総務の仕事「オフィス家具の購入や移転について」

質問

はじめまして。
Webサイトのコンサルティングの仕事をしている者ですが、
このたび仕事で、総務の方を対象に、オフィス家具の購入のサポートや、
オフィス移転の際のサポートのためのサイトづくりをすることを検討しております。

少しでも総務の方々のお役に立てるサイトを作りたいと思い、
まずは総務の方々からの声をお聞きしたいと思い、トピックを作成いたしました。

そこで、みなさんに質問ですが、

「オフィス家具を購入する際」や「オフィスの移転の際」、
何かお困りのことはありますか？

どんなことでもよいので、お聞かせいただけると幸いです。

回答No.1

Nannette

これまで勤めてきた会社では、直接オフィス家具メーカーと取引をしていました。基本的なレイアウトは各部署が自分たちが望ましいと思う作業性や動線を基に考え、たとえばＣＩなどと必要であれば広報室がデザイナーたちも含めて総合的に検討し、発注や引取りについては総務部が行っていました。搬入搬出や据え付けなどはメーカー側の代行業者がやっていたと思います。

オフィス家具を購入する際…、

　これまでのような一般的なオフィス家具は、多くの場合、おおよそ仕様が決まったものばかり、したがって、購入に際してはただ数種類のアイテムをそれぞれ必要数購入する意思を伝え、見積りを取りったうえで発注するといったシンプルな方法です。

　ただ、昨今のように、フリーデスクだとかパーティションだとか、新しいオフィスのあり方についての希望やイメージが出てきた際などには、まず総務部から家具メーカーの営業担当者にその希望を伝え、同社の担当スタッフがプレゼンをして来る、その内容について関係各部署の担当者が同社の担当スタッフと協議を重ねて精査する、こうしたやりかたになると思われます。このような際には、必要に応じて、契約しているＣＩコンサルタントからスペースデザイナーを起用することもあるはずです。

オフィスの移転の際…

　こういう事態、たとえば社屋内での移動は新規採用ともに毎年どこかで行われていたものでした。また、新社屋の竣工と移転入居という大掛かりなものも一度だけ経験しました。そのほか、全国にネットワークされた支店営業所といった単位では、かなりオフィス移転ということが行われるものです。

　こうした際の動きはまさに冒頭に書いた通りです。基本的なレイアウトは、移転のかなり前から、各部が自分たちが望ましいと思う作業性や動線を基に考え、たとえばＣＩなどの理由でさらに煮詰めが必要であれば広報室が中心となって、スペースデザイナーたちも含めて総合的に検討し、発注や引取りについては総務部が一括して行うということになります。

　そのためには、移転先の各部署のためのスペースについて、まず詳細な図面が作成されます。ほとんどの場合、関係部署は部員総出で、図面と同一のスケールで切り抜いたデスクや書庫などの紙辺を図面上に並べながら理想的なレイアウトを模索します。

　そうした結果を、勤めていた会社では、さらに広報室が中心となって、さらにブラッシュアップをしていました。その際には家具メーカーの担当者の出席も乞うたこともありました。このような際には、やはり必要に応じて、契約しているＣＩコンサルタントからのアドバイスも得ていました。

　このように、この会社では、基本案は社内でまとめ上げ、外部と言えば、直接家具メーカーとＣＩコンサルタント、ただ、この場合、家具メーカーには、より細密な品種選択とレイアウトについての提案を希望する一方、コンサルタントに期待するものは、単に家具に関するものだけでなく、作業効率や営業姿勢、企業イメージにまで至る企業全体の視野からの計数的かつ実践的なアドバイスであることを重視するものでした。

　企業によっていろいろでしょう。ですから、これはほんの一例としてお読みいただければ幸いです。