居住者台帳、個人情報の取扱いは……？

質問

都内にある分譲マンションです。
先日、理事長より緊急連絡先の名簿台帳を作りたいと
打診がありました。まあ、良く言われますが、
個人情報の問題がありどう扱うのかが議論。

数ヶ月前、マンションの住人が室内で倒れてる事件あり。
身寄りの無い独暮らし、後々も介護が必要って事で
理事長と区役所に相談。回答は、「所詮は他人なので
出来る事は殆ど無い。マンション管理組合及び理事は
建物の管理を目的とするものであり、個々の問題には
関与しない。何かあれば警察か救急車を呼ぶ」って話でした。

そして先週、別の住宅での事件。
[ポストに手紙が溜まってる。何日も姿を見てない]
そんな通報を受けて理事長が警察を呼んだ。
私はその事件を詳しく知らないのですが、
ほぼ丸１日拘束されての事情聴取。相当大変だったらしい。
そんな理由から、家族全員及び親族の携帯番号一覧が
欲しいと言い始めたのです。そして、その管理はと言うと
[誰でも管理人に許可貰えば閲覧可能]って状態が良いと……。

理事長的には名前と電話番号だけなんだから問題ないと発言。
しかし、全家族と親戚の情報を渡したら、オレオレ詐欺は？
管理組合及び理事は個々の問題に関わる気無い。
なのに家族構成と電話番号を欲しがる？
何だか一方通行な感じがします。

以下、私の考えおよびぼやきです。
「地域一致団結してお互い支え合いましょう」
ならば意味があると感じます。そして、支え会うなら
[病院やら介護などの出入り業者]等々、どこまでか
分かりませんが、もっと踏み込むべきとも思います。

一応、理事長に個人情報の管理として、封筒での
管理を提案致しました。個人情報書いた物を封筒に入れ、
蓋に割印。緊急時のみ理事長権限で封を開封。
使わなかったら１年後に返却で新しい物と交換。
……って説明をしたら、「万が一開封して、それが
理事長責任？そんな責任を追わせたら、誰も理事にならない」
っと半ばぶちギレ。

話が長くなりましたが、皆さんの率直な意見お願いします。
雑談レベルでも構いません。個人情報を集めるのか、
集めるならどんな内容か、どんな管理か理想か……等々。
ご意見お待ちしてます。_(..)_

回答No.1

noname#233772

理事長の意図は間違っていないし、必要だと思います。
そして、あなたが提案した「封筒に入れて、必要なときに理事長が開ける」のも妥当かと。
理事長が嫌がっているのは「自分の責任になる」ということでしょう。ならば免責してあげればいいのです。
「緊急時に必要と判断したら理事長権限で開けていい。そして結果について一切の責任を問わない」と。
ただし、理事長には「守秘義務」を課すこと、および住人の皆さんは理事長に協力すること。
個人情報だからといって、なんでもかんでも隠していいというわけではありません。ひとりの個人情報を守るために、その他大勢が危険にさらされるのは本末転倒です。
オレオレ詐欺が心配なら、引っかからないように賢くなるしかないですね。

お礼

お礼が遅くなり申し訳ありません。
色んな方々の意見を聞けて、取り敢えず理事会通せまして、総会まで引っ張る事が出来ました。
そもそもの話として、理事長と私の二人だけで取決め＆実行ってのが駄目だったかと。
管理責任緩和から入ると大分違いますね。
ご教授有難う御座いました(*-ω人)

補足

素早い回答有難うございます。
ちょっと私の方の問題で理事長個人に対して苛立ちあるので、
まともに話をする自信がありません。
ちゃんとお礼はしたいので、後日書込みしますm(__)m。