予備の備品から使われるのが嫌なんです。

質問

いつもお世話になっています。
職務上、勤め先で使う事務用品の発注を任されているのですが、困ったことがあります。
現在使用中のものと買い置きのものがあり、別々の棚（扉を開けて取り出すようになっていますので、使用中の棚から物を取り出す時も買い置きしてあるものは見えません。）に入れているのですが、社員の数名が、使用中のものの棚を見もせずに、買い置きの棚から物を取り出すので困っています。

と、いうのは、中途半端な使用をした事務用品（たとえば一巻きだけ使用したガムテープが２～３個になってしまったり、１袋のタックインデックスのうち、１シートの２～３枚を使用した袋がいくつもできてしまうなどです）が発生するからです。
「別にどうでもいいでしょ？」といわれればそれまでなんですが、管理している者としては、今あるものを使い終えてから次の物に手をつけてほしいので、勝手に買い置きから持っていくのはやめてほしいんです。

角を立てることなく、買い置きに手をつけるのをやめてもらうには、どう伝えればいいでしょうか？
本当は買い置き品の置き場を変えたいのですが、スペースがなくて無理です。
よろしくお願いします。

回答No.5

noname#44083

私の会社では、備品請求書というのに、ほしい物を書いてもらって、備品を出しています。
（Ｂ６サイズ程度の簡単な物です）
同じく、小スペースな為、備品がしまってある棚には他にいろんな書類も入っているので、勝手にはなかなか開けられないんですが・・・
備品は担当者が出す、事にはなってます。
頼まれた備品がない場合は請求書がメモがわりになり、注文するのに便利です。
在庫はなるべく奥の方（下の方）にしまって、勝手に出せない様にもしてます。

お礼

ご回答ありがとうございます。
なるほどー、勝手に各自がもっていくのではなく、管理者に申告して渡されるという形なのですか。
私の勤め先の場合、そこまでするほどのことではないとは思うんですが、デッドストックされてる人もいるようですので、もしあまりひどいようなら検討してみます。

回答No.4

hisako27

＞「別にどうでもいいでしょ？」
といわれていたらきりがないですよね。

庶務担当なのですから
１．買い置きの棚に鍵をかける。
２．あなたが毎日(？)足りないものは補充する。
３．使用中の棚に足りないものがあれば声をかけてもらう
と決まりを決めてしまったらいかがですか？

あと使用中の棚が使いにくいということはありませんか？

お礼

ご回答ありがとうございます。
使用中の物をおいてある場所は、買い置き品の棚は同じ棚（どう説明したらいいでしょう・・・。引き戸になっていて、向かって左側の扉を開けたところに「使用中」の物、右側の扉を開けたところに「買い置き」の物というふうにおいてあります。）なので、鍵をかけてしまうと、使用中のものも取り出せなくなってしまうんです。
「足りないものの補充」や「足りないものがあったら声をかけてもらう」という決まりについては、既にあるんですが、守ってくれないんですよ・・・。

回答No.3

karinto7

買い置きの棚に使用禁止の札を付けたらいかがでしょうか。
出来れば理由「予備の備品なので○○に有る物を使用してください」とか理由も書いて置くと良いのではないでしょうか。

お礼

ご回答ありがとうございます。
買い置き品の扉を開けたら目に付くように貼ってみます。

回答No.2

yokochoco

使用中の文具を置く場所をもっとみんなの目に付くところ、取りやすいところに変えることはできませんか？そしたら自然にみんなも使いかけのものを使ってくれるのでは？あるいはみんなが買い置きの棚に近づいたら、「００さん、ガムテープどうぞ」などといって使いかけのものを渡すとか。それでも事態が改善しないなら言うしかないでしょう。でもみんな悪気があってやっていることではないし、感情的にならずに伝えればわかってくれると思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。
使用中の物をおいてある場所は、買い置き品の棚は同じ棚（どう説明したらいいでしょう・・・。引き戸になっていて、向かって左側の扉を開けたところに「使用中」の物、右側の扉を開けたところに「買い置き」の物というふうにおいてあります。）なので、わかりづらい・目につきづらいということはなく、移そうにも他に置き場はないんです・・・。

回答No.1

noname#44934

買い置き品に注意書きのポップやメモを書いておいたらどうですか？

お願い！数量をカウントしてあります数が合わなくなります。使用中の棚から取り出してください。
買い置き品はガムテープ等でグルグル巻きにして簡単には開けられないようにする。

何度説明しても使用中の場所がどこかわからなく・忘れているかもしれません。「買い置き品の場所に使用中は●●にあります。」と書いておく。

こんな会社がありました。
セロテープですが、古いセロテープの芯と交換で新しいものを総務でもらう。
20個の芯と20個の新しいテープの交換です。
デパートの店です。本部ではそのような事はやっていませんでした。

お礼

ご回答ありがとうございます。
使用中の物をおいてある場所は、買い置き品の棚は同じ棚（どう説明したらいいでしょう・・・。引き戸になっていて、向かって左側の扉を開けたところに「使用中」の物、右側の扉を開けたところに「買い置き」の物というふうにおいてあります。）なので、場所がわかりづらいということはないんですが・・・。
メッセージを貼っておくのはいいかもしれないですね。