打ち合わせとプランナーについて

質問

長文で申し訳ございませんが、ご回答頂けると幸いです。

少人数で式＋会食（でも披露宴のようにいろいろ演出する予定）を3月末行うものです。
プランナーとの打ち合わせは1月に1回あり、
後は3月中旬のみ行い、最終見積りを出すと言われました。

1月の打合せ時には2月末と3月中旬の2回と言われていました。
話がずれますが、衣裳等担当の方と打合せが1月末にあり、ヘアメイク等の相談で新たに3月1日に予約を入れたので、衣裳担当の方が
「プランナーとの打合せがあるならその日にするよう、プランナーに伝えておく」
と言っていたので
てっきりその日に2回目の打ち合わせがあるもんだと思っていました。
しかし連絡が来ないので、思い込みであるし、伝達がうまくいっていないかもしれないと思いメールをしましたが、何日か経っても返信がなく、日も近づいていたので電話しました。

すると、
「引き出物はホテルでの用意はなし（1回目の打合せ時にすでに伝えている）なので
2月末は必要がないので3月中旬のみでよい。」
と言われました。
3/1は無理かもとしか思っていませんでしたので、
この返事に拍子抜けで相手のペースで最後の打ち合わせの予約をして電話を切りました。

でもよくよく考えてみたのですが、、、
細かいことはほとんど決まってないのに、そこで内容を考え、決断し、決まっていくのでしょうか？？
料理のグレードアップ等決まってない、演出も１つしか決まっていません。
ある程度はいろいろ調べて考えておりますが、意見が通らないかもしれないし、
あちらの提案もいろいろ聞きたいのです。
それをその場で、ではこの演出をします。その他もろもろ。で、最終見積り。
と簡単に行くのでしょうか。

ホテルから頂いたスケジュールをみると、2,3回分合わせたら内容がてんこ盛りです。
会食というプランだからこんなもんなんでしょうか。でも契約時に、会食でもいろいろ演出等行いたいと伝えてあります。

それに、いつも連絡してもなかなか返事が来ないし、不安です。
今回も担当の方は、メールは読んだけど連絡遅くなり・・・（つーかこっちが電話したんですが）と謝ってましたが、
まず、それで連絡しなかったのもどうかと思いますし、2回目は行わないと考えているなら、連絡を頂きたかったです。
なぜ2月末と言われたから連絡したのに、なしでいくとそこで言われるのでしょうか。
こういうことはプランナーとして普通なんでしょうか。

今は式はこれで大丈夫なのか、プランナーの人大丈夫なのか、不安です。。。

回答No.6

jayark

この度はご結婚おめでとうございます。
私は式場に勤めている者です。プランナー経験もあります。
残念ながらどこの式場も会場の設備や料理・金額といったことは「これでもか！」というほど話すのに会場の体制やプランナーといった内情については話さないものです。
事実、プランナーとの相性や打ち合わせの進め方、会場の対応や体制（やり方）についてのクレームは決して少なくありません。
そもそも式場の体制というものはT&GやPlanDoSeeのようなグループ式場やホテルグループは統一されていますが、ほとんどの場合は式場ごとのオリジナルか他会場の模倣・ゼクシィなどの編集者を経た低レベルなコンサルティングの指示をもとにした体制になっています。
質問者さんの選ばれた会場がどのような会場かは存じませんが、一般的な話として言うならばほとんどの会場のプランナーはかなりのオーバーワークになっていることをまずご理解ください。
式場規模にもよりますが私の務めている会場であればプランナー１名に対して常に５組～１０組前後の受け持ちがあり、打ち合わせが同時進行しています（⇒なので連絡してもつながらないことが多く、電話をとった者も打ち合わせに行ったりしてすれ違い、伝達出来ていないことが多く発生します。）
ただでさえワケが分からなくなる状況でプランナーでいる限りは受け持ちが０になることはありませんし、雑務や新規接客もあり、受け持ちだけに集中するという事はできずミスも発生します。
それだけに仕事（お客様）に対して怠慢や慎重さといったプランナー自身の資質が出やすい職種であるとも言えます。
それを踏まえた上で厳しい言い方になりますが、所詮はビジネスです。
質問者さんにとってはその方が唯一のプランナーですが、プランナーにしてみれば何組もいるお客の１組に過ぎません。ビジネスライクに対応されるのが一番です。
とはいえ、このプランナーの対応は最悪です。日々の仕事をこなすのに一杯で仕事が追いついてないんじゃないですか？（それともあまり経験のない方？）

あと経験上、会食だからといってプランナーが手を抜くことは決してありません。演出が入るのであればなおさらです。決して安くない金額をいただくのですから当然です。
ただ会食の様に人数が少ないと、その分打ち合わせの内容が従来と比べ少なくなったり今回、引出物は持込みのようなのでその打合せもないとすれば、本来２回分の打ち合わせを１回にするということはあるかもしれません。ただそうなら、その説明が欠けている点にこのプランナーの資質を感じます。
あと内輪話としては当日２ヶ月前まで（招待状を発送までは）は招待者数が確定していないので演出や料理など金額に関わる話（まぁそれがほとんどですが…）をしにくいということもあります。

打ち合わせの回数としては一概に言えませんが当日４ヶ月前から始めたとして５～６回位（一般的な結婚式の場合）１ヶ月に１～２回のペースが標準ではないかと思います。
また最近では打ち合わせの回数を減らし、メールや電話でも連絡を多くしていき、どう効率よく進めていくかという課題を掲げている会場も多いですね。
実際、お二人ともに仕事をしてから打ち合わせという方も多く１時間程度のために毎回来ていただくのも気が引けます。

今回の場合の対応としては、
１、打ち合わせの予約に関しては打ち合わせが終わったその場で日時を決める。
⇒私は忘れっぽいので逆にお客様にそうしていました。
１ヶ月先のスケジュールがわからないなんてことはまずありません。

２、また電話に関しても本人がいなければ、コールバックではなく「〇〇の件で〇〇時にこちらからかけ直す」旨を伝え、同一の内容をプランナーにメールする。
⇒メールをすれは人伝えで伝わらなくとも伝わる。（あとで依頼した証拠になる）
もし指定時間に他の打ち合わせが入っていたとしても関係ない。仕事をする気があるのならその前に連絡があるか、何かしらの返事があるはず。
プランナーの「あとで電話します」ほどアテにならない約束はありません。

３、不安であればプランナーを変えても全然OKです。
質問者さんは契約者なんですから、会場が望むような対応をしない以上、発言する権利があります。
その際もプランナーに対してではなく、その会場のブライダルマネージャーまたは式場支配人などのブライダルの責任者を交えて話さなければ、あなたの発言はもみ消される場合もあります。
責任者に責任をもって担当を変更してもらいましょう。
注文はどんどん言って構いません。
プランナーは失敗しても教訓として次に活かせますが、質問者さんは後悔してもその後悔を活かせる場はありません。

長々と関係のないことまで書いて申し訳ありません、
ぜひお二人の望む式をしてください。
お幸せに

回答No.5

noname#149391

自分から連絡をしてこないプランナーさんって結構いますよね…。

私も２ヶ月前に結婚式を行ったのですが、私たちのプランナーさんも最初は
自分から連絡してこなくて嫌な思いをしました…。

「４ヶ月前から打ち合わせ開始です。」と言われていたのに、４ヶ月切る頃に
なっても連絡は来ず…。確認の電話を入れたら「３、４ヶ月前と言ったと思ったの
ですが…。」とーー；

招待状の文章を変えたら、何の連絡もないまま予定していた招待状の発送日に
間に合わない状態になってしまって…。
こちらから連絡を入れたら「文章を変えたので、納品が遅くなります。」って…。

その他にも細々と気になる点があったので「そちらは何度も行っている事なので
予定外の事があっても安心しているかもしれませんが、こちらは初めての事なんです。
何か変更があった場合はきちんと連絡をしてくれないと不安になりますし、
このような事が続くと不信感が募ります。」と正直にプランナーさんにお話し
しました。

そしたら、きちんと「お気持ちを察する事が出来なくてすみませんでした。」という
謝罪の言葉をいただき、その後は事ある毎に細かく連絡をいただけるように
なりました。

＞細かいことはほとんど決まってないのに、そこで内容を考え、決断し、
決まっていくのでしょうか？？
１回の打ち合わせの時間が長くなるかもしれませんが、当日までにはきちんと
決まると思います。
ですが、心配なようでしたら３月に２回打ち合わせを行いたいとプランナーさんに
伝えてみてはどうでしょう？

忙しくなってしまうかもしれませんが、心配なまま結婚式の準備をするのは
本当にストレスになりますよね？

プランナーさんに対する不信感をきちんと伝え、１ヶ月に２回の打ち合わせも
ありではないかと私は思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。
回答者様は不安を伝えて解消されたんですね。
やはり慣れないことなので
自分が不安に思っていることが大したことがないなら言うのもなー
とは思っていましたが、
皆さんの回答を見る限り、
不安なら連絡すべき
とありますので連絡します。

あちらからの連絡不足はやはり問題だと思うのでそれも伝えたいと思います。

回答No.4

noname#166310

まぁやる気になれば打ち合わせは1回でも終わりますからね。
（衣装やヘアメイクは別）

演出とかは司会者打ち合わせで決まっていくことも多いですし、司会者→式場の方という連絡経路で終了。

とりあえず
1.招待客決定。招待状の注文。
2.列席者決定。席次の注文。料理コース・花関係・テーブルコーディネートの決定。
3.オプション注文（アルバム、演出など）その他確認。

に加えて、衣装、ヘアメイク、司会者打ち合わせがあれば十分。
なので連絡がとれていないことだけが問題であり、工程的には問題はないです。

ただ、不安ならほっとかないで連絡してください。
ほかならぬ、自分のことですから。

＞あちらの提案もいろいろ聞きたいのです。
期待しないほうがいいです。
花嫁側でいろいろ調べていて口出しされたくない人もいますから、会場側はむやみに余計なことはいわないこともあります。（営業トークが嫌だとか、自分の考えたことに口出しされたくないとかね）
プランナーという言葉に語弊があると思いますね。
基本的に「担当者」です。
なにかといえば「手配をする人」です。

まぁ、実体験もないのにドリーム満開で余計なサプライズを考えるプランナーもいますからね。
そういう人よりは、まだ、慎重な人のほうがましではあります。

お礼

ご回答ありがとうございます。
全てを決定することは可能なんですね。
でもやっぱり決まらなくてギリギリあたふたでうまくいかなかったらどうなるのか不安なので連絡します。
連絡取れていないのはやはり問題ですよね。
それもちゃんと言おうと思います。

回答No.3

i-am-pooh

ご結婚おめでとうございます♪
当方昨年ホテルで披露宴をした２０代後半女性です。
ラッキーにもとってもいいプランナーさんで
返事は早いし、すごく親身に相談に乗ってくださりました。
しかーし！大きなホテルだからか
当日はそのプランナーさんはわたしの披露宴にはノータッチでした。
おかげで少しミスもあって悲しい思いもしました。
まさか当日担当してもらえないなんて思いもしなかったので
けっこうショックでした。と、とりあえず体験談です。

さて、今回プランナーさんに不信感があるとのことなので
思い切ってプランナーさんを代えてもらうことをおすすめします。
そんなことできないのではと思われるかもしれませんが
サービス関係では相性って重要です。
合わないと感じるのであれば素直にお願いしてもいいと思います。
それだけの代金を支払われているのですから。
実際プランナーさんの変更を申し出る人は多いようですし。

打ち合わせに関しては新郎新婦がさくさく決めれるタイプなら
１回だけの打ち合わせでも披露宴は可能だと思います。
ただその場合、事前の十分な準備が必要です。
すでに最終打ち合わせまでに決めるべきことを伝えられているなら
大丈夫だとは思いますが疑問点が多いのであれば
いますぐにちがうプランナーさんに代わってもらって
また改めていろいろ打ち合わせされることをおすすめします。

プランナーさんの仕事はなかなか大変なので
新人の方も多いのだと思います。
新郎新婦も初めてのことであたふたしていて
なかなかうまく進まないこともあるかとは思いますが
自分の意思をしっかりともって望まれてください。
お幸せに♪♪

お礼

ご回答ありがとうございます。
＞すでに最終打ち合わせまでに決めるべきことを伝えられているなら
全くなにも聞いていません。
こっちで勝手にいろいろ考えているだけです。
意見が通るかもわからないので買い揃えられません。
その分余計に不安です。

この前電話したときに
なにか提案があるなら連絡していただき、打ち合わせのため準備を
とでも言われていたら少しは安心したかもしれませんが、そんなことも一切言われず、日に日に不安と不満です。

彼の性格だと、多分プランナーを変えるほしいと言う前に、プランナーに不安不満をまず言うべき　という方向になると思います。
なので一度本人に不安と不満を言い、
その反応がよろしくなければ交代の旨を連絡する方向で行こうと思っております。

回答No.2

emi-L

ご結婚おめでとうございます＾＾
当方も10月に挙式を終えたところですので、式の支度の大変さお察しいたします＾＾；

さて、こちらの質問に対して返事が遅いのはかなり不安になりますよね…

私はレストランで挙式・披露宴を行いましたが、結婚式事業にかなり力を入れている会場だった事もあって、プランナーさんもすごく丁寧・きめ細かい気配りの出来る方でした。
私達は式場と住まいが離れているため、月１しか打ち合わせに行けなかったので「～日の打ち合わせまでに、これとこれとこれは考えておいて下さい」って毎回宿題をもらいました。何か尋ねるメールを送ったらすぐに携帯に連絡を入れて下さいました。
私も夫もその方に担当していただいて本当に幸せで、最後にカメラマンさんに頼んで一緒に写真撮影も致しました＾＾

ですから、質問者さまの担当さんは、私からはとてもルーズに思えます。。。出席者が多い場合は、出欠葉書が出揃ってから準備が慌しくなる場合もあるようですが…身内のみ会食でしたらそれはありえないし、しかも３月末じゃまもなくですし＾＾；

一生に一度の大切なお式ですし、プランナーさんに自分が抱えている不安点をぶっちゃけてみて、それでも反応や応対が鈍いようでしたら、プランナーさんの交代を願い出るべきかと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。
回答者様はステキな式を挙げられたようでうらやましい限りです☆
今のままではプランナーと写真なんて写真代の無駄にしか考えられません。
まずは不安不満を言って
反応が微妙ならプランナー交代ですね。
とにかくこの不安不満を打開するためがんばります！

回答No.1

sachi218

ご結婚おめでとうございます。
思い切ってプランナーさんを変えてもらったらどうでしょう。
上の人に言ったり、それでも無理ならご両親から口添えして
もらうことも必要だと思います。

私ならば、結婚式に不安一杯で望むのは嫌です。
3月末ならば、2月末にほぼ決めてしまって、最後の打ち合わせで
細かい変更や気になるところを聞いていくくらいじゃないと
せっかくやりたいことなどがあっても、間に合わなくなる
恐れもあります。
幸せいっぱいの結婚式になることをお祈りしております。

お礼

ご回答ありがとうございます。
私も回答者様と同じような考えで、
1回の打ち合わせはほぼ決定みたいな感じ
で、2回までの間にやはりこの方がいいかも、と考えに変化がある可能性があるので
2回目に変更・削除・追加などをしたい、
というよりスケジュールを見る限り最終日はそれも入っていたのでそのつもりでしたし、
なんせ早く決めて万全の状態にしたいと思っていました。

プランナーを変えるのは彼と相談します。
彼の性格だと、多分プランナーを変えるほしいと言う前に、プランナーに不安不満を先に言うべき　という方向になると思います。

来てもらえる方のためにもがんばらないといけないですね。