マンション理事会

質問

輪番制で今度理事会のメンバーになりました。
当マンションの管理組合の理事会は１０名で毎年の輪番制で運営してます。

最近新旧理事の顔合わせで会合を開いたのですが組合員２名が理事会メンバーでないのに参加してました。
事情を聞くと、管理組合の方針で文書専任委員（掲示物書類、通知書類の作成等）として理事会メンバー以外の組合員に委託しているそうで、その文書委員を受けている方が理事会に参加しているようです。

私は定期の理事会は理事メンバーのみの参加と思ってましたがこのような委託委員の方も同様に参加する義務といいうか権利が有るのでしょうか。
理事会として承認していれば別ですが、承認する以前に、委員本人の意思で参加するというのは有りでしょうか。

委託委員については管理組合規定には一切の文言は有りません。

私は委託委員には出席遠慮してもらうのが筋と思うのですが如何なものでしょうか。

回答No.4

大黒 太郎（@daikoku99） · ベストアンサー

標準管理規約（平成２３年７月版）と同等の規約が存在するとの前提でコメントします。

理事でないものが理事会に参加することはできませんから出席を拒否すべきです。
組合員は理事会を傍聴するのが限度です。
ご指摘の業務は理事、もしくは管理会社（管理委託契約を締結）が行うべきものであり職務の性質上も組合員に託すものではありません。

標準管理規約第３８条４項に《理事長は、理事会の承認を受けて、他の理事にその職務の一部を委任することができる》とあります。
これを拡大解釈し理事長や理事会の業務を組合員や第三者に委任しているケースがありますがこれは規約に反する行為であり結果とそて生じた責任は理事長や理事が負うことになります。
もし理事会の職務を組合員に委託するのであれば理事会の専門委員会のような形で位置付ける必要があり、その場合は総会決議が必要と考えれています。
委託委員とありますが文書専門委員とあるので専門委員として総会で決議されたのかもしれません。
しかし記述された職務程度なら専門委員会の必要性はないと思います。

専門委員会と称して理事会を牛耳っている事例もありますから注意が必要です。
管理会社から裏金をもらっているとの話も聞きます。

２名の参加目的はな何でしょうか。
従来からそのような仕組みがあり、同じ者が継続しているのであれば直ちに廃止すべきです。
委託委員という名目で理事会の様子を探ろう（影響力を行使）としている可能性はあります。
もっと言えば、理事長を傀儡し理事会を思うように動かしたいのではないですか。
議事録の改ざん、掲示書類を意図的に作成する目的が十分考えられます。
管理会社が契約業務を二人に転嫁しているどころか管理会社の手先に利用されている
可能性もあります。
組合が発行する文書が組合員に大きな影響を与えることを知り尽くしているのかもしれません。

理事会は善意の集団とは限りません。
管理会社の回し者もいますし私利私欲の理事がいる事例は多いです。
理事会が無気力なら彼らが理事会を手玉に取るのは簡単です。
そのような隙を与えないよう注意深く理事会を構成するのが理事の最低限の使命です。

私どもには部会（理事会業務を分担する理事集団）というものが定着していました。
規約では規定はありませんが前出第３８条４項を援用しての組織と考えられます。
３年前に、《文書管理部会》なるものあり理事が突然提案しその彼が部会長に就任しました。部会メンバーは部会長一人です。
この部会が何をするのか私は理事長に質問しましたが回答ありません。
理事長はこの部会長を気にしながら理事会運営をするなど理事長は操り人形のようでした。
この部会長は業者への便益供与を図ったり自分に都合良いように理事会議事録を改竄していました。業者との窓口は俺だと理事会で発言するなど不正発覚を恐れていました。
私利私欲で行動する理事や組合員が存在することを忘れてはなりません。

やっていただけるならお任せしようという姿勢こそ理事の職務を放棄することです。
そのツケ（民事責任）はあなた自身に降りかかるということを認識されたらよいと思います。

前出文書管理部会長が行ったことの違法性を裁判所は認めました。
今後は組合費数百万円損失の責任が問われると思います。

お礼

非常に奥の深い示唆を有難うございました。

８月から次期理事会がスタートしますのでその辺、邪な悪意が窺える場合はそれを排除する方向で新理事会をスタートしたいと思う次第です。

特定の組合員の意向を排除するべく考え、その者は理事会の傍聴者である立場を守り理事会議事進行への意見を禁止するようにしたいと思います。

組合員に委託する文書委員なる仕組みを廃止して理事会メンバー若しくは管理会社でその役目を担当するようにしたいと思います。

回答No.3

noname#243649

＞あまり難しく考えないのが運営をスムースに進ませるコツだと改めて思いました。

　そうなんです。こういう柔軟な考え方は良いことですよね。
でも、余計なことかもしれませんが、一つ気になることがあるのです。

　それは、「文書専任委員（掲示物書類、通知書類の作成等）」なるものの存在です。もしかしたら、管理会社が担うべき仕事を、巧みに管理組合に押し付けられているのではありませんか？　私なら、ここを追求したいですね。

お礼

そのところは私も気になりました。

管理会社との契約書をよく読んで、所謂手抜き管理がないようにチェックしたいと思います。

回答No.2

Broner

『管理規約には理事会は理事会メンバーで行うと記載されてますが、但し一組合員が出席希望の場合は事前に届けを出して理事長若しくは理事会の承認を得ることにより参加できると有ります。
但し余程のことでない限り議案への発言（意見）と決議事項の採決権は認めないとなってますので、あまり難しく考えないのが運営をスムースに進ませるコツだと改めて思いました。』ですか。

　まあ、一回なら良いでしょうが、毎年となると、新理事との知識の差が際立ち、だんだん、その人に過去のいきさつを聞かなければ、決められなくなります。

そして、そうなると、契約している管理会社は、その人を買収して、都合のいいように解説してもらい、工事外注の見積金額を上げてくるようになります。

便利なんだけど、高くつくことになる。

高齢者の５割は、生活保護を受けていると、聞きます。良い収入源です。

そのようにならなければ良いが。

お礼

そうですね。
管理会社の思う壺にならないようにするのが重要と思います。

大口修繕の時などは建築士に相談するとかこれまでの理事会の履歴などを確認したいと思います。
有難う御座いました。

回答No.1

92128bwsd

管理組合の規則、総則に、理事会の出席は理事のみと言うことが書いてあるのですかね？
書いていないとしたら、筋としては出席を妨げるものがあるのではないので、出席すると何が問題かを明確にしたうえで、新たに総則に盛り込むように議題に載せないといけないと思います。
でも理事会って私の知っている限りでは、みんなできるだけやりたくなく、大事な決定事項は総会で決めるか、翌年に先送りしたい感じで、理事にもなっていない人が出てくれてしかも手伝ってくれるなんてむしろありがたいことなんじゃないですか？しかも一緒に出てくれていれば、理事の誰かが後で説明して資料作ってもらう手間も省けて。
会社やサークルの幹部の会合と違って、真剣度合いがまちまちな緩い会合であることがほとんどなので、肩の力を抜いて参加するのが良いと思いますよ。もちろん真剣勝負の理事会もどこかにはあるのでしょうが。

お礼

そうですね。
目の鱗でした。
管理規約には理事会は理事会メンバーで行うと記載されてますが、但し一組合員が出席希望の場合は事前に届けを出して理事長若しくは理事会の承認を得ることにより参加できると有ります。

但し余程のことでない限り議案への発言（意見）と決議事項の採決権は認めないとなってますので、あまり難しく考えないのが運営をスムースに進ませるコツだと改めて思いました。
適切なアドバイス有難う御座いました。