イベントを立ち上げる際に主催者に求められるものとは

質問

イベントを立ち上げる際に主催者に求められるものとは？

イベント立ち上げた経験をお持ちの方、どの様な点で苦労されたかご教授してくださると幸いです。

社会カテゴリー皆さんの
ご回答のほど、
お待ちしております。

回答No.3

koncha108 · ベストアンサー

イベントが参加費・会場費とも有料の場合、特に食べ物や飲み物を出す場合、赤字にならないようにするのが大変です。
企画が立ってから案内を出すまでの間に日時・場所を決めておかないと行けないのですが、はじめてのイベントだとどれだけ参加するかが読めない。なんとか参加者が集まっても、ドタキャンは必ず発生するものでどれだけの率でドタキャンが出るかも読めない。会場・運営費用は参加人数によらず決まっているので、ある程度余裕を持って回収できるように計画するのですが、飲食代は人数分用意するとドタキャンの分だけ確実に赤字になります。常識的には立食タイプの場合は、食事は少なめに発注して飲み物は当日余った分を返せるようにしておくものらしいです。私は知らなくて最初赤字をだしました。
その意味では場所も飲食などのケータリングもキャンセル条件は調べてどの時点までにどれだけ集まらなかったらキャンセルとかスケジュールを立てておくのが良いです。可能であれば、手数料は結構掛かるけどPeatixのようなイベント用のチケット販売を代行してくれるところで予めお金を集めるのも良い。ただイベントのタイプによってはチケット販売をすると逆に人が集まらないかも知れない。その場合でもドタキャンの場合後から徴収するように案内しておくべきでしょう。大人数の場合は、受付で確実の参加費を集めて会計をやってくれる人を何人かアサインしておくこと。主催者は当日忙しくて手が回りません。

次に、参加者集め。SNSに載せただけだと集まりません。自分の友だちが行くから私も行くと言うのが普通なので、まずは自分の身の回りで確実に参加する人に頼んでおいて、その人達に友達を誘ってもらう。その状態で最初に参加者がSNS上で表明していると参加しやすくなります。なので、イベントを手伝ってくれる運営スタッフは多いほうが最初の拡散に有利。後、サークルや団体などのSNSのグループやメーリングリストなど、使える手段は多いほうが良い。一般的に参加登録者はイベント案内を出して１周間以内に予定人数の半分くらいまでいかないと時間が経つほど集まらなくなります。

一番ドキドキするのが、イベントに目玉となる人（例えば有名人とかミュージシャンとかお話してくれる人とか）が本当にくるかどうか。ちゃんと事務所とかがあってお金も払って契約でもしてれば良いけど、そこまでの人じゃなくて交通費程度で口約束レベルだととても心配。そこはきっちり約束して、開催日まで連絡して確認しておく必用があると思います。

それから、イベントが成功するかどうか。本当はこれが一番大事ですが、自分がどんなイベントをどう言うふうにやりたいかじゃなくて、来てくれる人たちがどうイベントを楽しめるか、来てよかったと思うかの視点で作る必要があるので、声を掛ける参加者がどう言う人達か（いわゆるオーディエンスってやつ）をイメージして、企画を考えることですね。イベントそのものの運営がつつがなく言っても参加者が楽しめなかったら失敗です。

最後に、主催者はアクシデント、クレーム、法律の遵守（交通・騒音・場所の専有・未成年の飲酒・etc. )、すべての責任があります。予めリスクはリストアップして未然防止や問題があった時にそうするかくらいは考えておく必用はあると思います。

お礼

ご回答のほど、
ありがとうございます。

回答No.2

hofun

イベントの内容。

お礼

ご回答のほど、
ありがとうございます。

回答No.1

agehage

（D時代）
こんなに準備したのに雨かよ！！！！
え、そんな盛り上がるつもりじゃないのにこんなに人来た
え、もっと来てもらうつもりなのに全然来ない

（P時代）
スポンサー集めに苦労する
スポンサー集めがとても苦労する
スポンサー集めがとにかく苦労する
たまに利害関係の問題でつまらない抵抗を受ける
役所とかに前例がないとかいうどうでもいい抵抗を受ける
収支決算時に何の経費だこれ？ってのが登場
お金お金お金お金、お金があればもっとよくなるのに

商業的でなければスポンサーなどもそれほど苦労しないかもしれません

アドバイス１
現場は何度も通ってよく見ましょう
お客さんがどんなルートで来るかとかも考えましょう
周りに迷惑がかかることがあるか予測しておきましょう

アドバイス２
何をしたいか？をはっきりしましょう。これが一番大事
イベントをしたい！だとずっこけますよ

アドバイス３
イベントは終わりから組み立てます
場所を抑えて→告知して→イベントをやって→結果報告をして、という順番ではないのです
結果予測を立てて、そのための動員人数を推測し、そのキャパを満たす場所を押さえ、それを仕切れるMCを選び、それに見合う告知を行うのです

アドバイス４
イベント成功って何でしょう？
商業的イベントですと商品の告知とか、イベントの収入で黒字とかわかりやすいかもしれません
ボランティアの集いとかだと何をもって成功とするのか？がわかりにくいです
この辺りも事前にはっきりしておかなくてはなりません

あーなつかしい。

お礼

ご回答のほど、
ありがとうございます。