電話対応が苦手な事務職の転職者、一言一句聞き取る方法やメモの取り方を知りたい

質問

• 電話対応が苦手な事務職の転職者が、一言一句聞き取る方法やメモの取り方を知りたいと相談しています。
• 相手のおっしゃっていることが聞き取れず、何度も聞き返してしまい、メモも間違えてしまう悩みを抱えています。
• トレーニングやアドバイスを受けて、電話対応のスキルを向上させ、この仕事で頑張りたいと思っています。

回答No.5

tibitama

あえてきつく言いますよ。

　いまさらそんな年で未経験の仕事について、「まだ頑張るなん」て３日でそんなこと言うなんて、あなたあほですか。世の中の、家族の生活を支えてるお母さんお父さんがそんな事言うと思いますか。あなたは辞めるとはおっしゃってませんが、「まだ頑張りたいです」っていうのが、辞めるの前提で辞めずに頑張るってことでしょ。なまっちょろい事言ってんじゃないですよ。まだたった三日で。向いてないと思うならどんな仕事なら向いてるんですか。向いてる仕事なら３日で仕事を覚えるのですか。そもそも電話を受けないでいい仕事がこの世の中にいくつあるんですか。向いてる仕事に出合うまで転職するんですか。世の中みんな向いてるから仕事続けてるんですか。働くと決めたのならやらなくちゃ。まだ頑張るじゃなくて。

　誰でもできる電話対応って、電話対応をなめてるんですか。誰でもできることじゃないからあなたにできないんです。丁寧な言葉遣い、相手の言葉を聞きとる、少ない会話から相手の気持ちを感じる、それに応じた対応をする、クレームなんか聞いた日には食事ものどを通らない、そんな厳しい難しい仕事です。　
　わたしも高校卒業後事務職に入りました。聞き間違い・伝え間違いが連発でした。記憶力も悪かったですよ。今もです。メモを見返しても書きとったことが間違えてるし、見返しても意味が分からない。貴方と同じでした。なので電話メモを作りました。参考に。使ってられたらすみません。
　　　　　月　　　日　　　時　　　分　に　　　　　の　　　　様より電話。
　　・また電話します。　時間指定なし。　有り→。　　日の　　時頃に。
　　・帰り次第電話ください。
　　・伝言聞きました。

　貴方の聴き取れないというのは、Ｎｏ2さんのように耳の病気かもしれません。が、三日で自信をなくしてるのなら、緊張で聞こえなくなってるということかもしれません。緊張してると特に電話って聞き取りにくいというか聞こえないというか聞いたはずなのに頭に残らないというか、そういうのかもしれません。私はそうでした。失敗して他の人が何も言ってないのに勝手に周りに責められてるような気がしてますます緊張する、かもしれません。
　もしそうなら解決法は　慣れ　しかありません。なら頑張ることです。

「頑張ってるのにこれ以上頑張れなんて無理。」と思うのならさっさと辞めるのが会社の他の人のためです。働くようになると努力は見られず結果がすべて。とは言え頑張る姿もみんな見ています。やらねば。

　人より早く会社に行く、遅刻早退欠席をしない（体調管理もしっかり。）、人の嫌がる仕事も嫌がらずやる、そもそもどんな仕事も一生懸命やる、年下の先輩の言うこともちゃんと聞く、電話を聞いて間違えたらすぐ謝る、どんな失敗をしても泣かない、人前などで怒られたら怒ってくれるうちが華だと気づく、電話の言葉づかいを（言う→おっしゃるとか）よく覚える、字を奇麗に書く、秘書検定の本などで勉強する、お茶くみがあるならその作法をきっちり覚える、などなどできることはたくさんあります。

　電話はだめだけど他のことが素晴らしい、と言ってもらえるようになりましょうよ。すぐ辞めないガッツがあるのは素晴らしい事です。誰にでもできることではありません。厳しく言いましたが応援します。きじ慣れます。一年後、あー最初はきつかった、と思える日が必ず来ます。大丈夫です。

お礼

貴重なご意見ありがとうございます。

そうですね。向いてる向いてないという前にやらなければいけませんね。
全ての人が楽しく天職に就いているいるわけではないですから。

電話対応をなめているわけではありませんが、あまりにも周りがこんなことも出来ないのか、という風に呆れているので自分は駄目なんだと思ってしまいました。言い訳になってしまいますが。
今まで電話対応をしたことがなかったので慣れというのも大事なのかもしれません。

回答者様の電話メモを参考にさせていただきます。

ありがとうございました。