結婚式の招待状の準備とプランナーさんの対応

質問

• 結婚式の招待客と席次を考えているが、プランナーさんの対応に戸惑っている。
• プランナーさんは先に招待客を決めるべきと言っており、席次については後で考えるように言われる。
• 電話の連絡が遅く、話が進まないことにイライラしているが、プランナーさんを変えずに対応を変えてほしいと思っている。

回答No.3

debumori

お客様の要望に合わせて対応するのがプロのサービス業。
それと約束しておいて連絡してこないというのは社会人として失格です。

ただ席次に関しては断然プランナーの意見に賛成ですね。
質問者様の希望もわからないではないですが、
一般的に招待客が決まってから、席次を決めるものですし
質問者様のやり方だと間違いなく２度手間になります。

他の方もおっしゃってるように、招待しても欠席する人は必ずいます。

仮に５名座れるテーブルを１０卓（５卓、５卓の２列で会場に配置）
で予定していたとしましょう。
しかし欠席者が出て、８卓（４卓、４卓の２列）になってしまった。
となると一からやり直しです。
空いた席に、この人を入れて・・・というわけにはいきません。
なぜなら主賓席が変わるから。
５卓２列の場合、１列目の３卓目（真ん中のテーブル）に
新郎・新婦両家の主賓が座る事になります。
しかし４卓２列になると、２卓目が新郎の主賓、３卓目が新婦の主賓が座ります。
ですので一から席次を決め直さないといけないのです。
主賓席は婚礼のマナーとして決まっているのです。

あと出席者数が変わらなくても、テーブル数が変わる場合もあります。
例えば新郎親族１０名（５名テーブル２卓）、新婦親族１０名（５名テーブル２卓）、
ゲスト３０名（５名テーブル６卓）、計５０名（計１０卓）で予定していたとします。
最終的に出席者数が、新郎親族１２名、新婦親族１２名、ゲスト２６名になった。
出席者の合計は変わらないですが、この場合はテーブル数が２卓増えます。
なぜなら親族とゲストは同じテーブルには座らないし
新郎親族、新婦親族も同じテーブルには座らないからです。

ゲストは５卓のままですが、親族は２卓で１２名座れないので３卓づつ必要になります。
テーブル数が１０卓から１２卓に変わると言う事は
最初に考えていた会場のテーブル配置はもちろんのこと
誰がどこに座るのかも大幅に変えることになります。
先の例に挙げたように、５卓２列の場合、真ん中の席に新郎新婦の主賓が座りますが
６卓２列や４卓３列になると、真ん中の２つの席に新郎新婦の主賓が分かれて座ります。
テーブル数が増える＝ゲストの席次も大幅に変えないといけないのです。

質問者様は「先に席次を決めたい」プランナーは「後のほうがいい」と言ってますが
「招待客が決まらないと決めれない」というのが正解だと思いますよ。

しかしどんなテーブル配置になるのか気になるのもわからないでもないです。
なので、
「だいたい招待客は●人から●人で予定している。
テーブルは○卓から○卓くらいになると思う。
その場合のテーブルの配置案を何案か参考に見せて欲しい。」
と具体的なゲスト数とテーブル数を伝えた上で、
テーブルの配置例をお願いするくらいにとどめておいたほうがいいと思います。
細かい席次を決めても、かなりの確率で時間と労力のムダになりますし
ゲスト数もテーブル数もわからないままじゃあ、
配置例が数限りなくあるので、プランナーさんもアイデアの出しようがない。

＞でも、プランナーさんなんてたくさん担当を抱えているだろうし、これくらい仕方ないことですか？

電話の一件はちゃんと言ったほうがいいと思います。

＞私が今決めなくてもいいような席次の相談をするからいけないのでしょうか？

「いけない」とは思いません。
ただ今決めても無駄になり、そして決めようのない事を頑なに「今決めたい」と
言い張っているのでプランナーさんも困っているのかもしれません。
しかしほとんどの人は初めてのことなので、段取りがよくわかってないものです。
プランナーも「後で決めたほうがいい」とだけ言うのではなく
ちゃんとその理由も説明すべき。

ちょっと説明不足なところがあるプランナーさんなので、
とりあえず今後は
「他のプランナーにも相談したんですけど、やっぱり先に招待客を決めた方がいいということで…」
と言われたら
「それはなぜなんですか？」と理由の説明を求めてはどうでしょうか？
プランナーさんもプロです。
それなりの理由があるからそう言っているのだと思います。

ただ約束を破った件はきっちり言ったほうがいいと思います。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。

やはり、約束した日に連絡がないのは社会人としておかしいですよね。
これから、ますます忙しくなってもこのままだと困るので、はっきり伝えたいと思います。

席次の件、詳しく教えていただきありがとうございます。
あまり席次の決まり事について、詳しくなかったのですが、こちらの回答を見て、プランナーさんも言っていた招待客を先に決めた方がいいという理由がわかりました。

確かに、席次はちょっとした人数の変更でも大幅に変わって、二度手間になってしまいますね。

ただ、ある程度の広さと、色々なテーブルがある会場なら、後から席次は何とでもなると思いますが、10名テーブルか8名テーブルを6卓ぐらいしか置けない狭い会場なので、変えられる幅が少なく、呼びすぎてしまって、親戚と友人を混ぜなくてはいけなくなったり、テーブルの間が狭くなってしまったりしないかと心配なのです。

それぐらいなら、2度手間になるとしても、ある程度の席次の目安ぐらいは考えた上で、招待客を決めたいと思ったのですが…。
例えば、親戚を11名にするか、遠縁の方は呼ばず、9名にするかなど迷っているので…。

ちなみに、プランナーさんには、全体の最少人数と最高人数、新郎新婦の親戚、友人などのだいたいの内訳なども伝え、相談しています。
会場が狭いこともあって、この場合に可能なテーブルレイアウトなんて、大してないと思うのですが、上記の案しか教えてくれず、戸惑っています。

でも、回答者様のおかげで、プランナーさんの考えが少しわかりましたし、プランナーさんが先に招待客を決めた方がいいとういう理由も確認してみようと思いました。

詳しい、ご回答大変参考になりました。
ありがとうございました。