accessとExcelどちらが適当？

質問

このたび、業務で新しくデータを作ることになりました。
例えるなら、土地所有者のデータベースです。
所有者の名前・住所・電話番号・勤務先・所有している土地の地番
といった感じです。
キーになるのは、所有している土地の地番か、所有者の名前になると思います。
一人の人が複数の土地を有しているケースも多いです。
また、土地を放棄する場合もあり、所有者の住所や連絡先、勤務先が変わる場合もあります。
土地所有の情報が増えれば、データが追加されていきます。
所有する土地が放棄された場合、、データそのものを消すか否かは、不明です。
消えたことがわかる機能があるなら知りたいです。
複数の人がデータを扱います。
e-mailでデータをやりとりする場合もあります。
このようなデータを作成する場合、accessとExcel、どちらが適当でしょうか？

なお私は、Excelは職場で基本機能を使用するぐらいはできます。accessは全くわかりません。
Excelだと、並べかえでまちがえるとデータが狂ってしまい、それに気づけない可能性があるので、このたびaccessの使用を検討しています。
複数の人が使用しても、データの狂いが起きづらいことを求めています。
アドバイスよろしくお願いいたします。

また、csv形式のデータは、Excelに比べてどのような点が優れているのでしょうか？
よろしくお願いいたします。

回答No.7

Granpa-pc · ベストアンサー

業務でデータベースを作るならAccessが圧倒的に優れています。
Excelは基本的に表計算ソフトです。
データベースのように使うこともできますが所詮個人レベルです。

Accessはそれだけに敷居が高くプログラムなしでExcelに似た使い方もできますが本領を発揮するのはVBAというプログラムでコントロールすることによりなされます。

それだけにExcelに比べると難易度が高くなります。
これまでAccessに触れていないレベルであれば熱心に勉強しても1年間で業務にまともに使えるようになるには相当な苦労があるでしょう。
覚悟して取り組むか簡易的な汎用ソフトを使うあるいはソフトハウスに依頼するかでしょう。

どれがベストかは費用、時間、能力、熱度など諸々の条件があるので第三者はアドバイスできません。

質問のCSV形式のデータの利点はExcel以外のソフトでもデータの読込み書き出しが可能なことです。

お礼

ご回答をありがとうございました。
詳細にご説明くださり、とても参考になりました。
Excelは日頃業務でも多少使用していますが、融通が効きすぎて、データが容易に崩れそうな不安を抱いています。
なので、複数の作業者に、入力をExcelにさせ、そのExcelの情報をもとに、accessを使えるひとがaccessに入れ込む。
そんな感じを考えてみましたが。。

簡易的なソフトとは、どのようなものでしょうか？
ご紹介いただけますと幸いです。

回答No.13

Granpa-pc

>簡易的なデータベースソフトの例
No.7です。
私自身使ったことがないのであなたの希望に合うかどうかわかりませんが日本製のソフトで「桐」というものがあります。

Accessを勉強するよりはハードルは低いでしょう。
製品の概要は下記をご覧ください。
Excelで現状運用できているのならこれくらいでよいのかも。
試用も可能なようですから試してみたらいかが。
あるいはネット検索で。
http://www.kthree.co.jp/kiri/

お礼

再度のご回答をありがとうございます！
ご紹介くださり、ありがとうございました。
現在システムは、まだ作ってはいません。
これからです。
3万件あるのとExcelだと融通が効きすぎる気がして、Excel以外を検討していました。
良いものをご紹介くださり、ありがとうございました。

回答No.12

山田 太郎（@f_a_007）

＞Excel データをAccess に追加！

【私流の手順】

１、Excel の当該データを CSV 形式で吐き出す。
　　Excel の CSV 排出機能は利用しないでプログラムを書く。
２、CSV を Access にインポートすることはしない。
　　ちゃんと、データ自体のチェック、重複インポート等
　　を回避する Access プログラムを書く。

　いずれも経験者であれば半日作業。完全なド素人でも１～３ヶ月もあればってところです。

お礼

ご回答をありがとうございます。
私には高度な気がしました。
専門の方に依頼した方がよさそうです。

回答No.11

okok456

「住所・電話番号・勤務先・所有している土地の地番」レベルなら
とりあえず慣れたExcelで作成されてはいかがでしょう。
AccessにExcelのデータをインポートできるようです。
https://hamachan.info/win8/access/import.html
逆にAccessのデータをExcelに貼り付けることも可能なようです。
https://tsukaeru-excel.com/access-to-excel

Excelは表、データベースはカードですね。
１件のデータの確認はカードの方が把握し易いと思います。
※Excelはデータ量が大きいと重くなり扱い難くなりますね。

＞一人の人が複数の土地を有しているケース
・１枚のカードに複数の土地を入力した場合、
土地が多いとカードでの把握は用意ですがExcelにインポートした場合やたら横に長くなります。
・土地ごとにカードを作成した場合、一人の所有する土地を表なら把握は用意です。
＞複数の人がデータを扱います。
・活用はコピーで行い、元データはパスワードでロックをかけ入力、修正は管理者何人かだけが行うようにされてはいかがでしょう。
＞Excelだと、並べかえでまちがえるとデータが狂ってしまい・・・
・コピーしたデータで行います。もしくは別名で保存してから並べかえを行います。
・１列増やし「1/2//3・・・・・」とナンバーを付け元に戻せるようにしてから並べかえを行います。
＞土地が放棄された場合
・「放棄」と「放棄年月日」を入力する欄を作れば良いと思います。

Accessのに慣れた方が社内に数人以上いるならばその方々に作ってもらえば良いと思います。
ただし、Accessのに慣れた方が少数で移動や退職でいなくなった場合、修正やトラブルがあった場合、対応出来なくなります。
得意先で作った人が退社していてからトラブルがおこり、相談を受けるケースが時々あります。

同業者がどのようなソフトを利用しているか聞いてみても良いと思います。
税理士・会計士に相談も良いとおもいます。業種に合ったソフトの知識が豊富でしょう。
税理士・会計士の推奨ソフトなら導入後の相談もできますね。

＞csv形式のデータ
データを他のソフトで利用する時（インポートする時）にcsv形式に変化します。
詳しくは
http://www.pc-master.jp/sousa/csv.html

余談１
「筆まめ」などの年賀状作成ソフトは扱い易いデータベースソフトです。
社内で許可されるかは分かりませんが
Excelデータをcsv形式で保存すればほとんどの年賀状作成ソフトにインポートできます。
また、年賀状作成ソフトのデータをcsv形式にエクスポートできます。
「所有者の名前・住所・電話番号・勤務先・所有している土地の地番」レベルなら年賀状作成ソフトで充分かもしれません。
当然ですがDMの作成も簡単ですね。
Accessをこれから購入なら年賀状作成ソフトは格安ですね。

いずれにしても入力にかなりの時間がかかるでしょう。
１割程度のデータでテストされることをお勧めします。

余談２
macのソフトクラリスワークスのデータベースで顧客台帳を作った経験があったのでAccess2000で顧客台帳を作ろうとしたことが有ります。
あまりにも面倒で断念しました。

お礼

詳細にご回答くださりありがとうございました。
年賀状ソフトは個人でも使ったことがないのですが、身近で売られているソフトは結構ありそうですね。
参考になりました。
accessで顧客台帳を作成するのが面倒だったとのこと、Excelで作成したものを入れ込んで、管理をする形を、イメージしています。

回答No.10

山田 太郎（@f_a_007）

＞複数の作業者には、Excelを使用して入力などをしてもらい、
＞それをaccessに入れ込むのは、
＞accessの知識のある人が行う。

ゲッ、そんなのダメですよ。

１、誰もが間違いなく、素早く、連続的に入力できる。
２、入力したデータは、一件ごとにデータベースに登録される。
３、登録されたデータは、簡単に誰もが呼び出せる。
４、呼び出したデータも追加・修正・削除が可、

改善点１、データ入力からデータを利用できるまでのタイムラグをゼロに。
改善点２、入力データのデータベースへの格納は完全自動化。

これをやらないと、そこにデータ入力管理者なんてのを配置することになるでしょう。会社に提案するのであれば、こういう誰が考えても《おっ、それいいね！》って改革案でしょう。

＞で、誰がやるんだい！
＞はい、私がやります。
＞私が一部屋を占有して、それに専念することが条件ですが・・・

というのが、私流です。

お礼

ご回答をありがとうございました。
私の説明が足りずすみません。

今回扱うデータは、合格と不合格に分かれるものです。
毎月試験があります。(毎月の受験者数は、3000人は行かないと思われます)
合格した人のみを、データベースに入れたいと思っています。

試験のために、合格不合格問わず、毎月の受験者の情報がデータ化されていることが必要になります。
Excelでデータを作り、試験結果がでたら、そのデータから不合格者を抜き、合格者だけをデータベースに毎月追加していく形を、現在イメージしています。
何かアドバイスありましたら、よろしくお願いいたします。

回答No.9

okwavey2

目的に対しては、Accessが妥当に思います。

同時アクセスはExcelは不可能です。
Accessならば3～4人での共有が可能かと思います。

同時に複数人で操作することはないのなら、Excelでもセルの制限やフォームによる操作を強制することにより、人為的なミスを予防しやすくなます。

CSV形式のデータについて。
CSVファイルはテキストファイルです。
メモ帳で開けます。
カンマやタブで区切られたテキストファイルです。
Excelでは区切られた文字は表示せずに区切った値をセルに入れて読み込みます。
ですので、Excelの機能のほとんどは保存出来ません。文字が保存されるだけです。

上記のことから、様々な環境でのデータの受け渡しに便利です。
文字コードの問題を除けばほとんどの環境で読み込むことが可能なファイル形式です。

ExcelファイルはExcelでしか基本的には開けません。

お礼

ご回答をありがとうございました。
複数の人が同時に入力する必要もあるかもしれませんが、ないかもしれません。
(しかし素朴な疑問ですが、同じレコードに、変更を全く同じタイミングでかけたら、どうなるのでしょうか？)
複数の人が同時に使用できなくてもよいので、データの狂いが発生しづらい方がありがたいです。

＞同時に複数人で操作することはないのなら、Excelでもセルの制限やフォームによる操作を強制することにより、人為的なミスを予防しやすくなます。

このやり方で、Excelに入力する方法を取りたいと思います。
そして、そのデータを、accessに追加していくやり方を、取るのがいいのかなと思いました。

具体的なアドバイスをくださり、とても参考になりました。

回答No.8

bunjii

>このたび、業務で新しくデータを作ることになりました。
何時から手掛けて何時頃完成の見込みですか？

>このようなデータを作成する場合、accessとExcel、どちらが適当でしょうか？
>なお私は、Excelは職場で基本機能を使用するぐらいはできます。accessは全くわかりません。
Excelでデータを入力して取敢えず管理手法を確立させてください。
ExcelのシートをそのままAccessで利用できますので管理手法が決まるまではデータの入力や削除を選任の人に任せて利用者には読み取り専用で情報提供のみにさせることをお薦めします。
Accessの学習を急ぎデータの管理手法が確立するまでにマスターしてください。

>また、csv形式のデータは、Excelに比べてどのような点が優れているのでしょうか？
Excelは表計算ソフトであってcsv形式のデータと比較するのはExcelのシート（Excelのブック中の1つのシートのみ）です。
csv形式のファイルはテキストデータなのでExcelでもそのままシートへ読み込めますが加工後に上書き保存すると数式等は無くなり計算結果のみテキスト形式で保存されます。
csv形式のファイルはメモ帳のようなテキストエディターでも読み込みできて書き換えも可能です。
条件に因ってはWordの表へ取り込むこともできますので印刷物で関係者に提供するには都合が良いかも知れません。
勿論、Accessでも利用できます。

頭の中を整理してデータベースの構成を纏めてから運用方法を関係者と相談してください。
始めにソフトありきでは折角作ったデータベースが役に立ちません。
データベースのフィールド数とレコード数を先に拾い出すことが第一歩ではないかと思います。
10項目以下のフィールドで100レコード程のデータならAccessを使うまでもないでしょう。
項目数が同じでも10000レコード以上になるとExcelでは荷が重すぎて効率的な処理が難しくなります。

お礼

ご回答をありがとうございます。8月頃からデータ入力しますので、7月にはデータをどう管理するのか、 決めたいと思います。
使う人は社員のみで、一般の人が入力したりすることはありません。関連会社にデータを渡すことはありますが、読み取り専用で十分です。
accessの習得を急ぎますが、間に合わないと思われますので、アドバイスのとおり、当面はExcelで管理し、やがてaccessも使用したい(並行利用)と思っています。
Excelは、融通が効く分、データの狂いも起こりやすそうで、心配です。
accessの方が、そのような狂いも起きづらい？イメージです。
なので、Excelで複数の人が入力したデータを用いて、accessを使える人が、データベースを作っていけばいいのかなと思いました。
フィールドはおそらく10位、レコードは多くても30000万件位ではと思いますが、それを超える可能性もあります。
なので、やはり少なくともaccessを使用しなければならないようです。
詳細にご説明くださり、とても助かりました。

回答No.6

imogasi

業務で使うなら、ACEESSです。
データベースに対し、SQLが使えることを、理由に上げます。（SQLの勉強が必要）データ検索は、これに拠ることになるでしょう。
それとAcceeVBAで入力や、アウトプットのために、帳票やユーザーフォームのようなものも作れる必要があります。（アクセスVBAの勉強が必要）
操作でやるのでなく、プログラムを組める必要があると思う。
質問の書き振りから推測して、質問者のシステムの自作は難しいと想像します。
やはり専門業者に依頼すべきでしょう。
又は既製のソフトを探すか、だが、ぴったりのものが、見当たらないでしょうし、価格も高いものも多い。
勉強や自作に時間がとられて、担当の仕事がおろそかにならないですか。夜や休日もつぶす気なら、また近くに指導してくれる人が手当てできるなら、少し別です。
またこういうコンピュター処理の理解と応用が早い人かつ好きな人も、中にはいるので、例外はあります。
システムを作ることを、甘く見る人が多いようだが、不向きな人には、大変なことです。
プロはエクセルはメインに使いません。素人のためにEUCのためになどでデータを作ったりはするでしょうが。またプロは、ACCESSもこれでぜひやりましょうというか疑問です。まずプロに相談して、コンサルタント的な相談を受けてはどうでしょう。
無料の、どんな人が答えているかわからない、こんなコーナーに相談するのが、おかしいと思います。部分的な正解の決まる質問なら、ここに質問しても良いでしょうが。
＞csv形式のデータは、Excelに比べてどのような点が優れているのでしょうか？
こんなことを、ここで持ち出しているのを見ると、質問者のコンピュター処理の経験も少ないようです。
エクセルや特にACCESSでは、すぐテーブル（基本データ）にする（またはその逆の）仕組みがあるので（特にVBAを使うとそうです）、今の段階で、特に取り上げる必要はありません。
前述の＞入力や、アウトプットのために、帳票やユーザーフォーム、で出来上がるのはACCESSでは一次的には、テーブルデータです。あとCSVデータなどは傍流です。必要に応じて考えればよい。
参考までに。

お礼

ご回答をありがとうございました。
プロの方に聞いてみたいと思います。
とても参考になりました。

回答No.5

山田 太郎（@f_a_007）

Q、AccessとExcelどちらが適当？
A、Accessでが・・・。現状では、無理。

　Access は、データ管理システム＋プログラム言語の二つで構成されています。データ管理システムは、主にバックエンドのデータベースを管理を担当します。(1)データの追加・変更・削除、(2)データの編集、(3)編集結果の出力の３つフロントエンド部分はプログラミング言語で開発します。ですから、Ruby、C等でのプログラミング経験者がデータベース設計を学んで利用するのがAccessです。

　当然にデータ管理は表計算ソフトの出番ではありません。でも、プログラミング未経験者＋データベース設計の知識ゼロでは、Access を活用するのは不可能と断言できます。

　では、一体、どのような解決策があるのか？それは、地域のシルバー人材センターの利用です。定年後に一度だけ依頼がきましたが、まあ、ほとんど無償奉仕みたいな報酬しか貰っていません。でも、アプリケーションの完成度はとっても高かったと自負しています。

【お勧めはWEBシステム】

・ネット上のWEBサイトから入力。
・ネット上のWEBサイトから閲覧。

　HTML、CSS、JavaScript、AJax、Java でご所望のシステムを構築するのは大した作業ではありません。WEBシステム構築の初心者が学習のために挑む初手の演習そのものです。ですから、シルバー人材センターには、それ位は請け負ってくれる暇老人がいると思います。費用ですが、ほとんど無償に近い30万円程度を用意されるとお釣りがくると思います。もちろん、他に、サーバー費用があります。

【Accessであれば、せめて《S/Cシステム》の体裁で依頼を】

　全くズブの素人の場合、学習期間６ヶ月、開発期間１ヶ月半が目安。これは、私が要した期間。一日１２時間×６ヶ月、Access のヘルプ文と格闘。プラス、設計に１ヶ月。７ヶ月目にようやくAccessを起動してプログラミング作業に着手。そうして、２週間で完成。

　ということは、経験者であれば２週間もあれば十分なシステムだということです。サーバー費用の問題がクリアできない場合は、Access でも仕方ないかとおもいます。でも、どんなチンケなシステムでもバックエンドとフロントエンドとを分離しての開発を依頼されるべきかと・・・。その際、「クエリは利用しないで！」と注文をされて「もちろん！」という返事であれば期待できます。

　まあ、期待外れの回答かとは思いますが、これが私の正気な気持ちです。

お礼

ご回答をありがとうございました。
詳細にご説明くださり、イメージがわきました。

決定権は私にはないのですが、多分、データは多くても3万件だと思うので、しかし、費用をかけない方(サーバーを利用しない方)を選ぶことになるような気がします。
また多分、
・エンジニアの方に定期的に依頼し続けることは費用的に難しいということと、
・今後、定期的に作業することになる予定ですが、accessのスキルがあるわけではない人々が作業者なので、

複数の作業者には、Excelを使用して入力などをしてもらい、それをaccessに入れ込むのは、accessの知識のある人が行う、感じがいいのかなと思いました。
Excelは、融通が効きすぎて、データの狂いが起きそうな不安があります。狂いが起きても気づけなさそうな不安があります。
なので、accessがよいかなと思いました。

ただ、シルバー人材センターの方に、お願いするのもよいと思いました。
とても参考になりました。

回答No.4

noname#252929

そもそも、エクセルは、計算用の表を作るものであって、データベースを作るものではありません。

なので、デーアベースを作るにはエクセルが勝てるはずもありません。

ただ、データベースは、データの構造などからの作り込みが必要で、ある程度までできないと実際に使えません。
エクセルは中途半端でも使えるというのが大きな違いです、

エクセルは、中途半端でも使えますが、規模が増えていくととても使いにくくなります。

その部分だと思いますけどね。

お礼

ご回答をありがとうございました。
とても参考になりました。

Excelは、規模が増えていくととても使いにくくなるとのことですが、なぜでしょうか？
ご教示頂けますと幸いです。

回答No.3

skp026

以下が参考になるかもしれません。
http://www.cellnets.co.jp/column/access_excel
参考にならなかったらごめんなさい。

お礼

ご回答ありがとうございました。
とても参考になるページでした。
ページ内のとおり、Excel＋Accessで、当面は行きたいと思います！