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エクセルで関数の使い方を説明するコツ
- エクセルで関数の使い方を説明するコツについてまとめました。
- 引継ぎをする先輩にエクセルでの関数の使い方を説明する方法について相談しました。
- エクセルで関数の使い方をわかりやすく説明するためのアドバイスを募集しています。
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質問者が選んだベストアンサー
こんにちは、浪速のおっちゃんです。 おっちゃんは倉庫業なので、ほとんどが肉体労働者なのに業務はＰＣの知識、エクセル、ワード、パワーポイント、そして会社の独自のシステムが２つとどんだけさせるんだって内容です。 エクセルに数字打ち込んで、その数字を電卓で計算するようなガテン系にそれらを教える役割を与えられ日々苦労していました。 今教える方法として実行しているのが、エクセルとかなんて、基本独学であり、方法なんて千差万別。 教えてもらわないとできないという考え方を消すのを最優先で覚えるより考える癖をつける事です。 最終形を見せるだけで、同じのを作れって言います。 関数は見えないように全て値として貼り付けした状態で。 何が必要か？どうようにするのか？ポイントを見つけ出し、自分がこうしたいけど、何か方法はないかと質問させます。それが出来ない人には時間をかけるだけ無意味です。 冷たいようですが学校ではありません、会社ですので、徹底的に自分でさせます。 あなたが独学で睡眠を犠牲にしてまでした事ですから、使えるように教えるのがあなたの責任ではなく使えるような知識を学ぶ事が先輩の責任だと思います。 あなたの責任は売上集計・顧客や売れた商品の分析などをエクセルの表の説明だけです。 大事なのはその表であり、関数などはその表を簡単に完成させる手段のひとつですから。 絶対に関数などが必要であるのなら、自分が追い込まれた時に自力で解決する方が近道です。 知識のない人に高度な事を教えて混乱させる可能性が高いですから。 漁夫の利タイプの先輩に教える必要はありません。 おっちゃんなら、マクロ組んで無意味な関数を入れたりと、見ただけで拒絶反応しめすぐらいの事しますよｗ 心が狭い？とんでもない普通です。 努力している人には手を差し伸べますが、何もしない人は蹴落とすのが会社にとっても有益だと思います。 人にモノを教えるコツは、根本というか理由を考える癖をつける事だと思います。 表面的にボタンを押すのを教えるのではなく、なぜこのボタンを押すのか、これにはどんな意味があるのか？ それが早く分かれば応用もきき、臨機応変に対応できるとおっちゃんは思っています。 戦力にならない見方は敵というココロの狭いおっちゃんでした。
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- pashi9
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既にでているご意見と似た考えですが、 マニュアル、成果物をお渡しして、一度操作を見せて終わりでよいのではないでしょうか。 なぜなら、質問者様がいなくなったあと、その方が自分でやるとは到底思えないからです。 たぶん仕事ごと誰かに押し付けるか、理由をつけて使わないと思います。 せっかく作られた成果物が活用されないのは悲しいですが、退職前の大事なときにそのような人にムダな時間を割くのは勿体ないです。 また自分の経験ですが、マクロなどは結構作る過程が一番たのしくて集中して取り組めたのではないでしょうか。そのときの楽しかった経験を質問者様の今後に生かしてください。
お礼
pashi9さん、ご意見をありがとうございます。 確かに試行錯誤しながら失敗を繰り返しながらも作品？を作っているときが充実していましたし、完成したときの達成感はすごくありました。まだまだ勉強して高度な関数やマクロを習得したいと思っています。仕事のバトンタッチも、今度自分が受ける側になったときにご意見を思い出してのぞみたいと思いました。社会人としてはまだまだ未熟で情けないですが励ましのお言葉もありがたくいただきます。経験者の皆さんにこんなに意見やアドバイスをいただけてうれしいです。ありがとうございました！
- saltmax
- ベストアンサー率39% (2998/7600)
＞まずは、どこまでが引き継ぎ業務なのかを自分で割り切ることが大事ですね。 貴方が事前にやるのは自分の業務の洗い出しと整理をすることで それを文章化して会社と協議することです。 内容と引き継ぎ計画を記した引継ぎ手順書までできればもっといいですが できなくても内容とタイムスケジュールがあれば打ち合わせはできるでしょう。 エクセルを使って表作成し分析評価するというのも 手法の一つなので 会社で決められて守らなければならないことではないでしょう。 手書きで手計算でやろうがPOSシステムのデータを連結させようが 会社に承認されれば勝手です。 人の能力に左右されず職務の属人性を排除するということを会社が考えるのなら POSシステムからオートマティックに出力させることを考えるのが普通ではないですか。 POSシステムがなくても 受注、発注、調達、入金、出金等の社内システムの中に 必要な内容を組み込めばなくなる業務ではないのでしょうか。
お礼
saltmaxさん、ご意見をありがとうございます。 売上管理や集計方法は会社によってそれぞれあると思いますが自分の勤めている会社にはPOSシステムを使用せず別のソフトを使用しています。経営分析に必要な情報がそのソフトから自動的に取り出せないため複数のデータをエクセルに落としてつなげています。 さいわいこれ以外の業務についてはほぼ引継ぎの見通しがつき、スケジュールもほぼ決まりました。 ご意見を参考にさせていただきます。ありがとうございました。
- saltmax
- ベストアンサー率39% (2998/7600)
＞が、しかーし！中身を見てもわかる人ではないので苦労しているのです。 「方法は問わないのでこの表を完成させてください」と言ったところで、エクセルをあまりさわらない人に通じるとは思いません。 だから、それはOJTや教育訓練で行う内容であって 引継ぎ業務とは言えないでしょう。 個人のスキルに対応するのでは幾ら時間があっても足りません。 貴方の行った方法でこの先も業務が継続されるとは限りませんし 引継ぎ内容と手順を決めて上司とも相談したらいいと思います。 会社が考える引継ぎなどは概ね１週間程度なので 事前の業務の洗い出しから引き継ぐ内容と手順を決めて 手順書等で確認を受けたらいいと思いますけど。 引継ぎを受ける人の人選が適切でないということにも なるかもしれませんが。 内容としては 概要と資料の保管場所や取り決められた管理ルールの説明 定常業務と非定常業務の概要と説明 申し送り事項の説明 程度ではないでしょうか。 内容と期間に関して管理者の承諾を受ければ 手順にしたがって実行し もし、積み残したり網羅できなかった内容があれば 後任者が管理者と協議して 変更しながらやっていくと言う事でしょう。 貴方が作った資料を後任者が使いこなせないのなら 他の方法を上司と協議して決めるでしょう。
お礼
冷静なご意見感謝します。 まずは、どこまでが引き継ぎ業務なのかを自分で割り切ることが大事ですね。 引継ぎを受ける側のスキルまで面倒見る必要ないですよね。 気持ちがあせってしまって自分でカラ回りしているようです。 相談するべき上司が引き継ぐ本人なのでそのまた上司に相談してみます。 具体的な例をあげて説明していただきありがとうございます。
- key00001
- ベストアンサー率34% (2878/8340)
> ココロの広い方、教えるのが上手な方ご意見をお待ちしています。 ソレに該当するかは判りませんが、結論を言うと、教えるのはムリじゃないでしょうか？ 正直、内心は教えたくない教師と、基礎知識が無い上に、細かい作業とかめんどくさいコトが嫌いな生徒でしょ？ 上手く引継ぎが出来る要素が無さそうです。 上司など第三者を交え、マニュアルを貸して「せめてココとココは、〇〇日までに読んで理解しておいて下さい。さもなきゃコレの引継ぎは絶対に出来ません。」って、宣言しちゃえばどうですか？ 引継ぎが上手く行けば、それでいいし、サボリで手柄を欲しがる先輩に、地道な努力をさせたってコトで、一矢報いて職場を去ることが出来ますヨ。 一方、引継ぎが上手くいかなきゃ、先輩の責任ってコトで。 冒頭の通り、多分、引継ぎは無理か、不完全で終わるんじゃないですかね？ そもそも今回は、業務引継ぎと言うよりは、まずエクセル関数の研修に近い中身でしょ？ とある解析ソフトを導入するために、部下の中ではソコソコ優秀なヤツに、そのソフトを使う上で必要な基礎知識の研修を受けさせたことがあるんですが、その基礎知識を勉強する段階で断念したと言う経験があります。 頭が良いと言っても、早稲田の文学部の学生が、二～三流私大でも理工系学部の授業を受けても判りませんからね。 化学系が機械系でも同じ様なモノで、理系の素養があってさえ、最低限の知識とか適正の問題で、知らないことを一から短時間で教えるのは難しいです。 その責任を、質問者さんが負わないことを、第一に考えた方が良いと思います。 時間切れになれば、「ではこれと同じマニュアルを買って、後は独学でやって下さい。私はそれでここまではやりました。後は先輩次第ですが、私でさえここまで出来ましたから、先輩なら絶対に出来ますし、もっと改善出来ると思いますヨ！」って、キレイごとで終わっちゃうしかないんじゃないでしょうか？
お礼
ご回答をありがとうございます。 教えたくないと感情的なものを抜きにして考えても、ご指摘のとおり人には向き不向きというものがありますよね。 すべてを説明し理解してもらうことばかり考えていましたが無理なのかもしれません。 もし引継ぎが失敗したとして、職場を去った後に非難されようが悪者にされようが知ったこっちゃないですが、引継ぎする努力をする職務義務はありますので、せめてマニュアルは作るようにします
- saltmax
- ベストアンサー率39% (2998/7600)
成果物は提供するにしても その作り方なんかは引継ぎ項目ではないでしょう。 教える必要もありませんし 本人が必要なら中身をみればどうやって作っているかはわかるでしょう。 資料は作っている時点で頭に入っているものですし それを使った評価が重要なのであって 採用する数値の選択や作る事自体に意義があると思います。
補足
ご回答ありがとうございます。 saltmaxさんのおっしゃることと同じ事を感じております。 が、しかーし！中身を見てもわかる人ではないので苦労しているのです。 「方法は問わないのでこの表を完成させてください」と言ったところで、エクセルをあまりさわらない人に通じるとは思いません。完成させるために方法を教えなくてはならず、方法を教えるためにやり方（関数）を教えなければならないのです。
- TUNE0040
- ベストアンサー率26% (220/842)
経験者です。 気にしなくていいと思います。 ひととおりのマニュアルでも作っておけば十分だと思いますけど・・・。 「他人任せのめんどくさがり」でしょ？ マニュアルを丁寧に作ったところで、それをしっかり読んで自分でやると思いますか？ 『ねぇねぇ、これ引継ぎ書類なんだけど、わからないんだよねー、どうやるのかなー、やってくれるぅ～？』っていう展開になるのが目にみえているじゃないですか。 ま、努力して完成させた資料は、気分はよくないでしょうが、あなたの遺産として置いてきたらどうですか。 問題は、それをちゃんと使いこなせるかどうかです。
お礼
ご回答ありがとうございます。 ハッ・・・！ ご意見を読んで目からウロコが落ちた気分です。 たしかにそうなる可能性９０％です！ しかも言葉で説明してもいつも半分ぐらいは聞いていないので、おっしゃるとおり「ひととおりの」マニュアルで十分かもです。 大変参考になりました。ありがとうございました。
- nabituma
- ベストアンサー率19% (618/3135)
マニュアルをしかかり残し、Sheetにもコメントをいっぱいつけてわかりやすくしておきましょう。 引き継ぐ人がわからなくても他のちょっと知っている人が見ればわかるようにしておけばよいと思いますよ。
お礼
ご回答をありがとうございます。 別の人になら喜んでそうするのですが・・・。 なんせエクセルの表を見ながら電卓で検算しているような人なので・・・。ちょっとは勉強しろっていいたくなります。
- nana76
- ベストアンサー率28% (168/583)
本当にココロが狭い奴なら、教えないと思いますよ。 vlookupだって、「これと同じ値が存在するかどうか確認して・・・」みたいに言えばいいし、ピボットテーブルだって、「範囲内で、このタイトルに合う分の合計をここに入れて・・・」みたいな感じに言えばいいんです。 最終的に、見た目が同じ表になればいい訳ですからね。 でもまぁ、そこまで意地悪したくないのであれば、やっぱり教えるしかないんでしょうね。 教え方・・・といっても、どのような書類を作っているのかが分からないのでなんとも言えませんが、毎月同じ処理をしているのであれば、ある程度のフォーマットがありますよね？ 私なら、「この表の計算式をコピーして・・・」みたいな感じにするか、フォーマット内の元データーの部分を毎月入れ替える作業にするか・・・。 （でもこれも、その表の種類によっては全く無理ですよね。） ピボットテーブルは教えるしかどうしようもないので、図入りの手順書的な物を作ります。 ピボットテーブルの作成を画像付きで説明すれば、毎月それを見ながら作業できますし。 私なら、懇切丁寧に教えて（あの人、自分では全く新しいやり方できないんだろうなぁ・・・。基礎知識も無いから、応用的な書類も作れないだろうな。ザマーミロ）位に思っておきますよ。
お礼
ご回答をありがとうございます。 毎月決まった書式で提出しているので一応フォーマットはあるのですが、あっちのデータをいったん集計してこっちのデータを合体させたりと、最終的に完成させるまでの過程がいくつかあります。 案の定「コピーしたら出来上がるように書式を変えておいて」といわれてしまいました。どこまでもわかっとらん人です。 ご指摘のとおり手順書は作成しておくようにします。 ありがとうございました。
- hamchuu
- ベストアンサー率23% (62/264)
パソコンの機能の使い方があまり期待できない相手に引き継ぐのって、本当に苦痛ですよね。 あなたが捉える次の担当さんの性格だと、余計不安になられるのは、もっともだと思います。 私もこの４月に引き継ぎをしましたが、『その機能使った事あります』と、言った割には、初歩的なミスが多い人で、とにかく何ができていないか解らせるのに大変でした。 メモを取れない相手なら、簡単な図示を作って渡したりした方がいいかもしれませんね。 後で『ろくに教わってない』とか平気ど言いそうなタイプじゃないですか？ 教える側のアホらしいくらいの苦労になりますが、自衛策です。 私の場合、その後ずっと観察してたら、どうせ努力しない人は、後で同じミスを繰り返し、身につかないから何が伝わったのかわからないですけどね。 頑張ってください。
お礼
さっそくご回答をありがとうございます。 後になって教え方が悪いとか説明がなかったとか言われても全然気にしません。 教えたことが伝わるかどうかは別として、おっしゃるように図などの説明を作っておくようにします。がんばります。
お礼
浪速のおっちゃん、あたたかいお言葉をありがとうございます。 いくら先輩といっても自分で学ぶべきことは学んでもらわないと・・・と内心では思っています。（口に出してはなかなかいえませんが。）手取り足取り教えることが必ずしも本人のためにならないのだとはおっしゃるとおりです。先輩に押されず毅然とした態度でのぞんで、合理的かつ効率的に粛々と引継ぎの業務をやりとげたいと思います。 サプライズの関数を置き土産にするのもグッドアイディアですね。 気持ちが軽くなりました。ありがとうございました。