accessとExcel、どちらが適当？

質問

• 新しくデータを作る場合、accessとExcelのどちらが適しているか悩んでいます。
• 土地所有者のデータベースを作成し、所有者の情報を管理する必要があります。
• 複数の人がデータを扱い、データの一貫性を保つことが重要です。

回答No.11

okok456

「住所・電話番号・勤務先・所有している土地の地番」レベルなら
とりあえず慣れたExcelで作成されてはいかがでしょう。
AccessにExcelのデータをインポートできるようです。
https://hamachan.info/win8/access/import.html
逆にAccessのデータをExcelに貼り付けることも可能なようです。
https://tsukaeru-excel.com/access-to-excel

Excelは表、データベースはカードですね。
１件のデータの確認はカードの方が把握し易いと思います。
※Excelはデータ量が大きいと重くなり扱い難くなりますね。

＞一人の人が複数の土地を有しているケース
・１枚のカードに複数の土地を入力した場合、
土地が多いとカードでの把握は用意ですがExcelにインポートした場合やたら横に長くなります。
・土地ごとにカードを作成した場合、一人の所有する土地を表なら把握は用意です。
＞複数の人がデータを扱います。
・活用はコピーで行い、元データはパスワードでロックをかけ入力、修正は管理者何人かだけが行うようにされてはいかがでしょう。
＞Excelだと、並べかえでまちがえるとデータが狂ってしまい・・・
・コピーしたデータで行います。もしくは別名で保存してから並べかえを行います。
・１列増やし「1/2//3・・・・・」とナンバーを付け元に戻せるようにしてから並べかえを行います。
＞土地が放棄された場合
・「放棄」と「放棄年月日」を入力する欄を作れば良いと思います。

Accessのに慣れた方が社内に数人以上いるならばその方々に作ってもらえば良いと思います。
ただし、Accessのに慣れた方が少数で移動や退職でいなくなった場合、修正やトラブルがあった場合、対応出来なくなります。
得意先で作った人が退社していてからトラブルがおこり、相談を受けるケースが時々あります。

同業者がどのようなソフトを利用しているか聞いてみても良いと思います。
税理士・会計士に相談も良いとおもいます。業種に合ったソフトの知識が豊富でしょう。
税理士・会計士の推奨ソフトなら導入後の相談もできますね。

＞csv形式のデータ
データを他のソフトで利用する時（インポートする時）にcsv形式に変化します。
詳しくは
http://www.pc-master.jp/sousa/csv.html

余談１
「筆まめ」などの年賀状作成ソフトは扱い易いデータベースソフトです。
社内で許可されるかは分かりませんが
Excelデータをcsv形式で保存すればほとんどの年賀状作成ソフトにインポートできます。
また、年賀状作成ソフトのデータをcsv形式にエクスポートできます。
「所有者の名前・住所・電話番号・勤務先・所有している土地の地番」レベルなら年賀状作成ソフトで充分かもしれません。
当然ですがDMの作成も簡単ですね。
Accessをこれから購入なら年賀状作成ソフトは格安ですね。

いずれにしても入力にかなりの時間がかかるでしょう。
１割程度のデータでテストされることをお勧めします。

余談２
macのソフトクラリスワークスのデータベースで顧客台帳を作った経験があったのでAccess2000で顧客台帳を作ろうとしたことが有ります。
あまりにも面倒で断念しました。

お礼

詳細にご回答くださりありがとうございました。
年賀状ソフトは個人でも使ったことがないのですが、身近で売られているソフトは結構ありそうですね。
参考になりました。
accessで顧客台帳を作成するのが面倒だったとのこと、Excelで作成したものを入れ込んで、管理をする形を、イメージしています。