マニュアル作成について

質問

パソコンを使う業務について、マニュアルをよくWord2003で作ります。文字だけじゃ分からない内容が多いので、画面ハードコピーを積極的に盛り込むようにしています。
でもそうすると、10ページくらい書いたころにはファイルサイズが4MBくらいに達して、動きも悪くなるしちょっと困ってます。
ドキュメント内の図を圧縮したりトリミングしたりしても、あまりファイルサイズを軽くは出来ないように感じます。私はWord2010も使えますけど、Excelと違って2010形式に保存し直しても、ファイルサイズはほとんど変わらないですよね？

何か良い対策はないでしょうか？そもそもWordは、図を沢山盛り込んだマニュアルを作るのには向かないでしょうか？

回答No.4

keithin · ベストアンサー

＞ドキュメント内の図を圧縮したりトリミングしたりしても、あまりファイルサイズを軽くは出来ない

既にいろいろ試されている通りで、現実にはその通りです。
図の圧縮からトリミングの削除を行うのが、効き目としては一番大きい結果になります。
またＷＯＲＤ２０１０でdocxで保存すると、少し小さくはなりますが、劇的な変化はありません。

＃言わずもがなですが
図の圧縮で解像度を例えば「画面用」などにしてしまえば、容量は小さくはなりますが、「画面のハードコピー」の画像では害の方が大きいです。

プリントスクリーンからの画像の貼り付けは、ビットマップしか選択肢がありません。
ただし、ビットマップが直接挿入されるのではなく、（状況によりますが）通常はワードがＰＮＧ形式に自動変換して（＝圧縮して）貼りこまれるため、現状で既に圧縮はかかっています。
その意味ではワード（オフィスソフト）でこれ以上出来ることはほとんどありません。

＃ＪＰＧに保存し直した画像を挿入した場合、ＰＮＧよりも圧縮効率が低い場合があるので、むしろファイルサイズは大きくなる場合もあります。

＃状況（画像の様子）によりますが、ＴＩＦに変換して保存し直したのを挿入すると、もう少し小さくなる可能性もあります。

総合的には、ある程度の容量ごとにワードファイルを分割作成し、ＰＤＦなどにして保存したのを結冊、配布するのが一番効果的です。

お礼

有難うございます。画質を保ってファイルサイズを小さくするのは、難しそうですね。Wordファイルを分割すると、見出し番号とかを連続させるのに不都合が出そうで、それも難しいんですよね～。

回答No.8

hayasi456

挿入する図を極力小さくするしか無いでしょう。

画像を圧縮する時に
・図のトリミング部分の削除
・解像度の変更　（許されるならWeb/画像で）
も利用してみてください。

＞画面ハードコピーを積極的に盛り込むようにしています。
必要な範囲にされてはいかがでしょう。

PowerPointの方が図を使うには向いているかもしれません。

パソコンの能力を上げると解決するかもしれませんね。

配布される時は
PDFで保存するとかなり小さなデータに成ります。
http://support.microsoft.com/kb/2278346/ja

お礼

PDFが、画面上での見栄え的にも良くなるし、良さそうですね。

回答No.7

enunokokoro

ハードコピーしたものを、できるだけ綺麗な状態の保存が
できるようにした軽い形式にしたとします。
それでも直接挿入したものだと、画像のファイル分だけは
容量が増えてしまい、その分だけ重くなりますよね。
さらに編集を繰り返すような作業が増えれば、より増えて
重くなりやすくなります。

そこで、ハードコピーしたものを保存しておく必要だけは
ありますが、図ファイルへのリンクを使う方法を試しては。

特定のフォルダに保存してあるとします。
そこから[図の挿入]で[挿入]ボタンの[▼]をクリックして
[ファイルにリンク]を選択します。
http://office.microsoft.com/ja-jp/word-help/HP005189866.aspx
http://www.pcinfo.jpo.go.jp/site/3_inet/4_faq/07_doc_b_a.html

この場合、画像の変更をする場合は、リンク元にある画像
を同じ名前で変更するか、画像そのものを変更する方法の
どちらでも可能です。リンク元の画像側を変更するほうが
Wordファイルへの影響が小さいので、ファイルサイズなど
編集によるファイルサイズの増加を防ぐことにもつながり、
マニュアル作りなら試してみる価値があるかと。

ファイルにリンクしているだけなので、フォルダの移動や
添付するなどによるリンク切れなどに注意は必要ですが、
そのようなことをしないで済むなら、効果はあります。

お礼

有難うございます。複数人でのマニュアル編集などには不向きでしょうが、どうしてもファイルサイズが重すぎる場合はやってみます。

回答No.6

koko88okok

> パソコンを使う業務について、マニュアルをよくWord2003で作ります。文字だけじゃ分からない内容が多いので、画面ハードコピーを積極的に盛り込むようにしています。
> でもそうすると、10ページくらい書いたころにはファイルサイズが4MBくらいに達して、動きも悪くなるしちょっと困ってます。

スクリーンショットを直接Wordに貼り付けると、無駄にファイルが重くなります。
Excelに貼り付けてトリミング後コピーし、「ペイント」などに貼り付けして「JPEG」で保存してから、Wordの「挿入」→「図」から「貼り付け」しましょう。

ただ、4MBくらいで動きが悪くなるようでは・・・　画像を多数貼り付ける文書を作成するPCとしては、チョッと非力すぎるように思います。

「画像付Office書類の軽量化」
http://www.jissen.or.jp/course/ar/section/computer/fullest_use_of_OFFICE/office01.html

「サイズの大きいワードファイルの軽量化」
http://nahareport.blogspot.jp/2010/04/blog-post_22.html

編集作業を多回数、高頻度で行うと「変更履歴」のデータが増えてしまいます。
最終版で「変更履歴」を削除するのも有効のようです。

「Wordファイルの隠れた不適切データを削除するには」
http://www.atmarkit.co.jp/im/cbp/serial/hxt/024revdel/revdel.html

お礼

やっぱり、加工のプロセスを少し経てからWordに取り込んだ方が良さそうですね。Windows付属のペイントじゃ、画像の加工機能は貧弱すぎるし、フリーソフトでも使わないと、かなり詰んでしまいそうですね。

回答No.5

noname#202764

画像は圧縮するのではなく、縮小した方がいいと思います。
画質をなるべく保ったまま縮小するツールもありますので、それを用いて画像のファイルサイズを小さくし、ワードやエクセルに余分な情報が取り込まれないようにAlt+I、P、Fと連打して画像を挿入しましょう。

縮小するツールには
縮小専用。 - i-section.net
http://i-section.net/software/shukusen/
があります。
画面上の大きさを変更せずにファイルサイズだけを50KBにする、といった使い方ができます。

お礼

いいツールがあるんですね。画質を潰さず、適度に小さく出来れば、かなり良さそうです。

回答No.3

tom04

No.2です！
たびたびごめんなさい。

質問内に
＞ドキュメント内の図を圧縮したりトリミングしたりしても・・・
とありますので、
図の圧縮はすでに行っていらっしゃる訳ですね？

前回の回答は無視してください。
どうも失礼しました。m(_ _)m

お礼

ありがとうございました。

回答No.2

tom04

こんばんは！

お役に立てるかどうかわかりませんが・・・
図を圧縮してみてはどうでしょうか？

Word内の図をすべて選択（ShiftキーまたはCtrlキーを押しながら図を選択）もしくはオブジェクト選択のアイコンで図を選択
→　選択した図上で右クリック　→　図の書式設定　→　「図」タブ　→　「圧縮」を選択しOK

↓のURLから一括して図を圧縮できるソフトが無料でダウンロードできるみたいです。

http://www.forest.impress.co.jp/article/2008/10/10/officeoptimizer.html

これでも改善されない場合はごめんなさいね。m(_ _)m

お礼

ありがとうございました。

回答No.1

logner

当然貼り付ける画像などはBMPなどではなくJPEGなどで圧縮していると思いますが

・必要な部分だけ切り抜いて貼り付ける。
・ピクチャーマネージャーなどで貼り付ける画像のサイズ小さくする
　（６４０＊４８０）などにするだけでもただフルスクリーンでキャプチャした画像より
　　サイズが小さくなります。

こんなところじゃないでしょうか。

お礼

貼付け前に、可能な限り画像編集ソフトにかけて圧縮するようにしてみます。