筆ぐるめ＆Excelで同じ住所に連名で出すには？

質問

筆ぐるめ年賀状作成で同じ住所に1枚だけ出すには連名をExcelデータでどう作ればいいのでしょうか？

Microsoft Office Excel 2007で作成された住所録を外部住所録データ読み込みで、筆ぐるめVer.15を使用して年賀状の宛て名をつくって印刷したいと考えています。

Excelのデータは一人一人1行ずつ住所・氏名・などが書かれている為、このまま筆ぐるめで住所録を外部データ取込でつくると、同じ住所の家族の年賀状が複数枚できてしまう（父に1枚・娘に１枚・母に１枚、という風に）ので、同じ住所の宛先には連名にして1枚で出したいのですが、その場合はどのようにExcelデータ、もしくは筆ぐるめ、を編集すればいいのでしょうか？

因みにExcelデータはA列にカナ氏名、B列に漢字氏名、C列に郵便番号、D列に住所　が記入されており、1行目は項目名（氏名・住所、など）、2行目以降にデータが記入されています。

住所のデータが6000件以上ある為、同じ苗字もたくさんあり、同じ住所を探すだけでも時間がかかるのですが、1行ずつ住所を調べていってExcelで新しい列を作って1行ずつ切り取り＆貼り付け＆行の削除の操作を繰り返すしかないのでしょうか？

データ編集方法、効率の良い方法、をご存じの方は教えて下さい。
どうか宜しくお願いします。

回答No.3

noname#164823 · ベストアンサー

同じシートに連名列を作ったら、フィルタで抽出後、連名の最上のセルに

=RIGHT(該当セル番地，3)　と入れます。3は2でもいいです。

該当セルは 鈴木恵子　なら、そのセルをクリック。3は右から何文字を
取り出す、という意味です。

あとは下にオートフィルします。

取り敢えずこれでやってみて下さい。

お礼

ありがとうございます！！
これなら名前だけ簡単に抽出できて、カット＆ペーストより格段に速いです。
助かります！

補足

欲を言って申し訳ないのですが、抽出したセルを一つ上(または二つ上）にいっぺんに上げることってできますでしょうか？
【現在】B列2行に父の姓名・C列3行に子の名前・D列4行に子の名前その２、となっているところを、【目的形態】B列2行に父の姓名・C列2行に子の名前・D列2行に子の名前その３、としたいのです。
ワガママ言ってすみません、もし良ければまたご享受宜しくお願いします！

回答No.7

noname#164823

この作業は複雑なので、マクロを使わなくてはできないと思います。
その方が早いですし。

私はこのマクロについてはお答えできませんので、
この質問を締め切って、再度新規にご質問を投稿された方が、
マクロや複雑な関数のお得意な方の回答が得られると思います。

申し訳ありません。

最後の部分の状態をコピーして投稿されたらいかがでしょうか。

お礼

ご親切にありがとうございました。
マクロに関しては私も他にご意見求めたいと思いますので、新規に投稿させていただこうと思います。
途中までの処理でも、大変助かりました。
ありがとうございました。

回答No.6

noname#164823

表の状態が把握できないので。

不要な名前を消去するのに「置換」でどうでしょう。

D列の先頭を選択。

Ctrl+Hで「置換」画面が出るので、「検索する文字列」に消したい名前。
「置換後の文字列」は何も入れない。

「オプション」をクリック。「検索方向」を「行」に。全て置換で一度に消せます。

あと、元の姓名の入ったセルの後ろの名前は消せたのでしょうか。

A2に姓名が入っているとして、列を1列挿入し、その列の先頭セルに
=LEFT(A2, LEN(A2)-2)　と入れると後ろの2文字を除いて取り出せます。
下にオートフィル。
これもコピー。値で貼り付けます。

不要な列を削除します。あとは、その都度手直しして下さい。

お礼

度々丁寧な説明をいただきありがとうございます。
自宅にパソコンがなかったためお礼が遅れましてすみませんでした。
教えていただいた『置換』ですと、同じ名前の違う苗字の人の名前まで消えてしまい、また、一つずつの削除と同じになってしまう為、使うことができませんでした。
消し方も教えていただきありがとうございました。

同じ行に1家族分のアドレスが入るように（1行に、代表者漢字氏名・母の名前・子の名前・子の名前２・郵便番号・住所、のように）したかったので、
現在は=RIGHT(B1，3)で、B列にある漢字氏名の後ろから3文字だけをC列、D列、E列に一つずつずらした名前が記入されている状態で、表の形としては、

【1行目】
A列：ヤマダ　タロウ／B列：山田　太郎／C：　良子／D：由美子／E：本　松／F：〒／G：住所
【2行目】
A列：ヤマダ　リョウコ／B列：山田　良子／C：由美子／D：本　松／E：本　竹／F：〒／G：住所
【3行目】
A列：ヤマダ　ユミコ／B列：山田　由美子／C：本　松／D：本　竹／E：本　梅／F：〒／G：住所
【4行目】
A列：ヤマモト　マツ／B列：山本　松／C：本　竹／D：本　梅／E：本 桜／F：〒／G：住所

という風になっていて、以下のようにしたいのです。

【1行目】
A列：ヤマダ　タロウ／B列：山田　太郎／C：良子／D：由美子／E：／F：〒／G：住所
【2行目】
A列：ヤマモト　マツ／B列：山本　松／C：竹／D：梅／E：／桜F：〒／G：住所

≪１≫連名にした家族の行は不要なので行自体を削除したい。
≪２≫氏名の後ろから3文字をコピーしているので「 良子」のように半角スペースが入っているものや、「本 竹」のように1文字の名前のため苗字の一部まで入っているものは、その部分を削除して氏名のみにしたい。
≪３≫1行目E列のように、別の家族の名前まで入ってしまっていたり、連名のいらない人の名前を削除したい。（家族によって、連名が3ついるところもあれば、2つでよかったり、全く連名不要の人もいるので…）

何度もすみません。
助言いただいて、大変助かっております。
6000以上の名簿のこの処理を3つやらなければならず、この作業を毎年繰り返さなければならない為、少しでも効率的な作業があれば教えていただきたいのです。
どうか、宜しくお願いいたします。

回答No.5

noname#164823

肝心な事を言い忘れました。

先程の関数で抜き出したものは、あくまでも数式の結果です。
セルをクリックして、数式バーを見て下さい。関数が表示されます。

そのままでは筆ぐるめに持っていけません。

文字データに変換する必要があります。

そのセル範囲を全選択。→「コピー」→選択範囲の上ならどこでも良いので
右クリック→「形式を選択して貼り付け」「値」にします。

これで単なるデータになります。

お礼

お世話になっております。
本当に毎度丁寧に説明していただき助かります。
教えていただいた通り、B列にあった氏名から左から数えて3文字をC列に移して連名とし、同じ行に差出人氏名・連名１・連名２・連名３（B2に氏名・C2に連名１・D2に連名２・E2に連名３）となるようにセルをずらし、文字データに変換しました。

B列は元の氏名・C列は元の氏名を１つ上へずらしたもの、D列は元の氏名を２つ上にずらしたもの…となっています。（列ごと1行ずつずれてる形）

親子が多い為かなり連名が多く、しかし連名１＞連名２＞連名３と、少なくなっています。
厚かましくまたお訊ねして申し訳ないのですが、これを効率よく、被っているセルを消す方法などがありましたら教えていただけないでしょうか？
最終的には1つの行にその家族の連名が並べられたらいいので（連名１だけ使う家族と連名３まで書かないといけない家族とありまして…）
例えば、C列にある連名１の名前はD列では消える…など。

いろいろ言ってすみません。
そんな方法などがあれば教えて下さい！

回答No.4

noname#164823

同じ列の他の名前が同じようにずれているなら、その範囲を選択し、
斜め右向き矢印で上にドラッグすれば、一度に繰り上がります。
が、バラバラにずれているなら1つずつ、ドラッグで移動させるしかないです。

移動させるセルが、移動後上下に連続して良いなら、セルの削除でもOKです。
不要なセルを選択し、右クリック「削除」「上方向にシフト」で詰まります。

続けて同じ作業をするなら、セル範囲を選択しF４を押すだけです。

この作業をすると、セルだけがポコポコ抜けた事になるので、上下左右の行の
配置がずれる事になります。　支障がなければ有効です。

元シートはそのままにして、他シートにコピーしたもので作業すれば安全です。

配置がどうなっているのか分からないので、何とも言えませんが。

お礼

すみません””
お礼できてないことに先ほど気づきました。
アドバイスありがとうございました！
エクセルについて初心者でいろいろ困らせてしまいすみませんでした；；
とっても助かりました。
ありがとうございます。

回答No.2

noname#164823

データが多いと大変ですが、エクセルで処理をしておかないと
できません。

エクセルで「連名１」「連名2」などの列を作る必要があります。
「連名1」「連名2」とそれぞれ列見出しを作ります。

できたら別シートに丸ごとデータをコピーしておきます。
シート見出しをCtrlを押しながら右のシート見出しの間にドラッグ。

元シートで、上にある「データ」「フィルタ」をクリックすると
見出しの右横に▼が出ます。
「住所」の▼をクリックし、「テキストフィルタ」「ユーザー設定フィルタ」
をクリック。
例えば左のボックスに「東京都港区」と入力。右のボックスから「で始まる」を選択。OK。
東京都港区の付くデータのみ出ます。
続けて同様に「鈴木」「で始まる」。これで東京都港区・・・の鈴木一家が抽出されます。
あとはセルをwクリックし、名前をドラッグ。切り取り。他シートの該当連名に貼り付け。
これを繰り返します。

▼で「すべて選択」でその列が全表示されます。
「フィルタ」をクリックすると全データが表示されます。

エクセルで保存する時、ファイルの種類を「csv（カンマ区切り）」にして保存します。
何か出てもOKして下さい。

「筆ぐるめ」で取り込む際に、「csv（カンマ区切り）」ファイルを選択。
「1レコード名を項目にする」をチェック。
左のエクセルの列を選択し、右のぐるめの方の該当項目を選択。見出しを一致させます。
「連名１」・・・。最後に「関連付け」ボタンをクリックすると同じ項目と認識されます。

これを繰り返し最後に「変換実行」をクリックします。

お礼

丁寧な回答ありがとうございます。
やはり1行ずつ切り取り＆貼り付け＆削除をしないといけないんですね…がんばります；；

回答No.1

aokii

筆ぐるめ側で連名設定した方がよさそうです。

お礼

筆ぐるめで結局一個ずつ打ち込むのは不可能でしたので、エクセルファイルでなんとかできました。
ありがとうございました。

補足

ご回答ありがとうございます！
筆ぐるめ側で、というのは筆ぐるめ住所録の連名の部分に名前を打ち込んで１つずつ消していくということでしょうか？そちらの方が時間がかかるのですが…
それとも何かやり方があるのでしょうか？
良ければその方法の詳細を教えて下さい！