常に分かりやすかったです。なるほど、確かにワードで文章作成をしていて改行が上手くいかなかったり、文字が変な風に送られてしまったりしたことがありました。エクセルだとセルそれぞれが独立していて、尚かつ結合も挿入も簡単にできますよね。是非試してみます。