社内ドキュメントの持ち出しセキュリティ

質問

社内にはお知らせのような通達書類、業務マニュアルなどたくさんの書類がありますね。
これが紙ベースでは何千ページにもなって、更新なども手に負えない。
となった時に、電子化管理、共有、という流れになると思います。
そこで疑問となるのが、たとえば「業務マニュアル」ですよ。
みんなが参照して仕事に励むためには部署部署で権限設定するにせよスタッフがアクセスできる設定にしなければなりません。
（Googleドライブ、会社が用意したメルアド、個人のスマホからのアクセス、　などを想像していますが。）
このマニュアルが元原稿のWordではなくPDFであったとしても、見た人はダウンロードができるということになりますね？
ということは業務マニュアルを一式ダウンロードして退職するような人が当然出てきてしまうでしょう。
会社の幹部だってサラリーマンなんだからやめる人がいるはずです。
こういうのってどうやって防いでいるのでしょうか？
会社が支給したPCでしかアクセスができない、しかもこのPCにはUSBが刺さらない設定、のようにしたって自分のプライベート宛にメールに添付すれば送れるわけでしょうし。メールも使えないようにするとか。
制限すればするほど使い勝手は悪くなりますよね。
紙で印刷して「社外持ち出し禁止」にしているのとさほど変わらない使い勝手になりそう。
どうやっているのでしょうか。

回答No.5

Ultra-Hetare · ベストアンサー

完全に防止することは不可能です。

しかし、
特権ユーザの管理・監視及びアクセスルートの「関所」化。
一般ユーザの無力化（シンクライアントやVDI導入など）で、
かなり抑止できると思いますし、メールも添付を不可能にし、
専用のストレージでデータを授受することで解決できます。

まあこれに加えて、カバンの中を警備員がチェックするとか、
金属探知機を導入するなどの職場で働いた経験はあります。

お礼

ありがとうございました。

回答No.4

Higurashi777

>PDFをアップロードして、「閲覧のみ許可」「ダウンロード不可」「印刷不可」という設定ができるドライブがあるのでしょうか。

ですから、「ネットワークドライブ」という形ではなく、社内でローカルのwebサーバーを立ち上げて、そこにpdfをHTML5/SVGに変換したものを置き、閲覧許可／ダウンロード・印刷は禁止に設定する、ということになります。
参考
https://www.intwk.co.jp/2021/03/22/pdf%E9%96%B2%E8%A6%A7%E3%81%AF%E8%A8%B1%E5%8F%AF%E3%83%BB%E3%83%80%E3%82%A6%E3%83%B3%E3%83%AD%E3%83%BC%E3%83%89%E3%81%AF%E7%A6%81%E6%AD%A2/

以上、ご参考まで。

お礼

ありがとうございました。

回答No.3

Higurashi777

たとえばpdfであれば共有フォルダ等に保管するのをやめて、webベースでしかアクセスできないようにします。
で、そのpdfに対して「閲覧のみ許可」「ダウンロード不可」「印刷不可」という設定を行えば、流出の可能性をかなり下げることは可能です。

まあそこまできっちりとしたセキュリティをかける会社であれば、ネットワークのトラフィックに関してはチェックをしているでしょうから、「誰がいつどのPCからどんな操作をしたか」をすべて記録することが可能です。
メールに関しても「誰がどのアドレスにどんなメールを送信したか、その際にどのような添付ファイルが添付されていたか」を記録（検閲）することも可能です。まあ悪意を持ってやればファイル偽装はいくらでもできるのであとは社則等で「データ流出は厳罰」等の規約を作成するぐらいしかないでしょうけど・・・。

以上、ご参考まで。

補足

PDFをアップロードして、「閲覧のみ許可」「ダウンロード不可」「印刷不可」という設定ができるドライブがあるのでしょうか。

回答No.2

hiro_1116

現場では必要に応じて印刷して参照もするでしょうし、電子媒体で持ち出せないようにしたとして、流出を完全に防止することはできませんね。（電子化する前も同様だと思いますが。）

他の回答者の方が書いてくださっているように、社員教育が基本でしょう。社員が信用できないとなったら、社外秘の仕事は何もさせられませんね。

回答No.1

t_ohta

就業規則や情報管理規定などルールを整備し、きっちり罰則を定め、全員に誓約書を書いて貰い、社員教育をしっかり行ってコンプライアンス意識を高めていくと言うのが基本的なやり方でしょうね。