PCスキルを駆使し、業務の効率化に成功！
- 転職・事務職での自己PRについて考えている方へのアドバイスです。
- 事務職での効率化経験を自己PRに書く際の注意点について解説しました。
- 前任者のPCスキルを駆使し、業務の効率化に成功した経験について詳細に説明します。
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転職・事務の自己PR
現在事務職で転職を考えており、転職サイトを中心に履歴書・職務経歴書の文を考えております。 その中で自己PR文について、例文を参考にしているのですが、 事務職ですから売上いくらとか、トップセールスで社長賞とかは当然書けません。 書けそうなことは「業務の効率化」なのですが、ここで一つ疑問があります。 私も前任者から引き継いだ仕事のうちいくつかを、自分なりに工夫し効率的に進め、 特にexcelを使う作業においては大幅に時間を短縮できたものもあります。 しかしそれは、前任者がexcelをSUM機能付き方眼紙としてしか活用していなかった為です。 失礼な書き方になりますが、前任者のPCスキルが低かったところを、並レベルの私が引き継いで、 結果として相対的に効率が良くなっただけで、私のレベルが高いわけでは決してないのです。 私がしたことといえば、例えばある集計作業において ・簡単な関数とピポッドテーブルを使用（LEFTB・MID・IF・COUNT程度） ・よく行う作業をマクロで記録した（自力でマクロのコードは1行も書けない） 実際に２～３時間かかっていた作業を１０分に短縮したのは事実ですが、 それは元々前任者が手作業で集計していたものに、上のようなごく簡単なことをしただけです。 仮に面接でここを詳しく突っ込まれてしまうと私のスキルがさほど高くないのが丸わかりです。 このような場合、確かに事実ではありますが、 「PCスキルを駆使し、かかる時間を10分の1程度に抑え業務の効率化に成功しました」 などと書いてもいいと思いますか？
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質問者が選んだベストアンサー
採用担当者です。 転職サイトが載せている例はちょっと極端ですよね。 スーパーマンを求めているわけではないのです。 一人で業績あげられる営業マンなら 外資系企業に行くか起業して収入を上げればいいのです。 転職者を求人する側としては 組織に溶け込んで協調性を持ってやっていける人が欲しいのです。 >それは元々前任者が手作業で集計していたものに、 >上のようなごく簡単なことをしただけです。 >仮に面接でここを詳しく突っ込まれてしまうと >私のスキルがさほど高くないのが丸わかりです。 >このような場合、確かに事実ではありますが、 >「PCスキルを駆使し、かかる時間を10分の1程度に抑え >業務の効率化に成功しました」 >などと書いてもいいと思いますか？ 自己PRとしては ・問題点を発見して業務の効率化を行いました。 その一例として 前任者が手集計で２～３時間かかっていた作業を excleの関数とピポッドテーブルを使用することで １０分に短縮しました」 ということだと思います。 業務の改善例は他にも考えておきましょう。 >「PCスキルを駆使し、かかる時間を >10分の1程度に抑え業務の効率化に成功しました」 これだとおっしゃるとおりPCスキルがウリと読めてしまいます。 MOSの資格持っている？という話になってしまいますので。 履歴書においては ・筋道立てて書けているか ・丁寧に読める文字で書いているか ・当社のことを（HPレベルではなく〕良く調べているか ・業務内容をある程度理解しているか （マイナビ転職などのサイトだと 必須条件：一般事務の経験○年 望ましい条件：英語で海外とメールやり取り可能 等と書いてあると思います。） 不明点は当然残るので積極的に質問することです。 これで入社後も積極性に聞いて回れる人かわかりますから。 ・面接は 第一印象。 見た目５０％（清潔感、真面目さ） 話し方３０％（声のトーン、テキパキとした受け答え） 話す内容２０％です。
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- rukuku
- ベストアンサー率42% (401/933)
こんばんは コンピュータの技術を前面に出してアピールするよりも、「○○の点で業務改善に貢献しました」 の方がいいと思います。 その中の"一例"として、「Excelを使って作業時間を短縮しました」とアピールする方がいいと思います。 １番が 「raudl さんの業務経験と、その中で見つけた"改善ポイント"」 で、 ２番が 「raudl さんがExcelで改善した項目」 だと思います。 … Excelは２番です。Excelだけならばraudlさんが行うよりも外注した方が安くて安心な場合もあります。場合によってはExcel以外のソフトの方が向いていることもあり得ます。 しかし、その場合でも、 １．改善ポイントを見つける ２．外注先の業者と打ち合わせをして、仕様を詰めていく(業者のいいなりになるのではなく、社内の要求を仕様に反映していく) という業務は、raudlさんの経験が生かせると思います。 p(^^)q
お礼
ありがとうございました。
- ka28mi
- ベストアンサー率41% (969/2314)
４０半ばの会社員です。 「PCスキルが高い」と主張なさるなら嘘ですが、「常に業務の改善を考えて仕事をしています」なら嘘ではないでしょう？ ですから、「PCスキルを駆使し」とするのではなくて、「常に今よりも早く正確に仕事ができないかを念頭に置いて仕事に向きあった。」として、一例として書いていらっしゃるような例をあげればいかがでしょう？ 実際問題、ものすごく知識とスキルはあっても、変えようとする姿勢がない人はいくらでもいます。 私は以前システム開発に携わった際に、実業務のテストの話をしていて、「ダブるのもばからしいし、もれても困るから、理論的にありえるケースを書き出しますので」と言ったところ、SEに「なるほど、MECEですね。」と言われ、「は？」となった事がありました。 「もれなく、ダブりなく」という考え方らしいのですが、そういう難しい用語を知っているなら、とっとと提案してくれという気分でしたね PCでも、関数やマクロを知っていても使っていない人はいくらでもいます。 頼まれてもいない事をするのは損とか、変に責任を負いたくないという方もいらっしゃいますが、そもそも思いつかない人も多いんですよ。 「思いつく」のが一番最初で最大の関門です。
お礼
ありがとうございました。
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