手書きの在庫(貸出)管理表

質問

手書きで管理する在庫管理表を作りたいと思います。
エクセルなどで管理しないのは、製品のそばにその管理表を置いておきたいからです。また、入出庫はしょっちゅうある為、いちいちデータ入力して出力し直す手間を省く為です。
ただ、１つの製品に対し、入庫、出庫を何度か繰り返すのです。入出庫と言っても厳密に言えば貸出表です。
貸出があれば、貸出中かどうか、貸出先、返却日、が分かるようにし、尚且つ、一見して現在の在庫数＝貸出可能な数、が分かるようにしたいのです。
製品は５０個ほどあります。

エクセルでフォーマットを作り、貸出→返却→再び貸出、と手書きで管理できるようにするには、どのようなフォーマットにすればいいのでしょうか。

単純な作業なのですが、アイデアが浮かびません。

どうぞお知恵を貸してください。

回答No.2

とよ はん（@67917001）

当社で使用している様式について解説します。
当社では約4000品目の在庫があり、1品目について複数の保管場所を設けていません。
どうしても分けたい場合は新たな棚番を設定します。
全体の約70％は毎月数回出入があり、そのうちの5％は10回以上あります。

先ずＡ４版縦の用紙を使って上部に整理番号、品番、品名、仕入先、棚番等の情報を記載します。
続いて次の情報を記載できる表を記載します。この部分はＡ５版縦に収まるようにします。
ただし、表のタイトルは含みません。
入出庫日、担当者名、入出庫目的、入庫数、出庫数、現在庫数
このようなＡ４版のフォームを１品目毎に作成し、現物の出来るだけ近くに置きます。
近くに置くにはスペース的な工夫が必要ですが、記載モレは少なくなります。
出来るだけ細分された保管エリア毎に１冊の台帳にするのもいいですが、記載モレが起きやすいです。

以上の用紙を使って出入を記載し続ける。
記載が一杯になった場合はＡ５版縦の部分（記載する表のタイトルが無い部分だけの用紙）の上端を両面テープで１枚目の用紙に貼り付けて使います。（必要に応じて最初の１行目は繰越欄にされてもいいです）
以降何枚でも貼り足して使います。

こうしておけば最終の欄の現在庫数を見れば数えなくてもすぐわかります。
補充仕入れの入庫は通常在庫が少ないため、入庫前に在庫確認してから入庫します。
また、現物か在庫表がゼロになった瞬間は実情一致しているか確認します。
これらの確認の際に差異があれば、その都度原因追求します。

決算棚卸の時期に合わせるなど、定期的に現物棚卸をします。
この際には現物の数を現状の記録表とＡ４版の新しい用紙に記録して全て差し替えます。
これまで使ってきた用紙は全て回収し、棚卸データに入力後、数年保管します。

お礼

ありがとうございました。

回答No.1

Cupper-2

縦に品名、横に貸し出した回数。

品名の横に上下に分けた記入欄を作り、
　上には貸し出した日付と、貸出先の担当者名など必要な情報を記入。
　下には返却された日付と、確認をした人の名前など必要な情報を記入。
次に貸し出すときはさらに横に書く。

横がいっぱいになったら、新しい台帳を印刷する。
貸し出し中の品は書き直しておく。

…こんな感じかな。

こんな物を作ると、エクセルなどで管理したいと言い出す人が絶対にいますが
そんな時は
　「PDFにして画像ファイルで管理した方が容易です」
と主張しておきましょう。
どうせ紙の台帳もファイリングしておくんでしょ？
入力の手間などを考えれば、画像ファイルとして管理した方が絶対に楽なんです。
入力ミスも無いしね。（台帳への記入時に間違えたら諦めるｗ）

お礼

ありがとうございました。
こちらで作成しようと思います。